Ordreansvarlig
Guide til håndtering av ordreansvarlig i Xena
I Xena administreres alle prosesser knyttet til tilbud, salg, kjøp og leveranser via ordre. Filtrering av ordre etter ordreansvarlig optimaliserer arbeidsprosessene og gir bedre oversikt over individuelle oppgaver.
Ordreansvarlig spiller også en sentral rolle i bilagsregistrering, spesielt når bilaget inneholder ordreutgifter. I slike tilfeller kan det fastsettes at ordreansvarlig må godkjenne utgiftene før de bokføres.
Har du behov for det, kan du også legge til feltet Sekundær ansvarlig på salgsordrer. En sekundær ansvarlig fungerer primært som førstegodkjenner av ordreutgifter på bilag som bokføres via bilagsregistreringen.
Oppsett av brukere for ordreansvarlig
For at en bruker skal tildeles rollen som ordreansvarlig eller sekundær ansvarlig, må vedkommende ha de nødvendige rettighetene i systemet.
Fremgangsmåte for oppsett:
- Naviger til Oppsett > Virksomhet > Brukere
- Velg brukeren som skal kunne være ordreansvarlig
- Gå til boksen Oppsett og åpne fanen Medarbeider
- Aktiver redigeringsmodus ved å klikke på blyanten øverst til høyre
- Merk av i boksen Vis på ordre
Etter oppsettet vil brukeren være synlig i listen over mulige ordreansvarlige.
Legg til feltet "Sekundær ansvarlig"
Hvis ordreutgifter på bilag som bokføres via bilagsregistreringen skal forhåndsgodkjennes av en sekundær ansvarlig, kan du aktivere feltet via:
Oppsett > Finansoppsett > Prokuraoppsett > knappen Innstillinger.
Merk av for Legg til sekundær ansvarlig på salgsordrer for å aktivere funksjonen.
Sette og redigere ordreansvarlig
Når en ny ordre opprettes, blir brukeren som oppretter ordren automatisk satt som ordreansvarlig. Dette kan imidlertid endres manuelt ved behov.
Fremgangsmåte for å endre ordreansvarlig:
- Naviger til Salg > Ordre > Ordreoversikt
- Opprett en ny ordre eller åpne en eksisterende
- Velg fanen Ordrehode
- Aktiver redigeringsmodus ved å klikke på blyantikonet øverst til høyre
- Slett den eksisterende ordreansvarlige i feltet Ansvarlig
- Velg en ny ordreansvarlig fra listen
Merk: Kun brukere med tilgang til ordrebehandling kan tildeles som ordreansvarlig (se avsnittet om brukeroppsett).
Bruk av ordreansvarlig
Feltet Ordreansvarlig kan brukes som et filter i ulike oversikter og rapporter.
Eksempler på hvor dette filteret er særlig nyttig:
- Ordreoversikt (Salg > Ordre > Ordreoversikt)
- Statusoversikt (Salg > Statusoversikt)
- Prosjektrapporter (Prosjekt > Rapporter), hvor det kan brukes i de fleste rapporter
- Bilagsregistrering, hvor ordreansvarlig kan godkjenne utgifter før de bokføres
- Prosjektkladde, hvor registreringer kan begrenses til godkjenning av ansvarlig person
- Oppdatert