Oppsett av regler for godkjenning av kostnader

Hvis du ønsker å sette opp regler for godkjenning av kostnader i regnskapet ditt, kan du her se de ulike oppsettsalternativene i Xena.

Godkjenning fra ordreansvarlig

Du kan kreve at ordrekostnader godkjennes av den ordreansvarlige før de kan bokføres på ordren.

1. Gå til Oppsett > Finansoppsett > Prokuraoppsett
2. Klikk på Innstillinger
3. Huk av for Bilag må godkjennes av ordreansvarlig
4. Velg innboksen hvor bilaget skal flyttes etter godkjenning for endelig finansbokføring
5. Klikk Lagre

Dette vil påvirke følgende skjermbilder:

• Bilagsregistrering: Ordrekostnader på bilag må godkjennes av den ordreansvarlige. Det er mulig å tildele en fast godkjenner til leverandøren, som vil overstyre den ordreansvarlige. Følg vejledningen her.
• Kostnadsregistrering: Registreringer må godkjennes av ordreansvarlig i fanen Godkjenning.

Oppsett av prokura og godkjenningsprosedyrer

Prokura er en funksjon som sikrer at bilag over bestemte beløpsgrenser godkjennes av en autorisert bruker før de kan betales. Når prokurareglene er satt opp, vil bilag – etter bokføring – automatisk bli sendt til godkjenning hos den brukeren hvis godkjenningsgrense tilsvarer eller overstiger bilagets totalbeløp (ekskl. mva.).

Et bilag kan først behandles for betaling når en bruker med nødvendig prokura har godkjent det. Inntil dette skjer, forblir bilaget i Bilagsregistrering og vil ikke vises i Kjøp > Betalingsoversikt. Samtidig sikrer systemet at bilaget bokføres i tide, inkludert mva.-håndtering.

For å sikre at det alltid er en godkjenner tilgjengelig, må du først opprette en regel for ubegrenset godkjenning.

• Gå til Oppsett > Finansoppsett > Prokuraoppsett
• Klikk på Opprett
• Velg brukeren som skal kunne godkjenne bilag uten beløpsbegrensning.
• La feltet Maks beløp stå tomt (dette angir ubegrenset godkjenning).
• Hvis kun én bruker har ubegrenset godkjenning, er det ikke nødvendig å angi et indeksnummer.

Opprettelse av ytterligere prokuraregler

Når den grunnleggende prokuraoppsettet er på plass, kan du definere flere regler med spesifikke godkjenningsgrenser. Alle beløpsgrenser angis ekskl. mva..

Hvis det er brukere som ikke skal kunne godkjenne bilag, lar du bare være å opprette prokuraregler for dem.

Eksempel: Flere brukere med samme beløpsgrense:

I dette eksemplet er det opprettet to brukere (Bruker 1 og Bruker 2) med identiske maksimale godkjenningsbeløp. For å sikre en tydelig prioritering har begge brukerne fått tildelt et indeksnummer:

• Bruker 1 mottar automatisk bilag hvor totalbeløpet (ekskl. mva.) er mellom 5.000 og 50.000.
• Bruker 2 kan også godkjenne disse bilagene, men kun hvis de manuelt flyttes til Bruker 2s innboks.

Håndtering ved fravær

Hvis Bruker 1 for eksempel er på ferie, og bilagene i stedet må godkjennes av Bruker 2, kan godkjenningsprosessen midlertidig omfordeles ved å bytte indeksnumrene mellom de to brukerne.

Eksempler på godkjenningsflow

1: Godkjenn ordrekostnad først, deretter finansbokføring og prokura

Steg 1: Opprettelse av bilag
Bilaget starter hos Administrator, som registrerer ordreutgifter og velger finanskonto m.m.
Administrator trykker på Send til godkjenning, hvoretter bilaget automatisk flyttes til den ordreansvarliges innboks for godkjenning.

Steg 2: Godkjenning av ordreutgifter
Den ordreansvarlige åpner Bilagsregistrering via Prosjekt > Dashboard > Avventer godkjenning > Klikk på Bilag.
Ordreutgiftene godkjennes ved å trykke på Godkjenn.
Hvis det er flere ordreansvarlige, flyttes bilaget automatisk videre til neste ordreansvarlige.

Steg 3: Endelig finansbokføring
Når alle ordreutgifter er godkjent, flyttes bilaget automatisk til den valgte innboksen under Oppsett > Finansoppsett > Prokuraoppsett > Innstillinger.
Brukeren bokfører bilaget ved å trykke på Bokfør.
Bilaget forsvinner fra innboksen og kan også hentes frem i Kjøp > Betalingsoversikt.

2: Finansbokføring først, deretter godkjenn ordreutgifter og prokura

Steg 1: Opprettelse og finansbokføring av bilag
Bilaget starter hos Bruker Regnskapsfører, som har prokura opp til 5 000.
Brukeren registrerer ordreutgifter, velger finanskonto og trykker på Bokfør.
Nå flyttes bilaget automatisk til den ordreansvarliges innboks.

Steg 2: Godkjenning av ordreutgifter
Den ordreansvarlige åpner Bilagsregistrering via Prosjekt > Dashboard > Avventer godkjenning > Klikk på Bilag.
Ordreutgiftene godkjennes ved å trykke på Godkjenn.

Steg 3: Godkjenning etter prokuraregler
Siden totalbeløpet overstiger 5 000 ekskl. mva., flyttes bilaget nå automatisk til Bruker 1, som har den nærmeste prokuraregelen for å godkjenne bilaget.
Bilaget er allerede ordre- og finansbokført, så verken ordreutgifter eller finanskontoer kan endres.
Bruker 1 godkjenner bilaget ved å trykke på Bokfør.
Bilaget forsvinner fra innboksen og kan også hentes frem i Kjøp > Betalingsoversikt.

---

---