Oprettelse af projekt

Hvis du har brug for at samle flere salgsordrer og få et samlet økonomisk overblik, er projektmodulet i Xena noget for dig.

Et projekt kan bruges til mange forskellige formål. Det kan for eksempel være et byggeprojekt med opførelse af fem lejligheder. For hele byggeriet oprettes kun ét projekt, men der oprettes en eller flere salgsordrer for hver lejlighed.

Det kan også være en bestemt kunde, hvor du ønsker at have et samlet overblik over de opgaver, du har udført for kunden i løbet af året. Opret et fast projekt til denne kunde, hvor du løbende opretter nye ordrer.

Det er vigtigt at have mindst ét projekt oprettet, da det åbner op for ekstra felter i Xena, der vedrører projektmodulet.

 

Opret et projekt

Projekter oprettes via menuen Projekt > Projekt > Opret projekt. Tryk på blyant-ikonet for at indtaste stamdata til projektet.

Her er en forklaring på de forskellige felter:

• Beskrivelse: Dette er din identifikation af projektet, og det vises alle de steder i Xena, hvor du kan bruge projektet.
• Partner: Hvis du opretter ordrer via projektet, vil denne partner også blive foreslået på ordren.
• Detaljer: Ekstra tekstfelt til intern information om projektet.
• Status: Status anvendes blandt andet i Projekt statusoversigt.
• Lukket dato: Indtast den dato, hvor du ønsker, at projektet skal betragtes som lukket. Datoen bruges som filter på projektrapporterne og styrer, om projektet skal vises på fanen 'Åbne projekter'.
• Gruppe: Bruges kun til filtrering på rapporter og oversigter.
• Budget: Vælg om budgettet i projektstatistikken og på projektrapporter skal hentes fra projektet eller de tilknyttede ordrer.
• Ansvarlig: Den ansvarlige bruges som filter i oversigter og rapporter. Hvis du opretter ordrer via projektet, vil den ansvarlige fra projektet også blive foreslået som ansvarlig på ordren.

 

Statistik på projekt

På fanen 'Statistik' på et projekt kan du se nøgletal for projektet, der giver dig et hurtigt økonomisk overblik. Der vises en samlet statistik for alle de ordrer, der er tilknyttet projektet.

 

Herunder forklaring til hvad der er inkluderet i statistikken:

 

Registreringer i alt

• Salgspris i alt: Samlet sum af fakturalinjer fra alle opgaver (både fakturerede og ej fakturerede).
• Omkostning i alt: Samlet sum af omkostningslinjer (både godkendte og ej godkendte) fra alle opgaver.

 

Realiseret

• Salgspris i alt: Samlet sum af fakturalinjer fra alle fakturerede opgaver. Er der acontofaktureret på en opgave, ses kun det acontofakturerede beløb her.
• Omkostning i alt: Samlet sum af omkostningslinjer (både godkendte og ej godkendte) fra alle fakturerede opgaver. Er der acontofaktureret på en opgave, inkluderes omkostninger fra denne opgave først her, når opgaven er 100% acontofaktureret.

 

Budget

• Salgspris i alt: Total beregnet salgspris fra budgettet (afhængig af valgt budgetmodul på fanen 'Detaljer')
• Omkostning i alt: Total omkostning fra budgettet (afhængig af valgt budgetmodul på fanen 'Detaljer')

 

Forskel Realiseret/Budget

• Viser forskellen mellem alle de realiserede opgave (fakturerede) og budgettet

 

Andre faner på projektet

• Budget: Viser det samlede budget, enten fra de tilknyttede ordrer eller fra projektet. Se vejledning til budget her.
• Omkostninger: Registrerede omkostninger fra tilknyttede ordrer. Omkostningerne bogføres på ordrerne via bilagsregistrering, kassekladde eller omkostningsregistrering. Yderligere detaljer kan findes via projektrapporterne
• Dokumenter: Dokumenter, der vedrører projektet, kan tilføjes manuelt eller automatisk via f.eks. bilagsregistrering. Du kan oprette dokumentmapper til opdeling af dokumenterne.
• Ændringslog: Viser en log over ændringer på projektets stamdata.

 

Tilknyt ordrer

Når stamdata er indtastet, kan du oprette den første salgsordre tilknyttet dit nye projekt.

Ordrerne til projektet kan oprettes via knappen 'Opret' i bunden eller ved manuelt at vælge projektet på dine eksisterende ordrer.

LÆS MERE: Tilknyt ordre til projekt

 

Dashboard

I projektets dashboard kan du tilføje dine favoritprojekter, som du ønsker at følge med i budgetopfølgningen på. Du kan tilføje favoritprojekter via menuen (de 3 prikker).

I boksen 'Afventer godkendelse' vises omkostninger til dine ordrer, som du skal godkende. Det kan være omkostninger i projektkladden (Omkostninger) eller leverandørfakturer i bilagsregistreringen (Bilag). Klik på linket for at hoppe til godkendelse af omkostningerne.

Nederst vises en oversigt over senest afsluttede projekter og ordrer på to faner. Her kan du følge med i, hvordan projektet/ordren endte, og om den ligger inden for målsætningen (farveindikation).

 

* Hvis du anvender kalkulationsprogrammet EG Visual kalkulation, kan du med appen 'Kalkulationsindlæsning' overføre dine kalkulationer til projekter i Xena. De indlæste data ligger til grund for automatisk oprettelse af ordrer og opgaver. For at benytte denne integration skal du have EG Visual Kalkulation version 7.08.01.01, version 7.08.01.02 eller nyere. 

LÆS MERE: Kalkulationsindlæsning

---

---