Oppsett av regler for godkjenning av kostnader

Hvis du ønsker godkjenning av kostnader på ulike måter i regnskapet ditt, kan du se her hvilke muligheter som finnes for oppsett av dette i Xena.

 

Godkjenning av ordreansvarlig

Du kan velge å kreve godkjenning av ordreomkostninger fra den ansvarlige for ordren før de kan bokføres på ordren.

1. Velg menyen Oppsett > Finansoppsett, velg fanen 'Prokuraoppsett'
2. Merk av i feltet 'Ordreansvarlig skal godkjenne ordreomkostninger'

Dette vil påvirke følgende skjermbilder:

• Bilagsregistrering: Bilag med ordreomkostninger må passere gjennom den ansvarlige for ordren sin innboks for godkjenning. Du kan velge å tildele en fast godkjenner på leverandøren, som vil overstyre den ansvarlige for ordren. Følg veiledningen her.
• Kostnadsregistrering: Registreringer må godkjennes av den ansvarlige for ordren på fanen 'Godkendelse'

 

 

Godkjenning basert på beløp

Du kan sette opp regler for godkjenning av bilag innenfor beløpsgrenser - dette kalles Prokura.

Så lenge et bilag ikke er godkjent av en bruker med rettighet til å godkjenne innenfor bilagets beløpsgrense, vil det bli liggende i bilagsregistrering, og det vil ikke bli inkludert i menyen Kjøp > Betalingsoversikt.

Hvis du bruker prokuragodkjenning, MÅ det opprettes en prokuraregel for alle ansatte som har tilgang til bilagsregistrering.

1. Åpne menyen Oppsett > Finansoppsett, velg fanen 'Prokuraoppsett'
2. Trykk på knappen 'Opprett'
3. Velg en bruker Tast inn beløp inkludert moms som brukeren kan godkjenne for betaling
4. Velg startdato for denne regelen
5. Fyll aldri inn sluttdato når du oppretter prokuraregler

For brukere som aldri skal kunne godkjenne et bilag endelig, kan du sette en maksimal beløpsgrense, for eksempel kr. 1,00 for disse brukerne.

Hvis det er en bruker som ALLTID skal ha siste ord på et bilag, kan alle andre brukere opprettes med kr. 1,00, og den endelige godkjenneren opprettes med kr. 1.000.000.000,00.

 

Når et bilag blir bokført i fremtiden, blir det automatisk sendt videre til personen som har nærmeste prokurabeløp i forhold til beløpet på bilaget.

Hvis du ønsker å endre beløpsgrensen for en bruker, må du opprette en ny regel for brukeren med en ny startdato og nytt beløp. Den eksisterende regelen vil nå bli oppdatert automatisk med sluttdato.

 

 

Eksempel på godkjenningsflow

1:  Bilaget starter hos en regnskapsfører som har prokura for kr. 100,00. Regnskapsføreren tildeler ordreoppgave på ordreomkostningene, velger finanskonto og trykker på 'Bokfør':

• Regnskapsføreren kan ikke godkjenne ordreomkostningene, så bilaget blir nå automatisk sendt videre til den første ansvarlige for ordren.

 

2: Bilaget har nå havnet i den ansvarlig for ordrens innboks. Innboksen for prosjektmedarbeidere åpnes via menyen: Prosjekt > Dashboard:

• Ansvarlig for ordren godkjenner ordreomkostningene ved å trykke på 'Bokfør'
• Ettersom bilaget allerede er finansbokført av regnskapsføreren, KAN ikke finanskonto endres

 

3: Bilaget havner nå hos den brukeren som har nærmeste prokuraregel til å godkjenne bilaget endelig:

• Bilaget ER nå blitt ordrebokført, derfor KAN ikke ordreomkostningene endres
• Bilaget ER nå blitt finansbokført, derfor KAN ikke finanskontoutlegget endres
• Brukeren kan endelig godkjenne bilaget ved å trykke på 'Bokfør'
• Nå forsvinner bilaget fra innboksen og vil også vises i menyen Kjøp > Betalingsoversikt

 

---

---