Arkiv i Xena

I arkivet kan du importere stamdata fra ditt tidligere regnskapssystem, slik at de blir tilgjengelige i Xena.

 

Arkivet muliggjør effektiv håndtering av stamdata fra tidligere regnskap uten å legge til unødvendig informasjon i det nye regnskapet. Dataene du importerer til arkivet fungerer som forslagsdata i Xena, noe som gjør opprettelsen av nye kunder og leverandører raskere og mer effektiv.

Det er ikke alltid hensiktsmessig å overføre all gammel data direkte til et nytt regnskapssystem. Ved å bruke Arkivet i Xena unngår du å fylle det nye regnskapet med unødvendig data. Dessuten kan det være en kompleks oppgave å tilpasse og opprette data direkte fra ett system til et annet.

 

Arkivet

Du finner Arkivet via menyen Innstillinger > Import/eksport data > Arkiv.

Arkivet påvirker ikke direkte regnskapet i Xena. Du kan importere, slette og reimportere data i Arkivet uten å påvirke regnskapet.

 

 

Manuell import

Bruk funksjonen 'Manuell import' for å overføre data fra en CSV-fil. Hvis du har data i Excel, må du lagre Excel-arket som en CSV-fil. Merk at Excel kan formatere tall og datoer, så vær nøye når du importerer til Arkivet for å unngå feil import av data.

Følgende data kan importeres:

• Kontoplan
• Varer (hvis varefilen inneholder varegrupper, opprettes disse automatisk)
• Varegrupper
• Kunder
• Leverandører

OBS: Import av kontoplan: Unngå å importere overskrifter og summakontoer ved import av kontoplan. Xena har faste finansgrupper som må tildeles hver finanskonto etter importen. Disse brukes automatisk til overskrifter/summakontoer.

OBS: Import av varer: Du kan også importere varer direkte i Xena-regnskapet uten å bruke Arkivet hvis du ønsker å opprette alle varene i regnskapet ditt med en gang.

OBS: Import av kunder/leverandører: Siden de importerte dataene i Arkivet kan filtreres for de forskjellige importprosessene, anbefales det å opprette to separate manuelle importprosesser for henholdsvis leverandører og kunder:

1. Start med å trykke på 'Manuell import'
2. En boks med en startdato/tidspunkt opprettes. Her kan du for eksempel importere leverandørene dine
3. Når leverandørene er importert, trykker du på 'Manuell import' igjen
4. En ny boks med en ny startdato/tidspunkt opprettes, og her importerer du kundene dine

 

Start import

For å begynne dataimporten, følg disse trinnene:

1. Trykk på 'Manuell import'
2. En Arkivboks opprettes med en startdato/tidspunkt
3. Trykk på 'Import' for hver datatype
4. Velg filen du vil importere og angi format samt annen relevant informasjon øverst i dialogen
5. Tildel kolonnene i filen din til feltene i Xena
6. Sjekk eksempelvisningen nederst for å sikre at kolonnene er korrekt kartlagt
7. Hvis alt ser riktig ut, start importen

Her er et eksempel på en utfylt dialog for import av leverandører i Arkivet i Xena.

 

Etter hvert som data importeres, vises statusen 'Fullført' for datatypen.

 

 

SAF-T-import

Denne importfunksjonen brukes til å importere data fra en SAF-T-fil. Denne filen er av typen XML og inneholder alle typer stamdata og regnskapsdata.

I den nåværende versjonen av SAF-T-import importerer vi bare informasjonen som ligger i overskriften. Derfor kan du for øyeblikket ikke bruke denne importprosessen til å importere virkelige stamdata. Vi vil kontinuerlig legge til mer importdata fra SAF-T-filer.

 

 

Bruk de importerte dataene

All data du importerer blir lagt til øverst i Arkivet, i boksen 'Arkiv'. Her finner du fanene 'Kontoer', 'Varegrupper', 'Varer' og 'Partnere'.

For hver av disse fanene kan du filtrere dataene etter de importprosessene du har utført. Hvis du, som anbefalt, har importert kunder og leverandører gjennom to separate importprosesser, kan du på fanen 'Partnere' filtrere etter hver import.

 

Fanen Kontoer

På fanen 'Kontoer' vises alle importerte finanskonti. For å bruke den importerte kontoplanen som en ny 'forslagskontoplan', må alle importerte kontoer tilordnes en finansgruppe:

1. Velg 'Rediger' (dobbeltklikk et vilkårlig sted i listen eller velg blyanten oppe i menyen).
2. Tildel en finansgruppe til hver konto.
3. Du kan nå koble kontoen til en eksisterende konto eller opprette en ny finanskonto ved å følge disse trinnene:
4. Oppgi kontonummer i feltet 'Knyttet til'
5. Hvis det ikke finnes en konto med det nåværende nummeret, må du trykke på plusstegnet i feltet
6. Fyll ut dialogen med nødvendig informasjon for å opprette kontoen
7. Husk å velge en mva-kode hvis mva skal beregnes ved bokføring på kontoen

 

 

Fanen Varegrupper

På fanen 'Varegrupper' kan du opprette ønskede varegrupper i regnskapet ditt. Varegrupper er avgjørende i Xena. Se veiledningen om Varegrupper for mer informasjon.

Når varegruppen er opprettet i Xena, kan du opprette alle varene i gruppen med ett klikk. Trykk på menyen (de tre prikkene) ved siden av hver gruppe og velg 'Koble alle varer.'

 

 

Fanen Varer

På fanen 'Varer' kan du opprette importerte varer én etter én. Hvis du har mange varer, er det mer effektivt å opprette varene fra fanen 'Varegrupper', som beskrevet tidligere.

 

 

Fanen Partner

På fanen 'Partnere' oppretter du kunder og leverandører. Xena foreslår opprettelse basert på data fra Arkivet, hvis de gjenkjennes. For eksempel, hvis du søker etter et tidligere kundenummer og det gjenkjennes fra Arkivet, vil Xena foreslå å opprette kunden med de importerte dataene fra Arkivet.

Merk at du kan bruke filtre for å skille mellom kunder og leverandører hvis de er importert gjennom to forskjellige prosesser.

 

 

Funksjoner i arkivet

Ved siden av hver importert datatype kan du velge 'Tilbakestill' fra menyen. Det vil vises en advarsel om at hvis du fortsetter, vil de importerte dataene av den valgte typen bli slettet fra arkivet.

 

Du kan også slette alle importerte data samtidig for hver importprosess. Velg menyen øverst i hver importprosessboks og velg 'Slett'. Det vil vises en advarsel om at hvis du fortsetter, vil alle importerte data knyttet til denne importen bli slettet.

 

Hvis du har importert data før oktober 2023, kan det hende at du har data som ikke er direkte knyttet til en importprosess. Du kan slette disse dataene via menyen i Arkivboksen øverst på skjermen.

---

---