Varegrupper

Varegrupper er en central del af Xena. Det er her, du bestemmer momskode per land, og hvor køb og salg bogføres.

Når du opretter en varegruppe, bliver den automatisk synlig i kontoplanen. På kontoplanen og i balanceudskrifter for hovedgrupperne Nettoomsætning og Vareforbrug vises der derfor kun varegrupper – du opretter ikke finanskonti direkte under disse hovedgrupper.

Når du køber eller sælger varer, bogføres det således også direkte på varegruppen. På den måde håndterer Xena helt  automatisk alle bogføringer i forbindelse med lager, og samtidig giver varegruppen dig et samlet overblik og statistik over køb og salg.

Hvis du bruger appen Lagerstyring, kan du også bogføre lagerværdi på konti som Varelager, Varemodtagelse og Varelager, ubetalt. Appen findes i Xena App Store.

Opret varegruppe

Start med at overveje, hvilke produkter du vil sælge, og hvilke varegrupper du derfor bør oprette. Det er en fordel at oprette de mest brugte varegrupper først – det gør det nemmere at oprette varer og følge salget.

1. Gå til Opsætning > Vareopsætning, vælg fanen Varegrupper
2. Tryk på Opret
3. Indtast et navn til gruppen
4. Indtast kun et kontonummer for de konti du VED vil blive brugt
5. Øvrige oplysninger kan tilføjes senere

Navngivning af varegrupper

Når du navngiver grupper, skal du huske, at de bruges både ved køb og salg. Undgå navne som Cykler salg, da det kan skabe forvirring ved køb. Et navn som Cykler er mere neutralt og overskueligt.

Typiske varegrupper kan være:

• Ydelser
• Materialer
• Fragt
• Momsfrit

Du behøver ikke oprette varegrupper for import/eksport – momskoder og type af køb/salg bestemmes automatisk ud fra partnerens land.

Opsætning af varegrupper

Fanen Detaljer

På fanen Detaljer kan du tilføje kontonumre til fx salg og køb, både med og uden moms. Kolonnen SAF-T Standardkontonummer bruges til at angive kontonumre i henhold til den offentlige standardkontoplan.
➡️ Her finder du den offentlige kontoplan

Det er ikke nødvendigt fra start at indtaste kontonumre for alle typer af posteringer. Du kan tilføje kontonumre senere, når du første gang har bogført på dem.

💡Tip: Brug finansrapporten Balance til at se, hvilke konti der mangler kontonummer.

Fanen Momsopsætning

Her vælger du momskoder for handel med partnere i Danmark eller udlandet. Du kan:

• Redigere standardopsætningen for hvert land via menuen (tre prikker)
• Nulstille opsætningen og vende tilbage til standard

➡️ Læs mere om moms og momskoder

 

Fanen Lagerstyring

Hvis du vælger Varer skal have aktiveret lagerstyring som standard, vil alle nye varer i denne gruppe automatisk få lagerstyring aktiveret. Det anbefales dog, at du i stedet aktivt vælger for hver ny vare, om lagerstyring skal aktiveres.
➡️ Læs mere om lagerstyring

Ændre varegruppe på en vare

Når først der er bogført salg eller køb på en vare, kan varegruppen ikke ændres. Dette sikrer, at historik og bogføring på varegruppen bevares i original version.

Hvis du har behov for at samle varer i én gruppe, kan du bruge funktionen Flet varegrupper, som flytter varer og bevægelser fra én gruppe til en anden.
➡️ Guide til at flette varegrupper

Varegrupper og statistik

Varegrupper vises i kontoplanen under Nettoomsætning og Vareforbrug, samt i diverse lagerbogføringsgrupper. Hver varegruppe har sin egen “mini-kontoplan”, så du hurtigt kan se nøgletal.

Eksempel:
Du sælger cykler og opretter varegruppen Cykler. Alle dine cykler oprettes som varer i denne gruppe.

• Salg af en cykel bogføres som omsætning på varegruppen
• Køb bogføres på varegruppen, enten via kassekladde, bilagsregistrering eller købsordre. Alle køb bogføres på vareforbrug.
• Hvis du bruger lagerstyring, bogføres køb på lagerkontoen. Når du sælger varen, bogføres både vareforbrug og omsætning samtidig.

På hver varegruppe kan du også følge nøgletallene i boksen Statistik:

På fanen Omsætning vises: Søjlediagram for hver måned med salg og vareforbrug + akkumuleret dækningsgrad

På fanen Dækning vises: Omsætning, vareforbrug, dækningsbidrag og dækningsgrad pr. måned

Varegrupper og posteringer

Nederst på varegruppen kan du se detaljer om alle bogføringer registreret på varegruppen.

Fanen Finanskonto-specifikationer:

Her findes en mini-kontoplan med alle konti tilknyttet varegruppen. Hvis du skal afstemme lager, kan du fx se saldo på Varelager, ubetalt.
➡️ Se guide om Lager og Lagerværdi

Fanen Posteringer

Her vises bogføringer registreret på varegruppen i den valgte periode. Du kan filtrere på en bestemt finansgruppe, fx kun vareforbrug.

---

---