Bilagsregistrering
Al bogføring tager udgangspunkt i bilag. Xena gør det enkelt at håndtere bilag ved at gemme dem og foreslå nødvendige oplysninger.
Indbakken
Bilagsregistrering starter i Indbakken, hvor du finder alle de bilag, der endnu ikke er bogført. Det kan f.eks. være:
- PDF-fakturaer, som du har uploadet eller modtaget via e-mail
- Elektroniske fakturafiler fra Sproom eller direkte fra leverandøren
- Kvitteringer, du har modtaget via appen EG Xena Bilag
I bilagsregistrering findes der specielle genvejstaster, som du med fordel kan bruge til at navigere i bilaget. Se en oversigt over alle genvejstaster her: Genvejstaster.
Bogfør, del eller opsæt godkendelsesregler
Du kan bogføre bilag, hvis du har de nødvendige bogføringsrettigheder. Alternativt kan du udfylde så mange oplysninger som muligt og derefter sende bilag til godkendelse hos en anden bruger.
Godkendelsesregler kan opsættes, så bilag automatisk overføres til en anden brugers Indbakke, hvis du ikke selv har rettigheder til at godkende hele bilaget eller dele af det.
Når et bilag bogføres via bilagsregistrering, tildeles bilagsnummeret ud fra den valgte kladde på den bruger, der bogfører. Kladder oprettes via menuen Opsætning > Finansopsætning > Kladder.
Bilag er opdelt i fire sektioner
1: Oplysninger om bilaget
Denne sektion hedder Beskrivelse, og her finder du alle de grundlæggende oplysninger om bilaget. En del af informationerne registreres automatisk af Xena, da alle bilag automatisk aflæses, når de modtages i Indbakken.
Den øverste tekst i denne sektion foreslås automatisk på de efterfølgende konteringslinjer. Det er derfor en god idé at skrive en fyldestgørende beskrivelse af bilaget. Teksten gemmes også på dokumentet, så du senere kan søge efter det. Se evt. Dokumentstyring.
Hvis leverandøren ikke er oprettet, kan den oprettes direkte ved at trykke på "+" symbolet i feltet Partner. Selv for kontantbilag, som f.eks. fra en bager, anbefales det at oprette leverandøren for lettere at kunne finde dokumentet senere.
Det er vigtigt, at du indtaster leverandørens CVR-nummer, så Xena kan genkende leverandøren på bilagene. Vær opmærksom på følgende:
- Sikr dig, at du ikke har samme CVR-nummer indtastet på flere lverandører.
- Før du deaktiverer en leverandør, skal du først slette CVR-nummeret fra leverandøren.
Hvis du senere vil overføre en fakturabetaling til din bank, SKAL der vælges en leverandør. Efter valg af leverandør vises også felterne Lev. fakturanr., Betalingsdato og BetalingsID.
2: Registrering af ordreomkostning
I sektionen Ordreomkostninger kan du tilføje udgiftslinjer til salgsordrer. Denne sektion vises kun, hvis der er oprettet mindst ét projekt i dit regnskab. Her vælger du opgave, forbrugstype, tekst m.m.. Beløbet angives ekskl. moms i de relevante felter.
De opgaver, der vises i listen, afhænger af deres status og om de er sat op til at blive vist i bogføringen. Læs mere om opgavestatus her.
Brug knapperne Rediger alle og Ryd liste til at ændre eller fjerne bilagets ordreomkostninger bundtvis.
Lær mere om bilagsregistrering til salgsordrer, godkendelsesflow og beregning af salgspriser her.
Læs mere om oprettelse af ordreomkostninger via elektronisk faktura her.
3: Finanskontering (inkl. betaling)
I sektionen Kontering fastlægges, hvordan bilaget bogføres i dit finansregnskab. Vælg eller opret en finanskonto, tilføj eventuelt en beskrivelse, og indtast beløbet inkl. moms.
Hvis der er valgt en leverandør på bilaget, og du normalt bogfører fakturaer fra denne leverandør på samme finanskonto, kan du markere feltet: Gem bogføringsdetaljer på partneren til næste gang.
Hvis fakturaen allerede er betalt, klikker du på beløbsfeltet ud for den konto, betalingen er trukket fra. Det samlede bilagsbeløb indsættes automatisk. Ved delvis betaling kan du justere beløbet, og restbeløbet vil efter bogføring automatisk stå som skyldig hos leverandøren.
Har du angivet en betalingsdato øverst i sektionen Beskrivelse, anvendes denne som bogføringsdato for betalingskontoen. Ellers anvendes bilagsdatoen.
Hvis fakturaen er modtaget i en fremmed valuta, kan der være forskel mellem afsenderens kurs og den gældende kurs i dit regnskab. For at udligne en kursdifference skal du:
- Indtaste det betalte beløb ud for den relevante betalingskonto.
- Klikke på Juster vekselkurs.
- Systemet justerer nu fakturabeløbet automatisk i henhold til det betalte beløb.
4: Resultat og bogføring
Sektionen Resultat vises nederst på bilaget og giver et overblik over bogføringsresultater samt eventuelle advarsler eller fejl.
- Fejl vises i rødt. Bilag med fejl kan ikke bogføres.
- Advarsler vises i gult. Bilag med advarsler kan bogføres.
Hvis der er en difference på op til 0,49 øre, betragtes dette automatisk som en afrunding, der bogføres på kontoen Systemdifference.
Klik på Bogfør eller brug bogføringsikonet øverst for at bogføre de dele af bilaget, du har rettigheder til. Hvis bilaget indeholder elementer, der kræver godkendelse fra en anden bruger, sendes det automatisk til vedkommendes indbakke for endelig godkendelse.
- Opdateret