Kvitteringer for tidsregistreringer

Med denne funksjonen aktivert, mottar dine ansatte en kvittering for deres digitale tidsregistreringer før de blir godkjent.

 

Oppsett

Første trinn er å aktivere funksjonen i din Xena-regnskap. Dette gjøres via menyen Oppsett > Firma > Firmaoppsett.

Merk av i boksen: 'Kvittering for tidsregistreringer'.

 

 

Når denne innstillingen er valgt, kan du nå også aktivere den for brukerne som skal motta kkvitteringer.

Du ser en oversikt over alle dine brukere i menyen Oppsett > Firma > Brukere. Klikk på brukeren for å åpne den tilhørende partneren. I boksen 'Oppsett' velger du fanen 'Medarbeider'.

Merk av i boksen: 'Kvittering for tidsregistreringer'.

 

 

Regler for kvitteringer

I følgende oversikt over arbeidsflyter brukes følgende roller som eksempel:

• Ansatt = Bruker som oppretter sin egen tidsregistrering (kan være via EG Go)
• Godkjenner = Bruker som godkjenner ansattes tidsregistreringer

 

Når funksjonen er aktivert, gjelder følgende regler:

Eksisterende tidsregistreringer på den ansatte (i det øyeblikket oppsettet gjøres) kvitteres ikke.

Hvis den ansatte selv endrer ett av følgende felt på en eksisterende tidsregistrering, endres statusen på registreringen automatisk til ikke kvittert:

• Dato
• Aktivitetstype
• Antall

KUN kvitterte registreringer kan endres og/eller godkjennes av godkjenneren. Hvis godkjenneren endrer en registrering, sendes det IKKE ny kvittering til den ansatte, da det kun er den ansattes rapporterte timer som skal sendes i en kvittering (ikke de godkjente timene).

Nye registreringer som den ansatte selv oppretter, settes helt automatisk som ikke kvitterte.

Nye registreringer for den ansatte, opprettet av godkjenneren, kvitteres aldri.

 

Send kvittering

På alle skjermbilder der tidsregistreringer kan redigeres/godkjennes, vil du se en ny knapp som heter: 'Send kvittering til viste'. Dette gjelder:

• I kladden 'Kostnadsregistrering
• I Tid > Tidstemplinger
• På ordre, på fanen 'Kostnadsregistrering'

En registrering kan som nevnt tidligere ikke redigeres eller godkjennes hvis den ikke er kvittert. Hvis du kun ønsker å sende kvittering for en del av ikke-kvitterte tidsregistreringer, må du opprette et filter slik at du kun ser registreringene som skal kvitteres her og nå.

Når du trykker på knappen 'Send kvittering til viste', blir det automatisk sendt en kvittering til de aktuelle ansatte. Kvitteringen sendes til e-postadressen som brukeren er opprettet med i Xena.

Hvis knappen 'Send kvittering til viste' er inaktiv, betyr det at de tidsregistreringene som for øyeblikket vises på skjermen allerede er kvittert.

 

 

Forklaring til kvitteringen

Når en kvittering er sendt til en ansatt, lagres den samtidig automatisk på den ansattes tilknyttede partner. Du finner dem på fanen Dokumenter. Kvitteringene nummereres per ansatt, slik at det er lett for den ansatte å se at alle kvitteringer er mottatt.

 

 

På kvitteringen vises en linje-ID. Dette IDet er en unik løpenummer som alle registreringer får tildelt. Hvis det samme linje-IDet finnes på en tidligere kvittering, betyr det at denne tidsregistreringen faktisk er en tidligere registrering som den ansatte senere har endret.

Her vises et utdrag av en kvittering:

---

---