Brug af Indbakken

Bilag

Hver bruger har sin egen indbakke. Indbakken er en smart og simpel måde til at håndtere alle typer dokumenter, som du ønsker at gemme i Xena.

Indbakken kan håndtere alle typer dokumenter: Kreditorfakturaer, kvitteringer, billeder m.m, altså alle typer dokumenter man ønsker at gemme eller arbejde videre med i Xena.

Upload dokumenter til indbakken

Indbakken er placeret under Finans -> Bilagsregistrering, og her ses også øverst den unikke emailadresse der er tildelt brugeren (under indbakkes brugernavn)

Har du f.eks. taget et billede på din telefon, og dette ønskes gemt på en salgsordre i Xena, kan du sende det til din indbakkes e-mailadresse, eller du kan uploade dokumentet på forskellig vis: 

Klik på knappen "Nyt bilag", eller træk blot dokumentet ind i bilagsregistrering fra f.eks. din stifinder.

Klikkes på knappen "Nyt bilag", vises fanerne:

• Lokal enhed: Benyttes til at uploade et dokument du har gemt på din lokale enhed
• Xena: Viser samtlige bilag der findes i Xena, altså også dokumenter du tidligere har tilknyttet en ordre, en partner, bogføring o.s.v.
• Dropbox: Benyttes til at hente dokumenter fra en Dropbox
• Indbakke: Viser alle dokumenter der endnu ikke er tilknyttet en ordre, en partner, en bogføring eller lign., men fortsat ligger i din indbakke.

Funktioner i indbakken

Øverst finder du et filter, så du kan nøjes med at arbejde med en udvalgt del af de bilag du har liggende i indbakken.

For hvert bilag i oversigten vises bilagsdato og partner, for de bilag hvor det har været muligt at aflæse dataene, eller hvor du selv har indtastet oplysningerne. I højre side ses en forhåndsvisning af dokumentet. Har du ikke haft åbnet bilaget endnu, vil det have en ekstra farvemarkering i venstre side.

For at åbne bilaget klikkes på blyantikonet eller vælg "Detaljer" i menuen. Nu markeres bilag som læst. Du kan vælge at parkere bilaget, ved at klikke på "P" ikonet. Ved en parkering af et bilag kan du skrive et notat. Du kan altid se parkerede bilag ved at vælge filteret "Parkerede" foroven.

Ved at klikke på de 3 prikker på bilaget, ser du en ekstra menu. Her kan du:

• Flytte dokumentet (f.eks. til en ordre, eller til en anden indboks)
• Se detaljer (det er det samme som at klikke på blyantsikonet)
• Downloade bilaget lokalt
• Slette bilaget fra Bilagsregistrering

LÆS MERE: Dokumentstyring