Bogføring og bilagsregistrering

Bogføring, bilagsregistrering og bankafstemning er revolutionerende nemt og sikkert i Xena. Her lærer du hvordan dine bilag indsendes til Xena, læses af Xena, konteres, bogføres og hvordan hele regnskabet sammen med bilag er gemt til glæde for dig, dine medarbejdere og din revisor.

For at opnå en effektiv og sikker bogføring, så er det vigtigt at lave en arbejdsgang hvor hvert enkelt bilag ses, læses og behandles så få gange som muligt. Nu hvor man modtager bilag og faktura på email (som nemt kan videresendes eller udskrives flere gange) er det særlig vigtigt at samme bilag ikke behandles eller kommer ind i regnskabet flere gange. På den anden side må bilag ikke blive væk, sådan at man skal til at lede efter dem.

Her forklares arbejdsgangen til hvordan man med Xena kan opnå en effektiv og sikker bogføring.

 

Bogføring i Xena er delt op i 3 logiske step:

(Vejledning til brugen af hver af de 3 elementer er forklaret i de vejledninger der er link til)

 

Step 1, Bilagsregistreringen:

I stedet for at gemme og holde styr på bunker af papir og bon´er, så giver Xena mulighed for at hver medarbejder kan sende sine bilag ind elektronisk. Når du sender dit bilag ind i Xena, så bliver det ikke kun gemt sikkert. Det bliver også genkendt. Xena kan læse bilaget, sådan at du slipper for en masse triviel tastearbejde. På et bilag genkendes så meget som muligt: Fakturadato, leverandør, betalingsdato, beløb, valuta og moms. 

 

Step 2, Bankafstemningen:

Indlæs derefter dine bankposteringer til bankafstemningen. Nu vil Xena vise bankbevægelser i en kolonne til venstre og bogførte posteringer til højre. Xena vil foreslå hvilke bankbevægelser som passer sammen med de posteringer der er bogført på din bankkonto. Du bør indlæse bankposteringer frem til dags dato, eller mindst frem til den dag du er kommet til i bilagsregistreringen og faktureringen. Også selv om der ikke er bogført noget på banken endnu. Når du har gemnemført afstemningen, så bør der ikke ligge bankposteringer på din højre side af skærmen. Nu overføres så alle bankbevægelser der ligger tilbage til kassekladden.

 

Step 3, Kassekladden:

For at runde det hele af, så har du I Xena en helt traditionel kassekladde. Her bogføres bankafstemningen, kasse sammen med det der måtte mangle, som fx. løn og afskrivninger. 

Hvis du har brugt bankafstemningen og derfra har overført ikke-posterede bankbevægelser til kassekladden, så vil du nu kunne bogføre banken op uden at skulle indtaste dato, bilagsnummer, forklaringer eller beløb! Xena vil for hver linje foreslå hvordan den skal bogføres. Ind- og udbetalinger bliver sammenlignet med skyldige saldi og faktura. Bevægelser som renter og gebyrer foreslås der bogføringskonti til.