Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Bruk av innboksen i Xena

Denne guiden viser deg hvordan du sender, organiserer og håndterer bilag i Xenas innboks – fra opplasting og filtrering til å flytte, legge til relasjoner eller videresende bilag via e-post.

Innboksen i Xena er et effektivt og brukervennlig verktÞy for hÄndtering av dokumenter i regnskapssystemet ditt. Her kan du enkelt lagre og administrere leverandÞrfakturaer, kvitteringer, bilder og andre relevante bilag.

 

Slik sender du bilag til innboksen

Du finner innboksen via Finans > Bilagsregistrering i hovedmenyen, eller ved Ä trykke pÄ Innboks-ikonet Þverst til hÞyre i topplinjen:

Snarvei til Ă„ Ă„pne innboksen i Xena

I innboksen har du flere muligheter for Ă„ legge til bilag:

  • Via e-post: Øverst pĂ„ siden vises en unik e-postadresse, som er knyttet til innboksen din. Du kan f.eks. ta et bilde med telefonen og sende det direkte til denne e-postadressen. Bilaget vil deretter automatisk dukke opp i innboksen i lĂžpet av noen sekunder. Klikker du pĂ„ e-postadressen, Ă„pnes standard e-postprogrammet ditt med adressen utfylt – legg ved bilaget og trykk Send.

  • Dra og slipp: Du kan ogsĂ„ legge til filer manuelt ved Ă„ dra dem inn i boksen "Slipp filer for Ă„ laste dem opp."

  • Mobilapp: Med appen EG Xena Bilag kan du raskt sende bilag til innboksen direkte fra telefonen.

âžĄïž EG Xena Bilag

Innboksen i Xena med muligheter for Ă„ laste opp nye bilag

Ved Ă„ klikke pĂ„ Nytt bilag ser du flere metoder for Ă„ legge til dokumenter:

  • Lokal enhet: Last opp filer direkte fra datamaskinen din.

  • Xena: Legg til dokument som allerede finnes i regnskapet ditt – f.eks. tidligere bokfĂžrte bilag.

  • Innboks: Vis dokumenter som for Ăžyeblikket ligger i en innboks (din eller andres).

Legg til et nytt bilag i Bilagsregistrering i Xena

 

Innboksene

Brukere med rollene Administrator eller RegnskapsfĂžrer kan fĂ„ en samlet oversikt over alle bilag pĂ„ tvers av innboksene i regnskapet, ved Ă„ velge Alle i feltet hvor du kan velge mellom innboksene. Deretter vises alle bilag i regnskapet – uansett hvilken innboks de ligger i.

Vis bilag pÄ tvers av innboksene i Xena

 

Parkering og notater

Du kan legge inn interne notater pĂ„ alle typer bilag. Notatene lagres sammen med partnerposteringen ved bokfĂžring og vises ogsĂ„ under KjĂžp > Betalinger. Ved Ă„ holde musen over notat-ikonet vises de fĂžrste linjene som en forhĂ„ndsvisning. Ønsker du Ă„ lese hele notatet, klikker du bare pĂ„ ikonet.

Du kan ogsÄ parkere bilag midlertidig, hvis du ikke Þnsker Ä jobbe videre med dem med det samme. De vil bli filtrert bort fra visningen av aktive dokumenter.

  1. Klikk pĂ„ P-ikonet ved siden av bilaget.

  2. Skriv eventuelt inn et notat med Ă„rsaken til parkeringen.

  3. Trykk pÄ Parker dokument. Ikonet endres deretter til en gjennomstreking.

For Ă„ aktivere bilaget igjen, klikk pĂ„ det gjennomstrekede ikonet og velg Aktiver bilag.

âžĄïž Les mer om parkering og notater pĂ„ bilag

I Xena kan du parkere et bilag i innboksen til senere behandling

 

Filtre

Innboksen gir deg mulighet til Ă„ filtrere dokumenter basert pĂ„:

Dato:
Angi et datointervall. Lar du ett felt stÄ tomt, vises ogsÄ bilag uten dato. Dette er nyttig med datofilteret ved momsavregning, hvor du gjerne vil sikre deg at alle relevante fakturaer er bokfÞrt innenfor gjeldende periode.

Status:
Som standard vises kun aktive bilag. Du kan velge mellom filtrene nedenfor:

  • Alle: Viser samtlige bilag i den valgte innboksen

  • Nye: Viser kun bilag med merkingen Nye

  • Parkerte: Viser kun bilag som er parkert.

  • Godkjent: Viser kun bilag hvor alle ordrekostnader er godkjent (vises med status Godkjent i oversikten)

Filtre i innboksen i Xena

 

Øvrige funksjoner

ForhÄndsvisning:
Dokumenter vises pÄ hÞyre side. Bilder kan roteres ved hjelp av knappene over visningen.

Statusmerking:
Nye bilag vises med fargemerking pÄ venstre side og plasseres Þverst i innboksen. I menyen ved siden av hvert bilag kan du sette et bilag som henholdsvis nytt eller sett (se nedenfor).

Handlinger:
Via de tre prikkene (menyen) har du fĂžlgende ekstra muligheter:

  • Flytt til: Flytter bilaget til en annen innboks, eller knytter det f.eks. til en ordre.

  • Legg til: Beholder bilaget i innboksen, men knytter det samtidig til noe annet, f.eks. en partner eller en ordre.

  • Legg til/rediger notat: Du kan legge inn interne notater pĂ„ bilaget.

  • Detaljer: Se bl.a. filnavn og hvor dokumentet er knyttet.

  • Send via e-post: Åpner dialogen for Ă„ videresende bilaget via e-post.

  • Merk som nytt/sett: Setter et bilag som henholdsvis nytt/sett.

  • Last ned: Lagre bilaget lokalt.

  • Slett: Fjern bilaget fra innboksen.

Handlinger for et bilag i bilagsregistrering i Xena

âžĄïž GĂ„ til denne guiden for Ă„ lĂŠre om bokfĂžring av bilag via Innboksen

âžĄïž Dokumentstyring

Oppdatert