Ordreansvarlig
Hvis I er flere personer, der håndterer oprettelsen og behandlingen af ordrer, er det en fordel at vælge en ansvarlig på alle ordrer. Dette gør det nemmere at holde styr på de ordrer, man arbejder med.
Uanset om I arbejder med tilbud, salg, køb eller leveringer, sker alt dette via ordrer.
Xena giver jer mulighed for at styre ordreflowet med statusfarver, så alle ordrer følger det samme forløb i jeres regnskab.
Selvom I bruger ordrestatus til at styre ordreflowet i virksomheden, kan det stadig være nyttigt at filtrere ordrer efter den ansvarlige, så hver person kan fokusere på deres egne tilbud og ordrer.
Sådan tildeles en ordreansvarlig
Når en bruger opretter en ordre, sættes denne bruger helt automatisk som ordreansvarlig. Men feltet ordreansvarlig kan sagtens overstyres.
- Vælg menuen Salg > Ordre > Ordreoversigt
- Opret en ny ordre eller åbn en eksisterende
- Vælg fanen 'Ordrehoved'
- Skift til redigeringstilstand ved at klikke på blyant-ikonet i øverste højre hjørne
- Slet den foreslåede ordreansvarlige i feltet 'Ansvarlig'
- Vælg en anden ordreansvarlig fra listen
Bemærk, at du kun kan vælge brugere, der har adgang til at arbejde med ordrer (se nederst for opsætning af brugere)
Hvor ordreansvarlig bruges
Feltet 'Ordreansvarlig' bruges som et filter i mange skærmbilleder og rapporter. Her er nogle eksempler på, hvor dette filter er særligt praktisk:
- I ordreoversigten (Salg > Ordre > Ordreoversigt) på de forskellige faner
- I statusoversigten (Salg > Statusoversigt)
- I projektrapporterne (Projekt > Rapporter), hvor du kan filtrere på feltet på de fleste rapporter
- I bilagsregistrering, hvor du kan vælge, at den ordreansvarlige skal godkende omkostningerne, inden de bogføres på ordren
- I projektkladden, hvor du kan begrænse den ordreansvarlige til kun at godkende registreringer for egne ordrer
Opsætning af brugere
For at en bruger kan tildeles som ordreansvarlig, skal opsætningen være korrekt:
- Vælg menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere
- Tryk på bruger der skal kunne være ordreansvarlig
- Gå ned til boksen 'Opsætning' og vælg fanen 'Medarbejder'
- Skift til redigeringstilstand ved at klikke på blyanten i øverste højre hjørne
- Sæt et flueben ud for 'Vis på ordre'
Nu vil denne bruger være synlig i listen, når du skal vælge ordreansvarlig for en ordre.
- Opdateret