Lagerstyring

Med appen EG Xena Lagerstyring får du enkel, men likevel komplett lagerstyring

 

Lagerstyring burde være enkelt. Man kjøper fem bananer og selger to. Da har man tre igjen. Men alle som har jobbet med lagerstyring vet at det ikke er så enkelt. Lagerstyring er faktisk ganske komplisert, så det krever at man jobber med systemet nøye og kjenner til alle funksjoner rundt lagerstyring.

Kom i gang med lagerstyring

Lagerstyring kan aktiveres direkte via den enkelte varen. Du kan også på en varegruppe bestemme at for varer som opprettes i gruppen, skal lagerstyring automatisk aktiveres/deaktiveres.

Når du har opprettet en ny vare, aktiverer du lagerstyring på fanen 'Lagerstyring' på varen.

 

 

Når lagerstyring er aktivert, vises ekstra felt. Disse gjelder kun lagerstyring:

• Nåværende gjennomsnittspris: Aktuell systemberegnet verdi pr. antall
• Lagerbeholdning, min.: Antall definert som minimum, før det skal bestilles nytt
• Lagerbeholdning, maks: Antall som ønskes bestilt opp til når varen når minimum lagerbeholdning
• Standardlokasjon: Velg lokasjon som skal foreslås ved innkjøp/salg av varen
• Leverandør: Den leverandøren du normalt kjøper varen fra 

 

 

2. Viktige ting å ha på plass før lagerstyring tas i bruk

Varens varegruppe er veldig viktig. Varegruppen bestemmer hvordan salg blir fordelt under omsetning/vareforbruk og hvilken konto lagerbeholdning skal føres på. Varegruppe kan ikke endres på varen når det først er salg eller kjøp på varen.

Før du begynner, kan du også opprette lokasjoner (fysiske lagerplasseringer). Lager har mye med orden å gjøre. Hvis ikke det er orden på ditt fysiske lager, vil det heller ikke være orden på lagerstyringen i Xena!

 

3. Bokføring av startbeholdning

Når du starter med lagerstyring i Xena, har du sikkert allerede noen deler liggende på ditt fysiske lager. Disse skal bokføres inn sammen med åpningsbalansen (primoposteringer). Det høres komplisert ut, men det er det ikke. Det er bare en liste over de varene du har på lager den dagen du starter i Xena, inkludert verdien av disse.

1. I menyen velger du Finans > Primoposteringer
2. Trykk på ditt første regnskapsår for å åpne det
3. På fanen 'Varer' fyller du inn varene med varenummer, antall og gjennomsnittlig verdi per stk

Du kan også importere primobeholdningene via en CSV-fil. Importen må gjøres i 2 trinn:

1. Først importerer du varene til varekatalogen (altså hvis de ikke er opprettet på forhånd)
2. Deretter importeres selve antall og verdi per vare.

 

OBS: Det er viktig at du KUN importerer antall og verdi på varer som skal opprettes med lagerstyring. Finnes det varer i filen din som du IKKE vil kjøre lagerstyring på, må disse ikke importeres - heller ikke selv om antallet er 0,00

 

Primoposteringer på varer kan godt fylles inn/importeres før revisoren din er klar med en komplett åpningsbalanse, siden den totale verdien for lageret bare motposteres på egenkapitalen. Primoposteringene på varene er ikke låst og kan eventuelt redigeres senere.

Det anbefales imidlertid å redigere så lite som mulig i primoposteringene når de først er opprettet, da alle endringer du gjør vil påvirke finansbalansen din og gjennomsnittsprisen på varen!

 

 

4. Varer på lager via innkjøpsordre

Den normale måten å legge til varer på lager ved kjøp er å opprette en innkjøpsordre. Her skrives lagerbeholdningen din opp samtidig som fakturaen fra leverandøren bokføres. Du kommer til å skyldne leverandøren penger, og det legges til varer på lageret ditt.

Når du oppretter en bestilling på innkjøpsordren, blir det registrert at varer er på vei inn på lager (bekreftede ordrer - kjøp). Dette påvirker Genbestillingsfunksjonen, og du vil på salgsordren din kunne se at varer er på vei inn på lageret. Ved bestilling kan du med fordel velge ordrestatus = Bestilt.

Når du mottar varene, kan du opprette en levering på innkjøpsordren. Hvis ikke alle bestilte varer ankommer samtidig, kan det gjøres en dellevering. Ved levering kan du med fordel velge ordrestatus = Mottatt. Mange velger å vente med å bokføre leveringen samtidig som kjøpsfakturaen bokføres. Det er også det vi anbefaler som en generell regel.

Når du mottar fakturaen fra leverandøren din, må det opprettes en faktura på innkjøpsordren - og samtidig med fakturaen bokfører du også leveringen. Det er mulig at denne fakturaen enten bare gjelder en del av bestillingen, eller at det er en faktura som omfatter flere bestillinger. For å få den fakturaen du mottar til å passe med bestillingene dine, har du 2 muligheter:

• Delfakturere innkjøpsordren: Ved delvis fakturering velger du ordrestatus = Mottatt, så det er tydelig for deg at du fortsatt mangler faktura på en del av bestillingen.
• Bruk funksjonen 'Del og flett ordre': Med denne funksjonen kan du dee og slå sammen alle bestillingene dine hos den aktuelle leverandøren, slik at det passer med den mottatte fakturaen. Dermed har du alltid oversikt over hva som fortsatt er i bestilling og hva som er mottatt.

