Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Lagerstyring

Med appen EG Xena Lagerstyring får du enkel, men samtidig komplett lagerstyring.

Appen kan installeres via Xena App Store, og denne veiledningen tar utgangspunkt i at den allerede er installert.

Lagerstyring burde vĂŠre enkelt – du kjĂžper fem bananer og selger to, da har du tre igjen. Men alle som har jobbet med lagerstyring vet at det ikke er fullt sĂ„ enkelt.
Lagerstyring er faktisk ganske komplekst og krever systematisk arbeid og god forstÄelse av funksjonene i systemet.

1. Kom i gang med lagerstyring

Lagerstyring kan aktiveres direkte pÄ den enkelte varen. Du kan ogsÄ pÄ varegruppenivÄ bestemme at varer som opprettes i gruppen, automatisk skal ha lagerstyring aktivert eller deaktivert.

Varegruppen er svĂŠrt viktig – den bestemmer hvordan salg fordeles mellom omsetning og vareforbruk, og hvilken konto lagerbeholdningen fĂžres pĂ„. NĂ„r det fĂžrst er bokfĂžrt kjĂžp eller salg pĂ„ en vare, kan varegruppen ikke endres.
âžĄïž Les om varegrupper i Xena

Aktiver lagerstyring pÄ en vare via fanen Lagerstyring.

Aktiver lagerstyring pÄ en vare i Xena

NÄr lagerstyring er aktivert, vises flere felt pÄ fanen:

  • NĂ„vĂŠrende gjennomsnittspris – systemberegnet verdi per enhet
  • Lagerbeholdning, min. – minimumsbeholdning fĂžr ny bestilling
  • Lagerbeholdning, maks. – Ăžnsket antall som skal bestilles opp til
  • Standardlokasjon – foreslĂ„tt lokasjon ved kjĂžp/salg
  • LeverandĂžr – foretrukket leverandĂžr av varen

Vare med lagerstyring aktiveret i Xena

2. BokfĂžring av primobeholdning

NÄr du starter med lagerstyring i Xena, har du sannsynligvis allerede varer pÄ lager. Disse primobeholdningene registreres i samme bilde som de finansielle primoposteringene.

Slik gjĂžr du det:

  1. GĂ„ til Finans > Åpningstall
  2. Trykk pÄ ditt fÞrste regnskapsÄr
  3. Under fanen Varer legger du inn primobeholdningene linje for linje – som minimum varenummer, antall og gjennomsnittlig verdi per stk.
  4. Du kan ogsÄ importere primobeholdninger via CSV-fil i to trinn:
    • Importer fĂžrst varene til varekartoteket
    • Importer deretter antall og verdi per vare

⚠ Merk: Importer kun varer som skal ha lagerstyring. Varer som ikke skal lagerstyres, mĂ„ ikke inngĂ„ i importen – heller ikke med 0,00 i antall.

Den samlede lagerverdien motposteres automatisk pÄ egenkapitalen.

Note: UnngÄ Ä redigere primoposteringene etter at de er opprettet, da dette pÄvirker bÄde finansbalansen og varens gjennomsnittspris.

Indtast eller importer primoposter pÄ varer i Xena

3. Legg til lagerbeholdning via innkjĂžpsordre

Den vanlige mÄten Ä legge til lagerbeholdning pÄ, er via innkjÞpsordre. NÄr du bokfÞrer fakturaen fra leverandÞren, Þker lagerbeholdningen automatisk.

Ved opprettelse av en bestilling registreres varene som pÄ vei. Dette vises under fanen Lager pÄ varen som Bekreftede ordrer > KjÞp. Disse antallene tas med i funksjonen Gjenbestilling og vises ogsÄ pÄ salgsordrer.

NĂ„r du mottar varene:

  1. Opprett en levering pÄ innkjÞpsordren (eventuelt dellevering)
  2. NĂ„r leveringen er bokfĂžrt, kan du endre status til Mottatt
  3. BokfÞr fakturaen nÄr du mottar den fra leverandÞren

⚠ Mange velger Ă„ bokfĂžre leveringen samtidig med fakturaen, og dette anbefales som hovedregel.

Dersom fakturaen kun dekker en del av bestillingen, kan du delfakturere eller bruke funksjonen Splitt og flett ordre, slik at fakturaen stemmer med mottatte varer.
âžĄïž Se veiledning om dellevering og delfakturering
âžĄïž Les hvordan du bruker Splitt og flett-funksjonen

En lagervare i Xena med en bekrĂŠftet kĂžbsordre

4. Flytt faktura fra bilagsregistrering til innkjĂžpsordre

Dersom fakturaen er mottatt via bilagsregistreringen, men det finnes en innkjĂžpsordre, kan du flytte fakturaen slik at den ligger korrekt:

  1. Velg Flytt i bilagsregistreringen ved fakturaen
  2. Velg type Ordre
  3. Velg riktig innkjĂžpsordre
  4. Trykk Opprett
  5. Kontroller at fakturaen vises under fanen Dokumenter pÄ ordren
  6. Slett deretter bilaget fra bilagsregistreringen for Ä unngÄ dobbelt bokfÞring

⚠ Husk: FĂžr fakturaen bokfĂžres, mĂ„ du kontrollere at priser og antall stemmer med ordren, og at leverandĂžrens fakturadato, nummer og betalingsID er lagt inn.

Flyt dokument til en kĂžbsordre

5. Gjenbestilling

Funksjonen Gjenbestilling (Lager > Gjenbestilling) foreslÄr varer som bÞr bestilles. Funksjonen tar hensyn til bÄde reserverte varer og varer som er pÄ vei. Systemet foreslÄr automatisk varer basert pÄ:

  • Min./maks.-lagerinnstillinger
  • Salgsordrer med manglende lagerbeholdning

Du kan endre foreslÄtt antall og leverandÞr fÞr du trykker Legg til valgte varer i kladde. Deretter kan du velge Ä opprette en ny innkjÞpsordre eller legge linjene til en eksisterende ordre.

Genbestilling af varer i Xena

6. Lokasjoner og varianter

FĂžr du starter med lagerstyring, anbefales det Ă„ opprette lokasjoner (fysiske lagerplasser). Lagerstyring krever orden – uten orden pĂ„ det fysiske lageret, blir det heller ingen orden i Xena.

Du kan alltid flytte lagerbeholdninger mellom lokasjoner og varianter uten at det pÄvirker lagerverdien.

  1. GĂ„ til varen > fanen Lager
  2. Trykk pÄ menyen (de tre prikkene) ved beholdningslinjen
  3. Velg Spesifiser variant/lokasjon

âžĄïž Se veiledningen Lokasjoner

9. Ytterligere hjelp

Nedenfor finner du lenker til flere veiledninger som er nyttige nÄr du har kommet i gang med lagerstyring:
âžĄïž Les om funksjonen Lageropptelling
âžĄïž Les mer om lager og gjennomsnittspriser
âžĄïž Les mer om lagerverdi og lagerbeholdning

Oppdatert