Opsætning af regler for godkendelse af omkostninger

Hvis du ønsker at opstille regler for godkendelse af omkostninger i dit regnskab, kan du her se de forskellige muligheder for opsætning i Xena.

Godkendelsesregler

Du vælger selv, hvordan dine godkendelsesregler skal gælde for bilagsregistrering og ordreomkostninger. De to typer godkendelse kan konfigureres uafhængigt af hinanden, så du kan tilpasse godkendelsesflowet til netop din virksomheds behov.

Åbn menuen Opsætning > Finansopsætning > Godkendelsesregler og klik på knappen Indstillinger.

Herunder er mulighederne gennemgået.

 

Ansvarlige

1. Sæt flueben i feltet Tilføj sekundær ansvarlig på salgsordrer

2. Klik Gem

Dette har indflydelse på følgende skærmbilleder:

• Salgsordrer: På salgsordren vises et nyt felt, hvor du kan vælge en sekundær ansvarlig for den pågældende ordre.

• Bilagsregistrering: Ordreomkostninger i bilagsregistrering kan kræve godkendelse af den sekundære ansvarlige, hvis indstillingen herfor er aktiveret under Bilagsregistrering. I nedenstående eksempel ses det, at brugeren Makni har godkendt linjen, men den mangler stadig at blive godkendt af Brian Johansen.

➡️ Læs mere om ordreansvarlig

 

Bilagsregistrering

1. Sæt flueben i feltet Omkostninger skal godkendes af ordreansvarlig

2. Sæt eventuelt flueben i feltet Omkostninger skal godkendes af sekundær ansvarlig, hvis den sekundære ansvarlige også skal godkende ordreomkostninger. Feltet er kun tilgængeligt, når Omkostninger skal godkendes af ordreansvarlig er aktiveret, og Tilføj sekundær ansvarlig på salgsordrer er slået til under Ansvarlige. Bemærk, at indstillingen kun gælder for nye omkostningslinjer.

3. Vælg den indbakke under Flyt til denne indbakke for bogføring, hvor bilaget skal flyttes til efter godkendelse, for endelig finansbogføring

4. Klik Gem

Dette har indflydelse på følgende skærmbilleder:

• Bilagsregistrering: Ordreomkostninger i bilagsregistrering skal godkendes af ordreansvarlig — og evt. sekundær ansvarlig, hvis denne indstilling er aktiveret. Det er muligt at tildele en fast godkender på leverandøren, som vil overstyre den ordreansvarlige.

➡️ Bilagsregistrering til salgsordrer og godkendelsesflow

 

Omkostningsregistrering

1. Sæt flueben i feltet Omkostninger skal godkendes af ordreansvarlige

2. Vælg evt. en bruger under Vælg en bruger, der altid kan godkende

3. Klik Gem

Dette har indflydelse på følgende skærmbilleder:

Omkostningsregistrering: Her håndteres alle ordreomkostninger, dvs. både timer og materialer fra f.eks. EG Go.

• Omkostninger skal godkendes af ordreansvarlig: Hvis dette felt er vinget af, kan de ordreansvarlige godkende timer/omkostninger i omkostningsregistreringen.

• Vælg en bruger, der altid kan godkende: Hvis dette felt er udfyldt, kan den valgte person godkende alle timer/omkostninger i stedet for den ordreansvarlige. Dette kan bruges som backup ifm. ferie, sygdom m.m.

• Er der ikke valgt noget i nogen af disse felter, kan alle administratorer og projektmedarbejdere godkende timerne på tværs af alle medarbejdere.

 

Opsætning af godkendelsesregler for prokura

Prokura er en funktion, der sikrer, at bilag over bestemte beløbsgrænser godkendes af en autoriseret bruger, før de kan betales. Når prokurareglerne er oprettet, vil bilag – efter finansbogføring – automatisk blive sendt til godkendelse hos den bruger, hvis beløbsgrænse matcher eller overstiger bilagets totalbeløb (ekskl. moms).

Et bilag kan først behandles til betaling, når en bruger med den nødvendige prokura har godkendt det. Indtil dette sker, forbliver bilaget i bilagsregistreringen og vil ikke fremgå i Køb > Betalingsoversigt. Samtidig sikrer systemet, at bilaget bliver finansbogført rettidigt, herunder momsen.

Vær opmærksom på, at det ikke er et krav, at en prokuragodkender også har rettigheder til at finansbogføre.