 

 

5. Flytt dokument fra bilagsregistrering til innkjøpsordre

Hvis fakturaen mottas i bilagsregistreringen, og du allerede har opprettet en innkjøpsordre for fakturaen, kan du enkelt flytte fakturaen over til innkjøpsordren slik at du har lagret fakturaen på riktig sted.

1. Velg 'Flytt' i menyen for dokumentet i bilagsregistreringen
2. I dialogboksen velger du 'Ordre
3. ' Velg den ordren fakturaen gjelder for
4. Trykk 'Opprett' for å lagre

Når du har sjekket at dokumentet nå ligger på innkjøpsordren (fanen 'Dokumenter'), kan du slette det fra bilagsregistreringen, slik at fakturaen ikke bokføres dobbelt. Dette gjør du ved å velge 'Slett' i menyen for dokumentet.

HUSK: Før fakturaen bokføres via ordren, sjekk at prisene og antallene fra fakturaen stemmer med innkjøpsordren, og husk å få oppgitt leverandørens fakturadato, fakturanummer og evt. betalingsID.

 

 

6. Genbestilling

En genbestilling er et forslag til hvilke varer du mangler å bestille. Funksjonen finnes via menyen Lager > Genbestilling. Varer hentes automatisk inn til genbestilling ut fra 2 kriterier:

• Har du satt min. og maks. på varen (se tidligere i denne artikkelen), vil systemet foreslå genbestilling opp til maks antall
• Hvis det opprettes en salgsordrebekreftelse på varer som ikke er på lager

Det tas hensyn til reserverte varer, og til varer som har ankommet (selv om det ikke er bokført faktura for disse).

Gå gjennom forslagene:

1. For hver vare kan du overstyre antall som ønskes bestilt, samt hos hvilken leverandør de skal bestilles
2. Når du trykker på 'Legg til valgte varer i kladden', dannes et samlet forslag til bestilling pr. leverandør
3. For hvert forslag kan du nå via menyen (de 3 strekene) opprette ny innkjøpsordre eller legge til forslagene i en eksisterende ordre

På de opprettede innkjøpsordrene kan du opprette bestilling og bokføre levering og faktura som vanlig.

Hvis du sletter et forslag, vil de involverte varene bli foreslått til genbestilling igjen neste gang.

 

 

7. Lokasjoner og varianter

Du kan manuelt fordele beholdningen av en vare på dine lokasjoner/varianter. Her skjer ingen verdensmessige endringer. Antall flyttes bare fra én lokasjon/variant til en annen.

I boksen detaljer nederst på varen velger du fanen 'Lager'

Trykk på menyen (de 3 strekene) ved siden av beholdningslinjen

Velg 'Spesifiser variant/lokasjon'

Hvis selve lagerantallet skal reguleres opp eller ned, krever dette en regulering via lageropptellingskladden (se nedenfor).

 

 

8. Lageropptelling

For å regulere lagerbeholdningen brukes lageropptellingskladden. Her bokføres tilgang eller avgang av varen, samt en regulering av lagerverdien pr. stk. Det vil si at alt du bokfører via lageropptellingen, påvirker regnskapet ditt.

OBS! En lageropptelling legger aldri til ny verdi på lageret. Hvis det er behov for å legge til nye varer på lager med verdi, MÅ varen bokføres på lager via primopostering eller via innkjøpsordre. Se tidligere avsnitt i denne veiledningen!

OBS! Opptelling av et lager kan ikke gjøres tilbake i tid. (Det er jo ikke fysisk mulig å telle noe 'i går'!) Pass på at kladdene dine er 'ferske' og bokfør dem jevnlig. Det er bedre å dele opp opptellingen i små biter enn å måtte telle tusenvis av varer på en gang!

 

Kort sagt fungerer opptellingskladden slik:

1. Velg Lager > Lageropptelling > Varetellingsoversikt
2. Trykk på 'Opprett varetelling'
3. Opprett kriterier. Det kan være 'Alle' eller 'Alle som ikke tidligere er telt' eller en bestemt lokasjon varegruppe
4. Det opprettes en kladd der du taster inn det antallet som ER på lager
5. Tast øverst inn datoen for når lageropptellingen skal bokføres
6. Bokfør kladden via menyen (de 3 prikkene)

 

 

Under Lager > Lageropptelling > Varetellingsoversikt finner du en oversikt over de kladder som er opprettet, men ennå ikke bokført. Det er fullt mulig at flere teller varelager samtidig; for eksempel kan hver medarbeider ha sin egen kladde.

Når du har dannet en lageropptellingskladde, kan du velge å laste ned listen til en CSV-fil. Du åpner filen via Excel, og nå har du en fil du kan ta med deg og fylle ut kolonnen 'Antall talt'.

Det er viktig at du IKKE redigerer i kolonneoverskrifter eller annet, da filen da ikke vil kunne lastes opp igjen. Du skal ganske enkelt skrive inn antallet talt, lagre filen på nytt og deretter via den opprinnelige opptellingskladden velge punktet 'Importer CSV'.

 

Her er en link til ytterligere veiledninger som du kanskje kan dra nytte av når du først har kommet godt i gang med lagerstyring:

LES MER: Lager og gjennomsnittspriser

LES MER: Lagerverdi og lagerbeholdnin

---

---