Medarbeider i virksomheten

I denne veiledningen forklarer vi hvordan du som medarbeider kan ha forskjellige rettigheter og muligheter i de regnskapene du har adgang til.

Når du logger inn i Xena, kommer du til 'skrivebordet' ditt (se bildet under). Her har du en oversikt over de virksomhetene du har tilgang til. Herfra kan du også opprette nye virksomheter/regnskaper.

VIDEO Opprett en ny virksomhet i Xena

På 'skrivebordet' velger du hvilket firma du vil arbeide i. Du kan ha tilgang til mange firmaer, og du kan have forskjellige roller i dem. I denne veiledningen kommer vi inn på hvor rollen din bestemmes, hvilke muligheter du har som bruker, og hvor man endrer det for det enkelte regnskapet/firmaet.

I eksemplet her, arbeider vi i "U. Kendt AS". Så vi klikker på det regnskapet for å komme videre.

undefined

 

For å se alle de ansatte i virksomheden, går du til menyen "Firma" > "Brukere", og så går du til boksen "Brukere". Hvis du klikker inn på din egen e-postadresse i listen, kommer du inn på deg som partner (eller ansatt) i dette firmaet. 

undefined

 

Nå åpnes den partner-kontoen som representerer deg som medarbeider i virksomheten. I boksen "Oppsett", under fanen "Medarbeider" kan du se flere muligheter. Trykk på den lille blyanten for å redigere. Du kan endre innstillingene dine alt etter hvilke rettigheter du har i firmaet.

  • Avdsenders e-post: Den e-posten som vil stå som avsender når du sender f.eks. en faktura. Se veiledningen om Avsender-e-post.
  • Alias: Se veiledningen Alias.
  • Kladd: Den kladd som er tilknyttet deg som bruker. Hvis man ønsker det, kan hver bruker ha sin egen finans-kassekladd.
  • API-nøkkel: Denne brukes bare til app-integrasjon og vil typisk være på en virtuell bruker, f.eks. en nettbutikk.
  • Finansbokføring: Her bestemmes om denne brukeren kan bokføre i systemet. Kun administratoren kan rette denne.
  • Vis på ordre: Her bestemmer du om du skal vises som ansvarlig på en ordre. Se veiledningen Ordreansvarlig.
  • Vis i finans: Her bestemmes om innboksen din skal vises i bilagsregistreringen.
  • Vis på kalender: Her bestemmes om brukeren din skal vises i firmaets felles Xena-kalender (kommer snart).
  • Xena innboks: Den e-postadressen du skal sende til for å få bilagene dine inn i Xena. Se veiledningen om bilagsregistrering.
  • Standard lager: Hvis du bruker lagerstyring, kan du velge et standardlager.
  • Tema: Her kan du endre fargetema (se video) for regnskapet.

 

undefined

 

Nederst i boksen ser du rollen din. Hvis du trykker her, kan du endre din (eller andre ansattes) rolle i firmaet. Man kan velge mellom regnskapsfører, salgskonsulent, administrator, bankrådgiver og revisor. Dette er kun mulig å endre hvis du er administrator.

undefined

 

Nå skifter vi firma, og velger vårt andre eksempel: "Tester AS". Her har vi en annen rolle. Det er også en annen innboks, en annen avsender-e-post osv.

undefined

 

Vi går igjen til oppsettet for roller. Gå inn under "Firma" > "Brukere", og klikk på din e-postadresse i boksen "Brukere".

undefined

 

Når vi denne gangen ser i boksen "Oppsett", under fanen "Medarbeider", og skifter til redigering (klikk på blyanten), har vi her færre muligheter enn før. Det skyldes at man som regnskapsfører ikke kan endre så mye i sin rolle. Det du ikke selv kan endre her, kan administratoren i firmaet gjøre for deg.

undefined