Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Oversigt

Brug af Indbakken

Indbakken i Xena håndterer alle typer dokumenter, du vil gemme i dit regnskab.

Indbakken i Xena er et effektivt og brugervenligt værktøj til håndtering af dokumenter i dit regnskabssystem. Her kan du nemt gemme og administrere kreditorfakturaer, kvitteringer, billeder og andre relevante bilag.

Sådan sender du bilag til indbakken

Du finder indbakken via Finans > Bilagsregistrering i hovedmenuen. Her har du flere muligheder for at tilføje bilag:

  • Via e-mail: Øverst på siden vises en unik e-mailadresse, som er tilknyttet din indbakke. Du kan f.eks. tage et billede med din telefon og sende det direkte til denne adresse. Bilaget vil derefter automatisk dukke op i indbakken inden for få sekunder. Klikker du på e-mailadressen, åbnes dit standard e-mailprogram med adressen udfyldt – vedhæft bilaget og tryk Send.
  • Træk og slip: Du kan også tilføje filer manuelt ved at trække dem ind i boksen "Drop filer for at uploade dem."
  • Mobilapp: Med appen EG Xena Bilag kan du hurtigt sende bilag til indbakken direkte fra din telefon.

Indbakken i Xena hvor købsfakturaer bogføres

Ved at klikke på Nyt bilag får du adgang til yderligere metoder til at tilføje dokumenter:

  • Lokal enhed: Upload filer direkte fra din computer.
  • Xena: Tilføj dokument der allerede findes i dit regnskab – f.eks. tidligere bogførte bilag.
  • Indbakke: Vis dokumenter, der aktuelt ligger i en indbakke (din eller andres).

Tilføj et nyt bilag til Bilagsregistrering i Xena

Funktioner i indbakken

Brugere med rollerne Administrator eller Bogholder kan få en samlet oversigt over alle bilag på tværs af indbakkerne i regnskabet, ved at vælge Alle i feltet hvor du kan vælge mellem indbakkerne.

Herefter vises alle bilag i regnskabet – uanset hvilken indbakke de ligger i.

Vis bilag på tværs af indbakkerne i Xena

Du kan parkere bilag midlertidigt, hvis du ikke ønsker at arbejde videre med dem med det samme. De vil blive filtreret fra visningen af aktive dokumenter.

  1. Klik på P-ikonet ud for bilaget.
  2. Indtast evt. en note med årsagen til parkeringen.
  3. Tryk på Parker dokument. Ikonet ændres herefter til en overstregning.
  4. For at aktivere bilaget igen, klik på det overstregede ikon og vælg Aktiver bilag.

I Xena kan du parkere et bilag i indbakken til senere behandling

Indbakken giver dig mulighed for at filtrere dokumenter baseret på:

Dato: Angiv et datointerval. Lader du ét felt være tomt, vises også bilag uden dato. Det er nyttigt med datofilteret ved momsafregning, hvor du gerne vil sikre dig, at alle relevante fakturaer er bogført inden for den aktuelle periode.

Status: Som standard vises kun aktive bilag. Du kan vælge mellem nedenstående filtre:

  • Alle: Viser samtlige bilag i den valgte indbakke
  • Nye: Viser kun bilag med markeringen Nye
  • Parkerede: Viser kun bilag der er parkeret.
  • Godkendt: Viser kun bilag hvor alle ordreomkostninger er godkendt (vises med status Godkendt i oversigten)

Filtre i indbakken i Xena

Forhåndsvisning: Dokumenter vises i højre side. Billeder kan roteres ved hjælp af knapperne over visningen.

Statusmarkering: Nye bilag vises med farvemarkering i venstre side og placeres øverst i indbakken.

Detaljer og handlinger: Klik på blyant-ikonet for at redigere eller se detaljer. Via de tre prikker (menu) har du følgende muligheder:

  • Flyt til: Overfør/tilføj bilaget til en ordre eller en anden brugers indbakke.
  • Detaljer: Se oplysninger som filnavn og tilknyttede relationer.
  • Download: Gem bilaget lokalt.
  • Slet: Fjern bilaget fra indbakken.

Se detaljer med mere for bilag i indbakken i Xena

➡️ Læs mere: Dokumentstyring

Opdateret