Bilagsregistrering

All bokføring tar utgangspunkt i bilag. Xena gjør det enkelt å håndtere bilag ved å lagre dem og foreslå nødvendig informasjon.

Innboksen

Bilagsregistrering starter i Innboksen, hvor du finner alle bilag som ennå ikke er bokført. Dette kan for eksempel være:

• PDF-fakturaer som du har lastet opp eller mottatt via e-post
• Elektroniske fakturafiler fra Sproom eller direkte fra leverandøren
• Kvitteringer du har mottatt via appen EG Xena Bilag

I bilagsregistrering finnes det spesielle hurtigtaster som du med fordel kan bruke for å navigere i bilaget. Se en oversikt over alle hurtigtaster her: Hurtigtaster.

Bokfør, del eller sett op godkjenningsregler

Du kan bokføre bilag dersom du har de nødvendige bokføringsrettighetene. Alternativt kan du fylle ut så mange opplysninger som mulig og deretter flytte bilaget til en annen bruker.

Godkjenningsregler kan settes opp slik at bilag automatisk overføres til en annen brukers Innboks hvis du ikke har rettigheter til å godkjenne hele eller deler av bilaget.

Når et bilag bokføres via bilagsregistrering, tildeles bilagsnummeret basert på den valgte kladden til brukeren som bokfører. Kladdene opprettes via menyen Oppsett > Finansoppsett > Kladd.

Bilag er delt inn i fire seksjoner

1: Opplysninger om bilaget

Denne seksjonen heter Beskrivelse, og her finner du alle grunnleggende opplysninger om bilaget. En del av informasjonen registreres automatisk av Xena, ettersom alle bilag blir automatisk lest når de mottas i Innboksen.

Den øverste teksten i denne seksjonen foreslås automatisk på de etterfølgende konteringslinjene. Det er derfor en god idé å skrive en fyldestgjørende beskrivelse av bilaget. Teksten lagres også på dokumentet, slik at du senere kan søke etter det. Se eventuelt Dokumentstyring.

Hvis leverandøren ikke er opprettet, kan den opprettes direkte ved å trykke på "+"-symbolet i feltet Partner. Selv for kontantbilag, som for eksempel fra et bakeri, anbefales det å opprette leverandøren for enklere å finne dokumentet senere.

Det er viktig å registrere leverandørens organisasjonsnummer, slik at Xena kan gjenkjenne leverandøren på bilagene. Vær oppmerksom på følgende:

• Sørg for at du ikke har samme org.nummer registrert på flere leverandører.
• Før du deaktiverer en leverandør, må du først slette org.nummeret fra leverandøren.

Hvis du senere ønsker å overføre en fakturabetaling til banken din, MÅ du velge en leverandør. Etter valg av leverandør vil feltene Lev. fakturanr., Betalingsdato og BetalingsID også vises.

2: Registrering av ordrekostnader

I seksjonen Ordrekostnader legger du til utgiftslinjer på en salgsordre. Denne seksjonen vises bare hvis det er opprettet minst ett prosjekt i ditt regnskap. Her velger du oppgave, kostnadstype, tekst m.m. Beløpet oppgis ekskl. mva i de relevante feltene.

Oppgavene som vises i listen, avhenger av deres status og om de er satt opp til å vises i bokføringen. Les mer om oppgavestatus her.

Bruk knappene Rediger alle og Tøm liste for å endre eller fjerne bilagets ordrekostnader samlet.

Lær mer om bilagsregistrering til salgsordrer, oppsett av fast godkjenner, kostnadstyper og beregning av salgspriser her: Bilagsregistrering for salgsordre.

3: Finanskontering (inkl. betaling)

I seksjonen Kontering fastsettes hvordan bilaget bokføres i ditt finansregnskap. Velg eller opprett en finanskonto, legg eventuelt til en beskrivelse, og skriv inn beløpet inkl. mva.

Hvis det er valgt en leverandør på bilaget, og du normalt bokfører fakturaer fra denne leverandøren på samme finanskonto, kan du merke av feltet: Lagre bokføringsdetaljer på partneren til neste gang.

Hvis fakturaen allerede er betalt, klikker du på beløpsfeltet ved siden av kontoen betalingen er trukket fra. Det totale bilagsbeløpet settes inn automatisk. Ved delbetaling kan du justere beløpet, og restbeløpet vil etter bokføring automatisk stå som skyldig hos leverandøren.

Har du angitt en betalingsdato øverst i seksjonen Beskrivelse, brukes denne som bokføringsdato for betalingskontoen. Hvis ikke, brukes bilagsdatoen.

Hvis fakturaen er mottatt i en fremmed valuta, kan det være forskjell mellom avsenderens kurs og den gjeldende kursen i ditt regnskap. For å utligne en valutadifferanse må du:

1. Skriv inn det betalte beløpet ved siden av den relevante betalingskontoen.
2. Klikk på Juster valutakurs.
3. Systemet justerer nå fakturabeløpet automatisk i henhold til det betalte beløpet.

4: Resultat og bokføring

Seksjonen Resultat vises nederst på bilaget og gir en oversikt over bokføringsresultater samt eventuelle advarsler eller feil.

• Feil vises i rødt. Bilag med feil kan ikke bokføres.
• Advarsler vises i gult. Bilag med advarsler kan bokføres.

Hvis det er en differanse på opptil 0,49 øre, regnes dette automatisk som en avrunding og bokføres på kontoen Systemdifferanse.

Klikk på Bokfør eller bruk bokføringsikonet øverst for å bokføre de delene av bilaget du har rettigheter til. Hvis bilaget inneholder elementer som krever godkjenning fra en annen bruker, sendes det automatisk til vedkommendes Innboks for endelig godkjenning.

---

---