Bokføring og bilagsregistrering

Bokføring, bilagsregistrering og bankavstemming er revolusjonerende lett og sikkert i Xena. Her lærer du hvordan bilagene dine sendes inn til Xena, leses av Xena, konteres og bokføres, og hvordan hele regnskapet sammen med bilagene deretter lagres – til glede for deg, medarbeiderne dine og revisoren din.

For å oppnå en effektiv og sikker bokføring, er det viktig å ha en arbeidsflyt hvor hvert enkelt bilag ses, leses og behandles så få ganger som mulig. Nå som man får bilag og fakturaer via e-post (som lett kan videresendes eller skrives ut flere ganger) er det spesielt viktig at samme bilag ikke behandles eller kommer inn i regnskapet flere ganger. På den annen side må bilag ikke forsvinne, slik at man må lete etter dem.

Her forklares den arbeidsflyten som gjør at man kan oppnå en effektiv og sikker bokføring med Xena.

 

Bokføring i Xena er delt inn i 3 logiske skritt:

(Veiledningen for hver av de 3 elementene er forklart i de veiledningene det er lenket til)

 

1. skritt: Bilagsregistreringen

I stedet for å lagre og holde styr på bunker av papir og kvitteringer gir Xena mulighet for at hver medarbeider kan sende inn bilagene sine elektronisk. Når du sender bilaget ditt inn i Xena, blir det ikke bare lagret på en sikker måte; det blir også gjenkjent. Xena kan lese bilaget, slik at du slipper en masse trivielt tastearbeid. På et bilag gjenkjennes så mye som mulig: fakturadato, leverandør, betalingsdato, beløp, valuta og moms. 

 

2. skritt: Bankavstemmingen

Importer deretter bankposteringene dine til bankavstemmingen. Nå vil Xena vise bankbevegelsene i en kolonne til vestre og bokførte posteringer til høyre. Xena vil foreslå hvilke bankbevegelser som passer med de posteringene som er bokført på bankkontoen din. Du bør importere bankposteringer fram til dags dato, eller minst fram til den dagen du er kommet til i bilagsregistreringer og faktureringen, også selv om det ikke er bokført noe på banken ennå. Når du har gjennomført avstemmingen, bør det ikke ligge bankposteringer på den høyre siden av skjermen din. Nå overføres så alle bankbevegelsene som er igjen, til kassakladden.

 

3. skritt: Kassakladden

For å runde det hele av, har du en helt tradisjonell kassakladd i Xena. Her bokføres bankavstemmingen, kasse sammen med det som måtte mangle, som f.eks. lønn og avskrivninger.

Hvis du har brukt bankavstemmingen og derfra har overført ikke-posterte bankbevegelser til kassakladden, vil du nå kunne bokføre banken uten å måtte skrive inn dato, bilagsnummer, forklaringer eller beløp! Xena vil for hver linje foreslå hvordan den skal bokføres. Inn- og utbetalinger blir sammenlignet med skyldige saldoer og fakturaer. Det foreslås bokføringskontoer til bevegelser som renter og gebyrer.