Brug af Indbakken

Indbakken i Xena er et fantastisk og nemt værktøj til håndtering af alle typer dokumenter, du vil gemme i systemet

Her kan du håndtere kreditorfakturaer, kvitteringer, billeder og andre bilag, du ønsker at gemme eller arbejde videre med i dit regnskab.

 

Upload dokumenter til indbakken

Du finder indbakken i menuen Finans > Bilagsregistrering.

1. Øverst ser du din unikke e-mailadresse til Indbakken i dette regnskab. Hvis du f.eks. tager et billede på din telefon, og ønsker at gemme det i Xena, kan du blot sende det til din Indbakkens e-mailadresse. Efter få sekunder vil billedet være synligt i Indbakken.
2. Hvis du klikker på e-mailadressen, åbnes en ny e-mail i dit standard e-mailprogram, hvor modtageren automatisk er udfyldt.
3. Du kan også manuelt tilføje filer til Indbakken ved at trække dem ind i boksen 'Drop filer for at uploade dem'.

 

Alternativt kan du klikke på knappen 'Nyt bilag' for at bruge andre metoder til at uploade dokumenter til Indbakken:

Lokal enhed: Vælg filer fra din enhed og upload dem.

Xena: Viser alle dokumenter, der allerede findes i dit Xena-regnskab. Du kan søge efter det dokument, du vil have hentet ind i Indbakken. Brug denne funktion, hvis du f.eks. ønsker at genindtaste et tidligere bogført bilag.

Dropbox: Benyttes til at hente dokumenter fra Dropbox. Følg vejledningen her

Indbakke: Viser de dokumenter der p.t. ligger i indbakken i Xena.

 

 

Funktioner i indbakken

Parkering af dokumenter

Du har mulighed for at parkere et dokument, hvilket vil filtrere det væk fra de aktive dokumenter i Indbakken.

1. Tryk på p-ikonet ud for dokumentet
2. Indtast evt. et notat om, hvorfor dokumentet er parkeret.
3. Tryk på knappen 'Parker dokument'.
4. P-ikonet skifter nu til at være overstreget.

Når du vil aktivere dokumentet igen, klikker du på p-ikonet med overstregningen, og i den viste dialog trykker du på 'Aktiver bilag'.

 

Filter

Indbakken åbner automatisk med filteret 'Aktive', så du kun ser aktive dokumenter. Du kan skifte filter for f.eks. at se alle dokumenter eller kun parkerede.

 

Øvrige funktioner

Forhåndsvisning: I højre side vises en forhåndsvisning af dokumentet/billedet. Billeder kan roteres via knapperne ovenover.

Statusmarkering: Ubehandlede dokumenter har en ekstra farvemarkering i venstre side og vises øverst i Indbakken.

Detaljer og handlinger: Du kan åbne dokumentet og se detaljer ved at klikke på blyant-ikonet. Via menuen (de 3 prikker) har du mulighederne:

• Flyt til: (flyt til en ordre, eller til en anden brugers indbakke)
• Detaljer: Vis detaljer for filen (navn, relationer m.m.)
• Download: Gemmer filen på din enhed
• Slet: Fjerner filen fra denne indbakke

 

Læs mere: Dokumentstyring

---

---