Ordreansvarlig
Guide til håndtering af ordreansvarlig i Xena.
I Xena administreres alle processer relateret til tilbud, salg, køb og leveringer via ordrer. Filtrering af ordrer efter ordreansvarlig optimerer arbejdsprocesserne og give et klarere overblik over individuelle opgaver.
Ordreansvarlig spiller også en central rolle i bilagsregistrering, særligt når bilaget indeholder ordreomkostninger. I disse tilfælde kan det fastsættes, at den ordreansvarlige skal godkende omkostningerne, inden de bogføres.
Tildel og rediger ordreansvarlig
Ved oprettelse af en ny ordre bliver den bruger, der opretter ordren, automatisk sat som ordreansvarlig. Dette kan dog manuelt ændres efter behov.
Fremgangsmåde for at ændre ordreansvarlig:
- Vælg menuen Salg > Ordre > Ordreoversigt
- Opret en ny ordre eller åbn en eksisterende
- Vælg fanen Ordrehoved
- Aktiver redigeringstilstand ved at klikke på blyantikonet i øverste højre hjørne
- Slet den eksisterende ordreansvarlige i feltet Ansvarlig
- Vælg en ny ordreansvarlig fra listen
Bemærk: Kun brugere med adgang til ordrebehandling kan tildeles som ordreansvarlige (se afsnittet om opsætning af brugere).
Anvendelse af Ordreansvarlig
Feltet Ordreansvarlig kan anvendes som filter i flere oversigter og rapporter. Eksempler på, hvor dette filter kan benyttes:
- Ordreoversigt (Salg > Ordre > Ordreoversigt)
- Statusoversigt (Salg > Statusoversigt)
- Projektrapporter (Projekt > Rapporter), hvor det kan anvendes i de fleste rapporter
- Bilagsregistrering, hvor den ordreansvarlige kan godkende omkostninger, før de bogføres
- Projektkladde, hvor registreringer kan begrænses til godkendelse af den ansvarlige
Opsætning af brugere til Ordreansvarlig
For at en bruger kan tildeles som ordreansvarlig, skal den pågældende bruger have de nødvendige rettigheder i systemet.
Fremgangsmåde for opsætning:
- Naviger til Opsætning > Virksomhed > Brugere
- Vælg den bruger, der skal kunne være ordreansvarlig
- Gå til boksen Opsætning og åbn fanen Medarbejder
- Aktivér redigeringstilstand ved at klikke på blyanten i øverste højre hjørne
- Marker afkrydsningsfeltet Vis på ordre
Efter opsætningen vil brugeren være synlig i listen over mulige ordreansvarlige.
- Opdateret