Ordreansvarlig

Guide til håndtering af ordreansvarlig i Xena.

I Xena administreres alle processer relateret til tilbud, salg, køb og leveringer via ordrer. Filtrering af ordrer efter ordreansvarlig optimerer arbejdsprocesserne og giver et klarere overblik over individuelle opgaver.

Ordreansvarlig spiller også en central rolle i godkendelse af omkostninger. Under godkendelsesreglerne kan du aktivere eller deaktivere, om omkostninger skal godkendes af ordreansvarlig, og du kan vælge en bruger, der altid kan godkende — f.eks. som backup ved ferie eller andet fravær.
➡️ Opsætning af godkendelsesregler

Opsætning af brugere til ordreansvarlig

For at en bruger kan tildeles rollen som ordreansvarlig eller sekundær ansvarlig, skal vedkommende have de nødvendige rettigheder i systemet.

Fremgangsmåde for opsætning:

1. Naviger til Opsætning > Virksomhed > Brugere

2. Vælg den bruger, der skal kunne være ordreansvarlig/sekundær ansvarlig

3. Gå til boksen Opsætning og åbn fanen Medarbejder

4. Aktivér redigeringstilstand ved at klikke på blyanten i øverste højre hjørne

5. Marker afkrydsningsfeltet Vis på ordre

Efter opsætningen vil brugeren være synlig i listen over mulige ordreansvarlige.

Tilføj feltet "Sekundær ansvarlig"

Har du behov for en sekundær ansvarlig på salgsordrer, kan du aktivere feltet via Opsætning > Finansopsætning > Godkendelsesregler > knappen Indstillinger.

Marker feltet Tilføj sekundær ansvarlig på salgsordrer for at aktivere funktionen. En sekundær ansvarlig fungerer primært som førstegodkender af ordreomkostninger på bilag, der bogføres via bilagsregistreringen.
➡️ Opsætning af godkendelsesregler

Tildel og rediger ordreansvarlig

Ved oprettelse af en ny ordre bliver den bruger, der opretter ordren, automatisk sat som ordreansvarlig. Dette kan dog manuelt ændres efter behov. Du kan også vælge en sekundær ansvarlig, hvis dette felt er aktiveret (se ovenfor).

Fremgangsmåde for at ændre ordreansvarlig:

1. Vælg menuen Salg > Ordre > Ordreoversigt

2. Opret en ny ordre eller åbn en eksisterende

3. Vælg fanen Ordrehoved

4. Aktiver redigeringstilstand ved at klikke på blyantikonet i øverste højre hjørne

5. Slet den eksisterende ordreansvarlige i feltet Ansvarlig

6. Vælg en ny ordreansvarlig fra listen

Anvendelse af ordreansvarlig

Feltet Ordreansvarlig kan anvendes som filter i flere oversigter og rapporter:

• Ordreoversigt (Salg > Ordre > Ordreoversigt)

• Statusoversigt (Salg > Statusoversigt)

• Projektrapporter (Projekt > Rapporter), hvor det kan anvendes i de fleste rapporter

• Bilagsregistrering, hvor den ordreansvarlige kan godkende omkostninger, før de bogføres

• Omkostningsregistrering, hvor registreringer kan begrænses til godkendelse af den ansvarlige

---

---