Hver bruger har sin egen indbakke. Indbakken er en smart og simpel måde til at håndtere alle typer dokumenter, som du ønsker at gemme i Xena.
Indbakken kan håndtere alle typer dokumenter: Kreditorfakturaer, kvitteringer, billeder m.m, altså alle typer dokumenter man ønsker at gemme eller arbejde videre med i Xena.
Indbakken er placeret under Finans -> Bilagsregistrering, og her ses også den unikke e-mailadresse der er tildelt brugeren.
Har du f.eks. taget et billede på din telefon, og dette ønskes gemt på en salgsordre, kan du sende det til din personlige indbakke via e-mailadressen. Eller du kan uploade dokumentet på forskellig ved at klikke i boksen "Upload eller træk nye bilag her til". Du kan også bare "trække" dokumentet ind i boksen fra stifinder.
Klikker du i boksen for at uploade, vises fanerne:
- Lokal enhed: Benyttes til at uploade et dokument du har gemt på din enhed.
- Xena: Viser samtlige bilag der findes i systemet, altså også dokumenter du tidligere har tilknyttet en ordre, en partner, bogføring osv.
- Dropbox: Hent dokumenter fra en Dropbox-konto.
- Indbakke: Viser alle dokumenter der endnu ikke er tilknyttet en ordre, en partner, en bogføring eller lign., men fortsat ligger i din indbakke.
I indbakken har du en række nyttige funktioner:
- Parker bilag: Bilaget flyttes til "parkerede bilag". Du kan samtidig knytte en midlertidig kommentar til bilaget. Øverst i indbakken kan du filtrere på alle bilag, aktive bilag eller parkerede bilag.
- Flyt bilag: Bilaget kan flyttes til en partner, ordre, vare, bilag, medarbejder, projekt eller regnskabsår. OBS: Vælger du en medarbejder flyttes bilaget til den valgte medarbejders indbakke.
- Bogfør bilag: Er det et bilag der skal bogføres direkte fra bilagsregistreringen, har du her en genvejsknap til bogføring.
- Mulighedsmenu for bilagsregistrering: Via mulighedsmenuen kan du bl.a. starte en genbehandling af bilaget (bilaget renses for brugerindtastninger, og aflæses af Xena på ny. Er bilaget en OIO-faktura, kan du også via denne menu overføre bilaget til omkostning vedr. en salgsordre, eller få bilaget flyttet til en købsordre.
- Zoom: Klik her for at forstørre bilaget. Det vises ovenover bilagsregistringen-boksen.
- Vis: Klik for at åbne i et nyt vindue; en god funktion hvis du ønsker at kunne markere og kopiere tekst fra bilaget.
- Mulighedsmenu for dokumentet: Her kan du bl.a. se detaljer om dokumentet, tilføje ekstra noter m.m.
SE OGSÅ: Dokumentstyring.