Brug af Indbakken

Hver bruger har sin egen indbakke. Indbakken er en smart og simpel måde til at håndtere alle typer dokumenter, som du ønsker at gemme i Xena.

Indbakken kan håndtere alle typer dokumenter: Kreditorfakturaer, kvitteringer, billeder m.m, altså alle typer dokumenter man ønsker at gemme eller arbejde videre med i Xena.

Indbakken er placeret under Finans -> Bilagsregistrering, og her ses også øverst den unikke emailadresse der er tildelt brugeren.

Har du f.eks. taget et billede på din telefon, og dette ønskes gemt på en salgsordre i Xena, kan du sende det til din indbakke-email adresse, eller du kan uploade dokumentet på forskellig vis: 

Klik i boksen "Upload eller træk nye bilag her til". Du kan også bare "trække" dokumentet ind i boksen fra f.eks. din stifinder.

Klikkes der i boksen, vises fanerne:

• Lokal enhed: Benyttes til at uploade et dokument du har gemt på din lokale enhed
• Xena: Viser samtlige bilag der findes i Xena, altså også dokumenter du tidligere har tilknyttet en ordre, en partner, bogføring o.s.v.
• Dropbox: Benyttes til at hente dokumenter fra en Dropbox
• Indbakke: Viser alle dokumenter der endnu ikke er tilknyttet en ordre, en partner, en bogføring eller lign., men fortsat ligger i din indbakke.

I indbakken har du en række nyttige funktioner tilgængelig:

1. Parker bilag

Bilaget flyttes til "parkerede bilag". Du kan samtidig knytte en midlertidig kommentar til bilaget. Øverst i indbakken kan du filtrere på Alle bilag, Aktive bilag eller parkerede bilag

2. Flyt bilag

Bilaget kan flyttes til en Partner, Ordre, Vare, Bilag, Medarbejder, Projekt eller Regnskabsår. OBS: Vælges medarbejder flyttes bilaget til den valgte medarbejders indbakke

3. Bogfør bilag

Er det et bilag der ønskes bogført direkte fra bilagsregistreringen, har du her en genvejs-knap til bogføring

4. Mulighedsmenu for bilagsregistrering

Via mulighedsmenuen kan du bl.a. starte en genbehandling af bilaget (bilaget renses for brugerindtastninger, og aflæses af Xena påny. Er bilaget en OIO-faktura, kan du også via denne menu overføre bilaget til omkostning vedr en salgsordre, eller få bilaget flyttet til en købsordre

5. Zoom

Klikkes her, vil visningen forstørres, samt flyttes ovenover bilagsregistringen-boksen

6. Vis/Download

Klik for at åbne i et nyt vindue; en god funktion hvis du ønsker at kunne markere og kopiere tekst fra bilaget. Er det en OIO-faktura, vil knappen hedde Download. En OIO-faktura kan ikke hentes ud i en ekstern visning.

7. Mulighedsmenu for dokumentet

Her kan du bl.a. se detaljer omkring dokumentet, tilføje ekstra note m.m.

SE OGSÅ: Dokumentstyring.