Brug af Indbakken

Indbakken i Xena er et fantastisk og nemt værktøj til håndtering af alle typer dokumenter, du vil gemme i systemet

Her kan du håndtere kreditorfakturaer, kvitteringer, billeder og andre bilag, du ønsker at gemme eller arbejde videre med i dit regnskab.

Send bilag til indbakken

Du finder indbakken i menuen Finans > Bilagsregistrering. Herunder er nævnt de muligheder du har for at sende bilag til en indbakke i Xena:

1. Øverst ser du din unikke e-mailadresse til din indbakke i dette regnskab. Hvis du f.eks. tager et billede på din telefon, og ønsker at gemme det i Xena, sender du det til denne e-mailadresse. Efter få sekunder dukker billedet op i indbakken
2. Hvis du klikker på e-mailadressen, oprettes en ny mail i dit standard e-mailprogram, hvor modtageren automatisk er udfyldt. Vedhæft bilag og tryk på Send
3. Du kan manuelt tilføje filer ved at trække dem ind i boksen 'Drop filer for at uploade dem'
4. Du kan bruge appen EG Xena Bilag til nemt og hurtigt at sende bilag til indbakken

Trykker du på knappen 'Nyt bilag' ser du øvrige metoder til at tilføje bilag i indbakken:

• Lokal enhed: Vælg filer fra din enhed og upload dem
• Xena: Viser alle dokumenter, der allerede findes i dit Xena-regnskab. Du kan søge efter det dokument, du vil have hentet ind i indbakken. Brug denne funktion, hvis du f.eks. ønsker at genindtaste et tidligere bogført bilag.
• Indbakke: Viser de dokumenter der p.t. ligger i indbakken i Xena.

Funktioner i indbakken

Parkering af dokumenter

Du har mulighed for at parkere et dokument, hvilket vil filtrere det væk fra de aktive dokumenter i Indbakken.

1. Tryk på p-ikonet ud for dokumentet
2. Indtast evt. et notat om, hvorfor dokumentet er parkeret.
3. Tryk på knappen 'Parker dokument'.
4. P-ikonet skifter nu til at være overstreget.

Når du vil aktivere dokumentet igen, klikker du på p-ikonet med overstregningen, og i den viste dialog trykker du på 'Aktiver bilag'.

Filtre

Du har mulighed for at indtaste et datofilter, så du kun ser bilag indenfor et bestemt datointerval. Hvis du lader ét af datofelterne stå tomme, vil du også se alle de bilag der endnu ikke har en dato indtastet.

Derudover kan du filtrere på status for bilag. Standardindstillingen er Aktive, så du automatisk kun ser alle de aktive bilag. Du kan her skifte filter for f.eks. kun at se nye bilag eller kun parkerede bilag.

Øvrige funktioner

Forhåndsvisning: I højre side vises en forhåndsvisning af dokumentet/billedet. Billeder kan roteres via knapperne ovenover.

Statusmarkering: Ubehandlede dokumenter har en ekstra farvemarkering i venstre side og vises øverst i Indbakken.

Detaljer og handlinger: Du kan åbne dokumentet og se detaljer ved at klikke på blyant-ikonet. Via menuen (de 3 prikker) har du mulighederne:

• Flyt til: (flyt til en ordre, eller til en anden brugers indbakke)
• Detaljer: Vis detaljer for filen (navn, relationer m.m.)
• Download: Gemmer filen på din enhed
• Slet: Fjerner filen fra denne indbakke

Læs mere: Dokumentstyring

---

---