Arkiv i Xena

I Arkivet kan du importere stamdata fra ditt tidligere regnskapssystem, slik at disse blir tilgjengelige i Xena.

Det gjør det enklere å opprette kunder, leverandører og kontoer i det nye regnskapet ditt, da de importerte dataene brukes som forslag.

Du finner Arkivet i menyen under Oppsett > Import/eksport data > Arkiv. Arkivet påvirker ikke det aktive regnskapet ditt, så du kan arbeide med dataene uten risiko for å endre noe i bokføringen din.

 

Manuell import

Bruk funksjonen Manuell import til å overføre data fra en CSV-fil. Hvis du har data i Excel, må du lagre filen som CSV. Vær oppmerksom på at Excel noen ganger kan endre formateringen av tall og datoer, så sjekk grundig før du importerer.

Du kan importere følgende data:

• Kontoplan

• Varer (hvis varefilen inneholder varegrupper, opprettes disse automatisk)

• Varegrupper

• Kunder

• Leverandører

Merk:

• Når du importerer kontoplan, bør du unngå å importere overskrifter og sumkontoer. Xena har faste finansgrupper som automatisk tildeles de importerte kontoene

• Hvis du kun vil importere varer, kan du velge å importere dem direkte i Xena uten å bruke Arkivet
  ➡️ Import av varer

• For kunder og leverandører anbefales det å importere dem i to separate prosesser for å holde oversikt over dataene

 

Slik importerer du

1. Opprett importen: Klikk på Manuell import. En boks med startdato/tidspunkt blir opprettet

2. Velg data: Klikk på Import ved siden av den datatypen du vil importere

3. Velg fil: Velg CSV-filen du vil importere. Velg også format og eventuelle andre relevante innstillinger

4. Tildel kolonner: Match kolonnene i filen din med de relevante feltene i Xena. Sjekk forhåndsvisningen nederst for å sikre at alt er korrekt

5. Start import: Hvis alt ser riktig ut, klikk på Start import

 

Når importen er ferdig, vil statusen vise Ferdig ved siden av hver av de importerte datatypene i listen.

 

Import av SAF-T-fil

SAF-T-funksjonen tillater import av data fra en SAF-T XML-fil. Denne filen inneholder stamdata og bokføringsdata. I den nåværende versjonen importeres kun dataene som ligger i headeren.

 

Bruk de importerte dataene

Alle importerte data vises øverst i Arkivet under fanene Kontoer, Varegrupper, Varer og Partner. For hver fane kan du filtrere dataene etter de forskjellige importprosessene.

 

Fanen Kontoer

Her vises alle importerte finanskontoer. For å bruke kontoplanen i Arkivet som forslag senere, må du knytte hver konto til en finansgruppe.
➡️ Les mer om kontoplanen

1. Velg Rediger (klikk på blyantikonet i høyre hjørne)

2. Tildel en finansgruppe for hver konto

3. Koble kontoen til en eksisterende konto, eller opprett en ny finanskonto via +-ikonet

4. Fyll ut dialogen med nødvendige opplysninger — husk å velge eventuell mva-kode

 

Fanen Varegrupper

Her kan du opprette de ønskede varegruppene i regnskapet ditt. Når varegruppen er opprettet, kan du opprette alle tilhørende varer i gruppen med noen få klikk:
➡️ Les mer om varegrupper

1. Trykk på menyen (de tre prikkene) ved siden av hver gruppe

2. Velg Koble alle varer

 

Fanen Varer

Her kan du opprette de importerte varene én etter én. Har du mange varer, er det mer effektivt å opprette dem via fanen Varegrupper.
➡️ Les mer om varekatalogen

 

Fanen Partner

Her oppretter du kunder og leverandører. Xena foreslår opprettelse basert på data fra Arkivet, dersom de gjenkjennes. Søker du f.eks. etter et tidligere kundenummer og det gjenkjennes fra Arkivet, vil Xena foreslå å opprette kunden med de importerte dataene.

Hvis du har importert kunder og leverandører i to separate prosesser, kan du bruke filteret til å skille mellom dem.
➡️ Les mer om partnere

 

Sletting av data i Arkivet

Ved siden av hver importert datatype kan du velge Nullstill, som sletter den valgte datatypen fra Arkivet.

 

Du kan også velge å slette alle importerte data for en gitt importprosess. Klikk på menyen øverst i importboksen og velg Slett. Alle data knyttet til denne prosessen vil bli slettet.

 

Hvis du har data som ikke er knyttet til en importprosess (importert før oktober 2023), kan du slette disse via menyen øverst til høyre i skjermbildet.

---

---