Varegrupper

Varegrupper er meget vigtige i Xena. Det er på varegrupper du bestemmer momskode per land du sælger til og bogfører både dit køb og salg.

 

Når du opretter en varegruppe, bliver den direkte synlig i din kontoplan. I din kontoplan og balanceudskriften for hovedgrupperne 'Nettoomsætning' og 'Vareforbrug' er det udelukkende varegrupper, der præsenteres.

På denne måde håndterer Xena automatisk og logisk alle bogføringer i forbindelse med lager, såsom lagerværdi, vareforbrug og omsætning, og samtidig giver varegruppen en samlet statistik for køb og salg.

Derudover giver appen Lagerstyring mulighed for bogføring af lagerværdi m.m. på kontiene Varelager, Varemodtagelse og Varelager, ubetalt. Du kan finde appen Lagerstyring i Xena App Store.

 

Opret varegruppe

Start med at tænke over, hvad du ønsker at sælge, og dermed hvilke varegrupper du bør oprette. Selvfølgelig kan varegrupper oprettes efter behov, men vi anbefaler, at du begynder med at oprette de varegrupper, du ved, du får brug for. Dette gør det nemmere at oprette varer og holde styr på salget.

1. Vælg menuen Opsætning > Vareopsætning, vælg fanen 'Varegrupper'
2. Tryk på knappen 'Opret'
3. I den viste dialogboks kan du i første omgang blot angive et navn til gruppen. De øvrige oplysninger kan tilføjes senere

 

Navngivning af varegrupper

Når du navngiver varegrupper, skal du huske, at de bruges både ved køb og salg. Undgå f.eks. at navngive en gruppe som 'Cykler salg,' da det kan blive forvirrende, hvis der også bogføres køb i den gruppe. I stedet kan du blot kalde gruppen 'Cykler.'

Typiske varegrupper kan være:

• Ydelser
• Varer
• Fragt
• Momsfrit

Der er ingen grund til at oprette specifikke varegrupper for import og eksport, da momskoder og type af køb/salg automatisk bestemmes baseret på det valgte land for din partner. Se også momsfrit salg.

 

 

Opsætning af varegrupper

I Xena indtaster du kontonumre til køb, salg og lager direkte på varegrupperne. Her vælger du også momskoder, for hvert land du handler med.

 

Fanen 'Detaljer'

Xena ved, hvordan der skal bogføres, der kræves ingen opsætning af kontonumre eller momskoder i det øjeblik du opretter varegruppen. Kontonumre kan tildeles senere, også efter du er begyndt at bogføre køb/salg på varegruppen.

Du kan f.eks. med fordel indtaste kontonumrene senere via finansrapporten Balance. Her ser du nemlig tydeligt hvilke konti du har bogført på, og som mangler et kontonummer.

 

Fanen 'Momsopsætning'

På denne fane vælger du de momskoder, der skal bruges for hver varegruppe ved handel med partnere i dit eget land eller i udlandet.

Du kan redigere standardopsætningen for hvert land via menuen (de tre prikker) ved siden af landet. Du kan også nulstille din egen opsætning og vende tilbage til standardopsætningen via menuen.

 

Fanen 'Lagerstyring'

Hvis du vælger 'Varer skal have aktiveret lagerstyring som standard,' betyder det, at ALLE nye varer, du opretter i denne gruppe, automatisk vil have lagerstyring aktiveret. Læs mere om for generel deaktivering af lagerstyring på en varegruppe her.

 

 

Ændre varegruppe på en vare

Da varegrupper er en kompleks del af Xena, er det ikke muligt at ændre varegruppen for en vare, når der allerede er bogført salg eller køb på den. Dette er gjort for at undgå forvirring og problemer med historik og bogføring.

Derfor er det afgørende at vælge den rigtige varegruppe for varer, inden du begynder at købe og sælge dem. Du har dog mulighed for at flette to varegrupper. Med denne funktion kan du flytte alle varer og bevægelser fra én gruppe til en anden.

 

 

Varegrupper og statistik

Når du har oprettet varegrupper, vil de blive synlige direkte i din kontoplan, både under Nettoomsætning og Vareforbrug, samt under diverse lagerbogføringsgrupper. Hver varegruppe har også sin egen indbyggede "kontoplan", der giver dig hurtigt overblik over nøgletal for hver enkelt varegruppe.

 

Eksempel

Lad os sige at du sælger cykler i din virksomhed. Du opretter så selvfølgelig en varegruppe til 'Cykler', og i denne varegruppe opretter du alle dine cykler som varer. Når du sælger en cykel, registreres det som omsætning i varegruppen.

Når du bogfører køb af cykler, skal du også bogføre det på varegruppe 'Cykler'. Du kan bogføre køb på varegruppen enten via kassekladden, bilagsregistrering eller via en indkøbsordre. Alle typer køb bogføres på vareforbrug

Anvender du lagerstyring, vil køb af cykler dog i stedet blive bogført på lagerkontoen i varegruppen 'Cykler'. Når du senere sælger en cykel, vil både vareforbrug og omsætning blive bogført på dette tidspunkt.

 

Statistikker

På hver varegruppe kan du løbende følge nøgletal i boksen 'Statistik'. På fanen 'Omsætning' vises en søjle for hvert måned med salg og vareforbrug. Derudover vises en linje med akkumuleret dækningsgrad.

 

På fanen 'Dækning' kan du følge din omsætning, vareforbrug, dækningsbidrag og dækningsgrad opdelt efter måned.

 

 

Varegrupper og posteringer

Nederst på varegruppen kan du se detaljer om de bogføringer, der er registreret på varegruppen.

 

Finanskonto specifikationer

Her finder du en "minikontoplan" med alle de konti, der er tilknyttet varegruppen. Hvis du f.eks. har brug for at afstemme dit lager, kan du let se, om der er en saldo på lagerkontoen 'Varelager, ubetalt'.

Læs mere: Lagerværdi og lagerbeholdning

 

Posteringer

Her kan du se de bogføringer, der er registreret på varegruppen i den valgte periode. Øverst kan du filtrere efter en bestemt finansgruppe, så du f.eks. kun ser bogført vareforbrug.

---

---