Når du logger ind i Xena kommer du til "Dit skrivebord" (se billedet herunder). Her har du en oversigt over de virksomheder du har adgang til. Herfra kan du også oprette nye virksomheder/regnskaber.
VIDEO: Opret en ny virksomhed i Xena.
På dit "skrivebord" vælger du hvilken virksomhed du vil arbejde i. Du kan have adgang til mange virksomheder og du kan have forskellige roller i dem. I denne vejledning kommer vi ind på hvor din rolle bestemmes, hvilke muligheder du har som bruger og hvor man ændrer det for det enkelte regnskab/firma.
I eksemplet her, arbejder vi i "U. Kendt AS". Så vi klikker på dét regnskab for at komme videre.
For at se alle ansatte i virksomheden, går vi til menuen Virksomhed > Brugere, og ruller ned til du kommer til boksen "Brugere". Klikker du på din egen e-mailadresse i listen, kommer du ind på dig som partner (eller ansat) i dette firma.
Nu åbnes den partner-konto som repræsenterer dig som medarbejder i virksomheden. I boksen "Opsætning", under fanen "Medarbejder" kan du se flere muligheder. Tryk på den lille blyant for at redigere. Du kan ændre på dine indstillinger alt efter hvilke rettigheder du har i virksomheden.
- Afsender e-mail: Den e-mail der vil stå som afsender når du sender fx en faktura.
- Alias: Dit kaldenavn i regnskabet.
- Kladde: Den kladde som er tilknyttet dig som bruger. Hvis det ønskes kan hver brugere have sin egen finans kassekladde.
- API key: Denne bruges kun til app-integration og vil typisk være på en virtuel bruger som fx en webshop.
- Finansbogføring: Her bestemmes om denne bruger kan bogføre i systemet. Kun administratoren kan rette denne.
- Vis på ordre: Her bestemmer du om du skal vises som ansvarlig på en ordre.
- Vis i finans: Her bestemmes om din indboks skal vises i bilagsregistrering.
- Vis på kalender: Her bestemmes om din bruger skal vises i virksomhedens fælles Xena-kalender (kommer snart).
- Xena-indbakke: Den e-mailadresse du skal sende til for at få dine bilag ind i Xena. Se vejledningen om bilagsregistrering.
- Standardlager: Hvis du bruger lagerstyring kan du vælge et standardlager.
- Tema: Her kan du ændre farvetema for regnskabet.
VIDEO: Skift farvetema i Xena.
Nederst i boksen ser du din rolle. Trykker du her kan du ændre din (eller andre ansattes) rolle i virksomheden. Man kan vælge mellem bogholder, salgskonsulent, administrator, bankrådgiver og revisor. Dette er kun mulig at ændre hvis du er administrator.
Nu skifter vi virksomhed og til vores andet eksempel: "Tester AS". Her har vi en anden rolle. Det er også en anden indboks, en anden afsender e-mail osv.
VIDEO: Skift mellem regnskaber.
Vi går igen til opsætning for roller. Gå ind under Virksomhed > Brugere, og klik på din e-mailadresse i boksen "Brugere".
Når vi denne gang kigger i boksen "Opsætning", under fanen "Medarbejder", og skifter til redigering (klik på blyanten) har vi her færre muligheder end før. Det skyldes at man som bogholder ikke kan ændre så meget i sin rolle. Det du ikke selv kan ændre her, kan administratoren i virksomheden gøre for dig.
