Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Import av varer

Det er mulig å importere varer, priser og EAN-numre til varelageret ditt.

Hvis du har en grossist du ønsker å opprette varer fra for bruk i Xena, kan du velge å laste disse inn selv ved hjelp av denne veiledningen.

 

Import av varer/priser

Du kan importere varer på flere steder i Xena. Hvilken funksjon som passer best for deg, avhenger helt av hva som er nødvendig. Import av varer kan deles inn i følgende hovedemner:

  • Import av varer til Arkiv
  • Import av varer direkte til lager i Xena, samt import av EAN-numre (Behandles i denne veiledningen)
  • Import av lagerverdi og antall i forbindelse med lagerstyring
  • Import av partner varenumre til dine egne varenumre (Varekobling)

 

Forberedelse til import

Før du starter import av varer, er det noen regler/gode råd for filimporten:

  1. Det må ikke være duplikater i varenummeret i filen som lastes inn
  2. Filen må som minimum inneholde varenummer og beskrivelse
  3. Hvis du ikke velger en generell varegruppe ved import, må filen også inneholde varegruppe per vare
  4. Sjekk gjerne filen i Excel for å se om alle feltene er som de skal være. Vær oppmerksom på at Excel gjerne vil formatere lange 'tall' til formler. Dette kan unngås ved å formatere disse feltene til 'Spesiell' og velge 'Postnummer'
  5. Unngå at disse tegnene er inkludert i dataene: / < >

Prøv med en fil med kun 10-20 varer før du starter importen av tusenvis av varer.

 

Import

For å starte importen av varer, velger du menyen Oppsett> Import/Eksport data > Vareimport.

  1. Trykk på 'Velg filer' og pek ut CSV-filen som inneholder varedataene du vil laste inn
  2. Øverst velges riktige innstillinger, avhengig av hvilke data som finnes i den valgte filen. For eksempel kan du markere 'Første linje er overskrifter' hvis den valgte CSV-filen inneholder overskrift til kolonnene
  3. Nederst matches kolonnene fra filen med kolonnene i Xena, slik at dataene lastes inn i riktige felt. Nederst vises et eksempel basert på valgte innstillinger. Vær OBS på at de danske tegnene æøå formateres korrekt. Hvis ikke, kan du prøve å endre 'Koding' i innstillingene øverst

Når eksempeldataene ser riktige ut, trykker du på knappen 'Import'.

Hvis alle innstillingene er riktige, og filen er som forventet, starter innlastingen.

Billedet viser indstillinger for import af varer i Xena

 

 

Slett importerte varer i grupper

Hvis du har importert varene feil, kan du slette ALLE varene i en bestemt varegruppe med ett klikk.

  1. Åpne menyen Oppsett > Vareoppsett, velg fanen 'Varegrupper'
  2. Trykk på varegruppen du har importert varene i
  3. I boksen 'Detaljer' velger du fanen 'Varer'
  4. For å slette ALLE varene i grupper, trykker du på knappen 'Slett varer'

Alle varer uten bevegelse slettes, og du kan deretter importere varene på nytt.

Hvis du også vil slette varegruppen, trykker du på menyen for selve varegruppen (de 3 prikkene øverst til høyre) og velger punktet 'Slett'.

 

Eksport av varer/priser til CSV-fil

Hvis du allerede har opprettet varer i varelageret ditt, og du ønsker å eksportere disse for å justere prisene, kan du eksportere varene på denne måten:

  1. Åpne menyen Salg/Kjøp > Vare > Vareoversikt
  2. Skriv inn eventuelle filtre øverst, hvis du for eksempel bare vil eksportere varer i en bestemt varegruppe
  3. Trykk på knappen 'Last ned CSV' nederst

Filen lastes nå ned. Det er viktig at du følger denne veiledningen om hvordan varene deretter åpnes i Excel.

 

Når filen er åpnet i Excel, kan du bruke den til for eksempel å beregne nye salgspriser for import til Xena:

  1. Rad 2, som er overskriftene fra Xena, kan flyttes opp som rad 1
  2. Lag en ekstra kolonne for beregning av nye priser
  3. For å kunne importere varene tilbake i Xena, må du lagre filen som CSV
  4. Du får en advarsel om at bare det aktive arket blir lagret i filen. Trykk 'OK' til dette.

 

 

Importer EAN-numre (strekkoder)

Et EAN-nummer er bare et ekstra varenummer knyttet til en bestemt vare. Filen du importerer, må som minimum inneholde 2 kolonner: Varenummer og EAN-nummer (strekkningsnummer)

I filen må det ikke være duplikater av EAN-nummer, men en vare kan godt ha flere EAN-numre. Det kan også være EAN-numre med ulikt antall varer. For eksempel et EAN-nummer for en brusboks, og et annet EAN-nummer for samme vare for en eske med 24 brusbokser.

For å importere EAN-numre til varene dine, velger du menyen Oppsett > Import/Eksport data > EAN-nummer import.

  1. Trykk på 'Velg filer' og pek ut CSV-filen som inneholder varenummer og EAN-nummer
  2. Øverst velges riktige innstillinger, avhengig av hvilke data som finnes i den valgte filen. For eksempel kan du markere 'Første linje er overskrifter' hvis den valgte CSV-filen inneholder overskrift til kolonnene
  3. Nederst matches kolonnene fra filen med kolonnene i Xena, slik at dataene lastes inn i riktige felt. Nederst vises et eksempel basert på valgte innstillinger

Når eksempeldataene ser riktige ut, trykker du på knappen 'Import'.

Se også Scan dine varer for å lese mer om hvordan du bruker varer med EAN-numre

Oppdatert