Medarbejder i virksomheden
I denne vejledning forklarer vi hvordan du som medarbejder kan have forskellige rettigheder og muligheder i de regnskaber du har adgang til.
Når du logger ind i Xena kommer du til "Dit skrivebord" (se billedet herunder). Her har du en oversigt over de virksomheder du har adgang til. Herfra kan du også oprette nye virksomheder/regnskaber.
VIDEO: Opret en ny virksomhed i Xena.
På dit "skrivebord" vælger du hvilken virksomhed du vil arbejde i. Du kan have adgang til mange virksomheder og du kan have forskellige roller i dem. I denne vejledning kommer vi ind på hvor din rolle bestemmes, hvilke muligheder du har som bruger og hvor man ændrer det for det enkelte regnskab/firma.
Klik på et regnskab for at åbne det.
For at se alle brugere i regnskabet, går du til menuen Opsætning -> Virksomhed > Brugere. Herfra kan du invitere nye brugere ind i dit regnskab. Hvis du klikker du på din egen e-mailadresse i listen, kommer du ind på dig som partner (eller ansat) i dette firma.
Din partnerkonto repræsenterer dig som medarbejder i virksomheden. I boksen "Opsætning", på fanen "Medarbejder" kan du se flere muligheder. Tryk på den lille blyant for at redigere. Du kan ændre på dine indstillinger alt efter hvilke rettigheder du har i virksomheden.
- Ansættelse stopper: Ved fratrædelse af en medarbejder, indtastes her fratrædelsesdatoen.
- Afsender e-mail: Den e-mail der vil stå som afsender når du sender fx en faktura. Denne kan p.t. kun ændres via supporten.
- Firmatelefon: Indtast evt. dit firmatelefonnummer.
- Alias: Dit kaldenavn i regnskabet.
- Kladde: Den kladde som er tilknyttet dig som bruger. Hvis det ønskes kan hver brugere have sin egen finans kassekladde.
- API key: Denne bruges kun til app-integration og vil typisk være på en virtuel bruger som fx en webshop.
- Finansbogføring: Her bestemmes om denne bruger kan bogføre i systemet. Kun administratoren kan rette denne.
- Vis på ordre: Her bestemmer du om du skal vises som ansvarlig på en ordre.
- Vis i finans: Her bestemmes om din indboks skal vises i bilagsregistrering.
- Vis på kalender: Her bestemmes om din bruger skal vises i virksomhedens fælles Xena-kalender.
- Teams: Anvender du teams i kalenderen, kan du her knytte medarbejderen til et eller flere teams.
- Xena-indbakke: Den e-mailadresse du skal sende til for at få dine bilag ind i Xena. Se vejledningen om bilagsregistrering.
- Standardlager: Hvis du bruger lagerstyring kan du vælge et standardlager.
- Tema: Her kan du ændre farvetema for regnskabet.
VIDEO: Skift farvetema i Xena.
Nederst i boksen ser du din rolle. Trykker du her kan du ændre din (eller andre ansattes) rolle i virksomheden. Man kan vælge mellem bogholder, salgskonsulent, administrator, bankrådgiver og revisor. Dette er kun muligt at ændre hvis du er administrator.
VIDEO: Skift mellem regnskaber.
Skifter du til en anden virksomhed via dit "skrivebord", har du her måske en anden rolle. Det er også en anden indboks, en anden afsender e-mail osv.