Ordreansvarlig

Hvis dere er flere personer som håndterer opprettelsen og behandlingen av ordre, kan det være en fordel å velge en ansvarlig person for hver ordre. Dette gjør det enklere å holde oversikt over hvilke ordre man arbeider med.

Uansett om dere jobber med tilbud, salg, innkjøp eller leveringer, skjer alt dette gjennom ordre.

Xena gir dere mulighet til å styre ordreflyten med statusfarger, slik at alle ordre følger samme forløp i regnskapet.

Selv om dere bruker ordrestatus til å styre ordreflyten i selskapet, kan det fortsatt være nyttig å filtrere ordre etter den ansvarlige personen, slik at hver person kan fokusere på sine egne tilbud og ordre.

 

Slik tildeles en ordreansvarlig

Når en bruker oppretter en ordre, blir denne brukeren automatisk satt som ordreansvarlig. Men feltet for ordreansvarlig kan enkelt overstyres.

1. Velg menyen Salg > Ordre > Ordreoversikt
2. Opprett en ny ordre eller åpne en eksisterende
3. Velg fanen 'Ordrehode'
4. Gå til redigeringsmodus ved å klikke på blyant-ikonet øverst i høyre hjørne
5. Slett den foreslåtte ordreansvarlige i feltet 'Ansvarlig'
6. Velg en annen ordreansvarlig fra listen

Merk at du kun kan velge brukere som har tilgang til å arbeide med ordre (se nederst for brukeroppsett)

 

 

Hvor ordreansvarlig brukes

Feltet 'Ordreansvarlig' brukes som et filter i mange skjermbilder og rapporter. Her er noen eksempler på hvor dette filteret er spesielt nyttig:

• I ordreoversikten (Salg > Ordre > Ordreoversikt) på de forskjellige fanene
• I statusoversikten (Salg > Statusoversikt)
• I prosjektrapportene (Prosjekt > Rapporter), hvor du kan filtrere på feltet i de fleste rapporter
• I bilagsregistreringen, hvor du kan velge at den ordreansvarlige må godkjenne kostnadene før de bokføres på ordren
• I prosjektkladden, hvor du kan begrense den ordreansvarlige til kun å godkjenne registreringer for egne ordrer

 

Brukeroppsett

For at en bruker kan tildeles som ordreansvarlig, må oppsettet være korrekt:

1. Velg menyen Opsætning > Virksomhed > Brugere
2. Trykk på bruker som skal kunne være ordreansvarlig
3. Gå ned til boksen 'Opsætning' og velg fanen 'Medarbejder'
4. Gå til redigeringsmodus ved å klikke på blyanten øverst i høyre hjørne
5. Sett en hake ved 'Vis på ordre'

Nå vil denne brukeren være synlig i listen når du skal velge ordreansvarlig for en ordre.

---

---