Kom godt i gang med den første faktura

Denne guiden tar deg gjennom hvordan du kommer i gang med å opprette fakturaer

I Xena regnskapssystem er det i prinsippet bare virksomhetens grunndata som må opprettes før du er klar til å skrive din første faktura. Her er likevel noen gode råd før du begynner.

Oppdeling av salg i varegrupper

Tenk gjennom hvordan du vil gruppere salget ditt før du begynner å fakturere. Hvis du for eksempel selger arbeidstimer og materiell, kan du opprette to forskjellige varegrupper for å se salget av hver type.

Du trenger ikke å være regnskapskyndig for å opprette varegrupper i Xena. Opprett varegruppene i menyen Opsett > Vareoppsett, og velg fanen 'Varegrupper'. Finanskontonumrene de skal ha i selve regnskapet kan legges inn senere.

Når varegruppene er opprettet, kan du begynne å opprette varer. En vare i Xena representerer alt du selger, som for eksempel arbeidstimer, varer eller lisenser. Ved å bruke varenummer blir faktureringen mye raskere.

Opprett den første fakturaen

I Xena skjer all salg gjennom en ordre.

En ordre kan utvikle seg gjennom flere trinn. Den starter typisk som et tilbud, godkjennes deretter som en ordrebekreftelse og kan til slutt bli utstedt som en faktura når varen er levert.

Trinn 1: Opprett ordren og kunden

Velg Salg -> Ordre -> Opprett ordre. Velg om ordren er for salg eller kjøp, og systemet oppretter automatisk et ordrenummer.

Velg først kunden i feltet 'Partner' ved å søke blant dine eksisterende kunder. Hvis kunden ikke finnes, kan du opprette den ved å trykke på pluss-ikonet. I dialogen som åpnes, vil du se forslagene vi fant basert på søket ditt. Hvis Xena ikke har noen forslag, kan du fylle ut kundens opplysninger manuelt. Du kan også slette det du søkte etter i utgangspunktet og gjøre et nytt søk.

Trinn 2: Legg til varelinjer

Legg nå til varelinjer på ordren ved å trykke på lenken '+Oprett ny linje'. Det anbefales å opprette varer, som nevnt tidligere, da det gjør faktureringen enklere.

Varene kan opprettes direkte via ordren ved å trykke på pluss-ikonet i feltet 'Varenr.'.

Trinn 3: Lag faktura osv.

Når ordren har fått en kunde og varelinjer, kan den skrives ut eller sendes på e-post som faktura, tilbud, ordrebekreftelse, kreditnota med mer.

Trykk på ordremenyknappen øverst til høyre (de 3 prikkene) og velg ønsket utskrift. Merk at utskriften 'Proforma faktura' ikke bokfører noe, men viser bare en kladdeutskrift av fakturaen.

Trinn 4: Få virksomheten din verifisert

Før du kan sende fakturaene dine via e-post, må virksomheten din i Xena verifiseres. Du kan gjøre dette ved å sende en e-post til support@xena.dk med virksomhetsnavnet ditt og be om verifisering og åpning for sending av e-post.

Nå er du klar til å opprette og sende din første faktura i Xena!

NESTE GUIDE: Bokføring og regnskap.

---

---