For at sikre, at der altid er en godkender tilgængelig, skal du først oprette en regel for godkendelse af ubegrænsede beløb:

1. Gå til Opsætning > Finansopsætning > Godkendelsesregler

2. Klik på Opret

3. Vælg den bruger, der skal kunne godkende bilag uden beløbsbegrænsning

4. Lad feltet Maks beløb stå tomt (dette angiver ubegrænset beløb)

5. Hvis kun én bruger har ubegrænset godkendelse, er det ikke nødvendigt at angive et indeksnummer

 

Opret yderligere prokuraregler

Når den grundlæggende prokuraopsætning er på plads, kan du oprette flere regler med specifikke beløbsgrænser. Alle beløbsgrænser angives ekskl. moms. Hvis der er brugere, som ikke skal have mulighed for at godkende bilag, skal du blot undlade at oprette prokuraregler for dem.

Flere brugere med samme beløbsgrænse: I dette eksempel er der oprettet to brugere (Bruger 1 og Bruger 2) med identiske maksimale godkendelsesbeløb. For at sikre en klar prioritering har begge brugere fået tildelt et indeksnummer:

• Bruger 1 modtager automatisk bilag, hvor totalbeløbet (ekskl. moms) ligger mellem 5.000 og 50.000

• Bruger 2 kan også godkende disse bilag, men kun hvis de manuelt flyttes til Bruger 2's indbakke

Håndtering ved fravær: Hvis Bruger 1 f.eks. er på ferie, og bilagene i stedet skal godkendes af Bruger 2, kan du midlertidigt omfordele godkendelserne ved at ændre indeksnumrene for de to brugere.

 

Eksempler på godkendelsesflow

1: Godkend ordreomkostninger først, derefter finansbogføring og prokura

1. Bilaget oprettes: Bilaget starter hos Administrator, som opretter ordreomkostninger og vælger finanskontonummer m.m. Administrator trykker på Send til godkendelse, hvorefter bilaget automatisk flyttes til ordrens ordreansvarlige — og evt. sekundære ansvarliges — indbakke.

2. Godkendelse af ordreomkostninger: Den ordreansvarlige — og evt. den sekundære ansvarlige, hvis denne indstilling er aktiveret — åbner Bilagsregistrering via Projekt > Dashboard > Afventer godkendelse > klik på Bilag. Ordreomkostningerne godkendes ved at trykke på Godkend. Hvis der er flere, der skal godkende, flyttes bilaget automatisk videre til næste indbakke. Bemærk, at ordreomkostningerne ikke kan ses på ordren, før bilaget er endeligt bogført.

3. Endelig finansbogføring: Når alle ordreomkostninger er godkendt, flyttes bilaget automatisk til den valgte indbakke under Opsætning > Finansopsætning > Godkendelsesregler > Indstillinger. Brugeren bogfører bilaget ved at trykke på Bogfør. De godkendte ordreomkostninger føres nu over på ordren. Bilaget forsvinder fra indbakken og kan også hentes frem i Køb > Betalingsoversigt.

 

2: Finansbogføring først, dernæst godkend ordreomkostninger og prokura

1. Bilag oprettes og finansbogføres: Bilaget starter hos bruger Bogholder, som har prokura til 5.000. Brugeren opretter ordreomkostninger, vælger finanskontonummer og trykker på Bogfør. Bilaget flyttes nu automatisk til ordrens ordreansvarlige — og evt. sekundære ansvarliges — indbakke.

2. Godkendelse af ordreomkostninger: Den ordreansvarlige — og evt. den sekundære ansvarlige, hvis denne indstilling er aktiveret — åbner Bilagsregistrering via Projekt > Dashboard > Afventer godkendelse > klik på Bilag. Ordreomkostningerne godkendes ved at trykke på Godkend. De godkendte ordreomkostninger føres nu over på ordren.

3. Godkendelse efter prokuraregler: Da totalbeløbet overstiger 5.000 ekskl. moms, flyttes bilaget til sidst automatisk til Bruger 1, som har den nærmeste prokuraregel til at godkende. Bilaget er allerede ordre- og finansbogført, så hverken ordreomkostninger eller finanskonti kan ændres. Bruger 1 godkender bilaget ved at trykke på Bogfør. Bilaget forsvinder fra indbakken og kan også hentes frem i Køb > Betalingsoversigt.

 

---

---