Oppsett av regler for godkjenning av kostnader

Hvis du ønsker godkjenning av kostnader på ulike måter i regnskapet ditt, kan du se her hvilke muligheter som finnes for oppsett av dette i Xena.

Godkjenning av ordreansvarlig

Du kan velge å kreve godkjenning av ordreomkostninger fra den ansvarlige for ordren før de kan bokføres på ordren.

1. Velg menyen Oppsett > Finansoppsett, velg fanen 'Prokuraoppsett' og trykk på knappen Innstillinger
2. Sett en avhuking i feltet 'Bilag må godkjennes av ordreansvarlig'
3. Velg innboks hvor bilaget skal flyttes etter at ordreutgifter er godkjent, for endelig finansbokføring
4. Trykk 'Lagre'

Dette vil påvirke følgende skjermbilder:

• Bilagsregistrering: Bilag med ordreomkostninger må passere gjennom den ansvarlige for ordren sin innboks for godkjenning. Du kan velge å tildele en fast godkjenner på leverandøren, som vil overstyre den ansvarlige for ordren. Følg veiledningen her.
• Kostnadsregistrering: Registreringer må godkjennes av den ansvarlige for ordren på fanen 'Godkendelse'

Godkjenning basert på beløp

Du kan sette opp regler for godkjenning av bilag innenfor beløpsgrenser - dette kalles Prokura.

Så lenge et bilag ikke er godkjent av en bruker med rettighet til å godkjenne innenfor bilagets beløpsgrense, vil det bli liggende i bilagsregistrering, og det vil ikke bli inkludert i menyen Kjøp > Betalingsoversikt.

Hvis du bruker prokuragodkjenning, MÅ det opprettes en prokuraregel for alle ansatte som har tilgang til bilagsregistrering.

1. Åpne menyen Oppsett > Finansoppsett, velg fanen 'Prokuraoppsett'
2. Trykk på knappen 'Opprett'
3. Velg en bruker Tast inn beløp inkludert moms som brukeren kan godkjenne for betaling
4. Velg startdato for denne regelen
5. Fyll aldri inn sluttdato når du oppretter prokuraregler

For brukere som aldri skal kunne godkjenne et bilag endelig, kan du sette en maksimal beløpsgrense, for eksempel kr. 1,00 for disse brukerne.

Hvis det er en bruker som ALLTID skal ha siste ord på et bilag, kan alle andre brukere opprettes med kr. 1,00, og den endelige godkjenneren opprettes med kr. 1.000.000.000,00.

Når et bilag blir bokført i fremtiden, blir det automatisk sendt videre til personen som har nærmeste prokurabeløp i forhold til beløpet på bilaget.

Hvis du ønsker å endre beløpsgrensen for en bruker, må du opprette en ny regel for brukeren med en ny startdato og nytt beløp. Den eksisterende regelen vil nå bli oppdatert automatisk med sluttdato.

Eksempel på godkjenningsflow

Uten prokuraregler:

1: Bilaget starter hos en regnskapsfører. Regnskapsføreren legger til ordreoppgave på ordreutgiftene og velger kontonummer m.m.

• Regnskapsføreren ønsker at bilaget skal godkjennes av den ordreansvarlige før det bokføres, og flytter manuelt bilaget til den første ordreansvarlig.

2: Bilaget er nå havnet i innboksen til den ordreansvarlige. Innboksen for prosjektmedarbeidere åpnes via menyen: Prosjekt > Dashboard.

• Den ordreansvarlige godkjenner ordreutgiftene ved å trykke på "Bokfør"
• Hvis det er flere ordreansvarlige knyttet til bilaget, flyttes bilaget automatisk videre til neste ordreansvarliges innboks, osv.

3: Når alle ordreutgiftene er godkjent, flyttes bilaget automatisk til innboksen som er valgt under 'Innstillinger', for endelig finansbokføring.

• Bilaget er blitt ordre-bokført, og derfor kan ordreutgiftene ikke endres
• Brukeren bokfører bilaget ved å trykke på 'Bokfør'
• Bilaget forsvinner deretter fra innboksen og vil fremkomme i menyen: Kjøp > Betalingsoversikt

Med prokuraregler:

1: Bilaget starter hos en regnskapsfører som har prokura opp til kr. 100,00. Regnskapsføreren oppretter ordreutgifter på bilaget, velger kontonummer og trykker på 'Bokfør'.

• Regnskapsføreren kan ikke godkjenne ordreutgiftene, så bilaget sendes automatisk videre til den første ordreansvarlige.

2: Bilaget er nå havnet i innboksen til den ordreansvarlige. Innboksen for prosjektmedarbeidere åpnes via menyen: Prosjekt > Dashboard.

• Den ordreansvarlige godkjenner ordreutgiftene ved å trykke på 'Bokfør'
• Siden bilaget allerede er finansbokført av regnskapsføreren, kan finanskontiene ikke endres.

3: Bilaget havner nå hos den brukeren som har nærmeste prokuraregel for endelig godkjenning:

• Bilaget er blitt ordre-bokført, og derfor kan ordreutgiftene ikke endres
• Bilaget er blitt finansbokført, og derfor kan finanskonteringen ikke endres
• Brukeren kan endelig godkjenne bilaget ved å trykke på .Bokfør.
• Bilaget forsvinner deretter fra innboksen og vil fremkomme i menyen: Kjøp > Betalingsoversikten.

---

---