9. okt 2015

Tag dine gamle data med

Virksomhed | 5 min. læsning

Bliv klogere på hvordan du får dine historiske data med når du skifter til Xena. Det er meget nemmere end du tror!

Nyt regnskab- og fakturasystem?

Indrømmet - at skifte regnskabssystem er ikke særlig sjovt. Det kræver at man sætter sig ind i mange nye rutiner. Og hvad med de gamle data? Skal de tastes igen? I Xena er svaret heldigvis nej!

Der er rigtig mange gode argumenter for at skifte til Xena. F.eks. den automatiske bilagslæsning, lagerstyringen, dokumenthåndteringen, eller bare det faktum at Xena kan tages med og bruges alle steder.

Hvordan kommer man i gang? Her får du nogle gode råd til hvordan du får en god overgang til Xena.

 

Arkivet i Xena

Når du har oprettet din personlige bruger og dit første firma i Xena er du klar til at gå i gang. Men noget af det første mange spørger om er hvordan de får deres "gamle" data oprettet.

Til det formål har vi lavet et Arkiv i Xena. Find det under "Virksomhed" -> "Arkiv". (Læs den fulde vejledning til arkivet her)

Arkivet kan indlæse data automatisk fra andre leverandører af regnskabsprogrammer. Ja, i virkeligheden kan du importere data fra et ethvert andet system, hvor du kan trække data ud som tekstfiler.

Følgende kan importeres til Xena’s Arkiv:

1. Kontoplan
2. Posteringer
3. Varer
4. Varegrupper
5. Kunder
6. Leverandører

 

Sådan virker Arkivet

Arkivet er kort fortalt et sted til alle dine historiske data. De læses ikke direkte ind i dit Xena regnskab. Når du har importeret dine gamle data til arkivet har du følgende muligheder:

• Du kan fra arkivet "skubbe" data over i dit Xena-regnskab. Altså oprette konti, varer, kunder og leverandører basseret på data fra Arkivet.
• Du kan også bare lade dine data ligge i arkivet. De vil så blive oprettet i Xena-regnskabet efterhånden som du får brug for dem! Taster du f.eks. et kontonummer, et varenummer, et navn, telefonnummer e.l. så vil Xena også give dig forslag ud fra data i arkivet. Så oprettes der det du har brug for i dit regnskab.
• Arkivet giver dig mulighed for at have dine "gamle" data lige ved hånden uanset hvor du er. Du kan se hvordan du tidligere har bogført et bilag og du vil kunne sammenligne driften i Xena med foregående år.
• Arkivet kan også bruges af dig der allerede er godt i gang med Xena. Indlæs dine historiske data, så du har alle dine regnskabsdata samlet på ét sted.

 

Kan man få hjælp til overgangen til Xena?

Ja, selvfølgelig! Bare skriv til support her på siden. Vi svarer på alle henvendelser. Også dig der har nogle spørgsmål før du vælger om du vil gå i gang med Xena.

Vi hjælper dig også gerne med det praktiske med at komme godt i gang med Xena.

 

Et par tips til dig der planlægger at skifte til Xena:

• Opret et ekstra regnskab i Xena til at ”lege” med
  Prøv funktionerne af og lær dem at kende.
• Bestem dig for en startdato
  Fra denne dato skal faktureringen ske i Xena. Du behøver ikke have ALT klar til denne dato. Åbningstal og andre regnskabsting kan komme ind senere. Det betyder ikke så meget om datoen er midt i en måned eller et regnskabsår.
• Forvent at der skal læres nyt
  Læs vejledningerne på vores support-sider.
• Få en regnskabskyndig til at hjælpe med regnskabet og åbningsbalancen
  Tilknyt en revisor, som du gratis inviterer ind i Xena.
• Udnyt bogføring med online bilag i Xena sådan at din "bilagsmappe" kommer online
  Videresend dine email faktura til din personlige indbakke i Xena. Tag et billede af dine kvitteringer med din smartphone og send også dem ind.

 

Vi har arbejdet hårdt på at gøre skiftet til Xena så smertefrit som muligt. Med arkivet i Xena kan du tage alle gamle data med ind i dit nye, online regnskabssystem og komme ud over stepperne med det samme.