Bilagsregistrering

Al bogføring tager udgangspunkt i bilag. Xena gør det enkelt at håndtere bilag ved at gemme dem og foreslå nødvendige oplysninger.

Indbakken

Bilagsregistrering begynder i Indbakken. Her finder du alle bilag, der endnu ikke er bogført. Det kan være PDF-fakturaer, som du har uploadet eller modtaget via e-mail. Det kan også være elektroniske fakturafiler fra Sproom eller direkte fra leverandøren, som du har sendt til Indbakken.

I bilagsregistrering findes der specielle genvejstaster du med fordel kan benytte til at navigere rundt på et bilag. Se en oversigt over dem alle i denne guide.

Bogfør, Del eller Opsæt Godkendelsesregler

Du kan bogføre bilag, hvis du har de nødvendige bogføringsrettigheder. Du kan også udfylde så mange oplysninger som muligt og derefter flytte bilaget til en anden bruger. 

Godkendelsesregler kan opsættes, så bilag automatisk overføres til en anden brugers Indbakke, hvis du ikke selv har rettigheder til at bogføre det.

Når et bilag bogføres via bilagsregistrering, bestemmes bilagsnummeret ud fra den valgte kladde på den medarbejder, der bogfører. Kladder oprettes via menuen Opsætning > Finansopsætning og fanen 'Kladder'.

Bilagsregistrering er opdelt i fire afsnit

Del 1: Oplysninger om bilaget

I denne sektion, kaldet 'Beskrivelse', foreslår Xena informationer, så vidt muligt, baseret på bilaget. Hvis partneren ikke er oprettet, kan du klikke på +-symbolet i partnerfeltet for at oprette en partner direkte.

Den øverste tekst vil blive foreslået på de efterfølgende konteringslinjer, så det er en god idé at skrive en beskrivende tekst om bilaget her. Denne tekst gemmes også på dokumentet, så du senere kan søge efter det. Se evt. Dokumentstyring.

Selv for kontantbilag, som fra en blomsterhandler, anbefales det at tilknytte en partner for lettere at kunne finde bilaget igen. Hvis du senere vil overføre betalingen direkte til din bank, SKAL en partner tilknyttes. Efter partnervalg kan du også indtaste fakturanummer, betalingsdato og evt. betalings-ID.

Når Xena behandler bilag, er det afgørende, at du har indtastet CVR-nummer på dine leverandører. Dette sikrer nøjagtig identifikation af leverandøren i dit regnskab. Derfor vær opmærksom på at:

• Sikre dig at du kun har indtastet CVR-nummer på den leverandør du ønsker bogført bilag på
• Sikre dig, at hvis du deaktiverer en partner, også at få slettet CVR-nummeret fra partneren

Del 2: Registrering af ordreomkostning

I sektionen 'Ordreomkostninger' tilføjer du udgiftslinjer på en salgsordre. Denne sektion vises kun, hvis du har oprettet projekter i dit regnskab. Du vælger opgave, forbrugstype, tekst osv. I beløbsfelterne indtastes beløb ekskl. moms! 

De opgaver, du ser i listen, afhænger af deres status og om de er opsat til at blive vist i bogføringen. Læs mere om opgavestatus her.

Knapperne 'Rediger alle' og 'Ryd liste' bruges til at ændre eller fjerne flere ordreomkostninger på én gang.

Lær mere om bilagsregistrering til salgsordrer, opsætning af fast godkender samt automatisk valg af forbrugstype i denne guide: Bilagsregistrering til salgsordre.

Find vejledning til oprettelse af ordreomkostninger via elektronisk faktura i denne guide: Bilagsregistrering elektronisk faktura

Del 3: Finanskontering (inkl. betaling)

I 'Kontering'-sektionen bestemmer du, hvor bilaget bogføres i dit finansregnskab. Vælg eller opret en finanskonto, tilføj evt. en anden beskrivelse og indtast beløbet INKL. MOMS!

Hvis en partner er valgt på bilaget, og du normalt bogfører fakturaer fra denne partner på samme finanskonto, kan du markere 'Gem bogføringsdetaljer på partneren til næste gang'.

Hvis fakturaen allerede er betalt, klik på beløbsfeltet ud for bankkontoen, hvorfra betalingen er foretaget. Det fulde beløb for bilaget indsættes automatisk. Hvis en delbetaling er foretaget, ret beløbet til det betalte beløb. Restbeløbet kan du senere bogføre via en betaling på partneren.

Har du indtastet en betalingsdato øverst under del 1, anvendes denne som bogføringsdato på betalingskontoen. I modsat fald anvendes bilagsdatoen.

Håndtering af kurs

Hvis fakturaen er modtaget i fremmed valuta, kan der være en forskel mellem afsenderens kurs og din kurs du har anvendt ved betaling af fakturaen. For at udligne denne difference, skal du først indtaste det beløb du har betalt til modtageren. Derefter trykker du på 'Juster vekselkurs', for at få fakturaens beløb justeret i henhold til denne kurs.

Del 4: Resultat og bogføring

Denne sektion hedder 'Resultat', og vises nederst på bilaget. Her ser du bogføringsresultater samt evt. advarsler/fejl vedr. bilaget.

Hvis der er en difference på maksimum 0,49 ører, betragtes dette automatisk som afrunding, og vil blive bogført på kontoen 'Systemdifference'.

• Er der fejl eller mangler på bilaget vises en RØD advarsel. Bilaget kan ikke bogføres så længe der er røde fejl
• Er der advarsler eller opmærksomhedspunkter, vises en GUL advarsel. Bilaget kan godt bogføres med GUL advarsel

Tryk på knappen 'Bogfør' eller på bogføringsikonet i toppen, for at bogføre de dele af bilaget du har rettigheder til at bogføre. Indeholder bilaget dele der kræver godkendelse af en anden bruger med yderligere rettigheder, flyttes bilaget automatisk over i dennes indbakke for endelig bogføring.

---

---