Kom i gang med prosjektmodulen

Denne veiledningen vil guide deg gjennom hvordan du kommer i gang med prosjektmodulen.

 

Hvem kan dra nytte av prosjektmodulen?

Prosjektmodulen er nyttig for ulike formål. Den kan brukes til å organisere og samle statistikk for en rekke ordrer som er knyttet sammen i et prosjekt.

Prosjekter kan være nyttige i ulike scenarier. For eksempel kan det være et byggeprosjekt der det skal bygges fem leiligheter. Hele byggeprosessen kan opprettes som ett prosjekt, og det kan opprettes en eller flere salgsordre for hver leilighet.

Det kan også være nyttig for en spesifikk kunde der du ønsker en samlet oversikt over oppgavene du har utført for kunden i løpet av året. Du kan opprette et fast prosjekt for denne kunden og opprette nye ordrer kontinuerlig.

Det er noen få oppsett som er nødvendige før du begynner å opprette ditt første prosjekt. Her får du en oversikt over disse. Det finnes ytterligere veiledning for hvert punkt.

 

Initielt oppsett

Prosjektgrupper

Prosjektgruppene har to formål:

• En oppdeling av prosjektene i ulike grupper
• Angivelse av ønsket total dekningsgrad for prosjekter tilknyttet gruppen. Dekningsgraden sammenlignes med den faktiske dekningsgraden i prosjektdashboardet for fullførte prosjekter.

Du kan opprette nye prosjektgrupper, slette eller redigere eksisterende.

LES MER: Prosjektgrupper

 

Statustyper

• Statustyper brukes i skjermbildet Prosjekt > Statusoversikt.
• Her får du en oversikt over hvilke prosjekter som er i gang, hvilke som er på vent, og hvilke som er klare for fakturering.

Du kan opprette nye statustyper, slette eller redigere eksisterende.

LES MER: Prosjektstatus

 

Forbrukstyper

Forbrukstyper har flere formål:

• Deling av ulike kostnadstyper for ordre/prosjekt
• Forslag til varegruppe ved bruk av forbrukstypen.
• Angivelse av ønsket dekningsgrad for hver forbrukstype

Du kan opprette nye forbrukstyper, slette eller redigere eksisterende.

LES MER: Forbrukstyper

 

Ditt første prosjekt

Gå til menyen Prosjekt > Prosjekt > Opprett prosjekt.

Det er viktig å ha minst ett prosjekt opprettet, da det første prosjektet åpner ekstra felt i Xena som angår prosjektmodulen.

I veiledningen 'Opprett prosjekt' kan du lese om informasjonen du kan legge til i prosjektet ditt.

Når du har opprettet ditt første prosjekt, er du klar til å opprette den første ordren på prosjektet. Når den første ordren er opprettet, kan du planlegge i kalenderen, registrere tid, utføre kvalitetssikring og registrere kvitteringer/kostnader for prosjektet.

Til slutt kan du opprette fakturaer eller delvis fakturaer gjennom prosjektet, og du kan kontinuerlig se viktige nøkkeltall gjennom prosjektrapporter.

 

Dashboardet

• I prosjektdashboardet kan du legge til dine favorittprosjekter som du ønsker å følge opp budsjettet for. Du kan legge til favorittprosjekter via menyen (de tre prikkene).

 

• Øverst til høyre i boksen 'Venter godkjenning' vises utgifter for ordrene dine som må godkjennes. Dette kan inkludere utgifter i prosjektkladden eller leverandørfakturaer i bilagsregistreringen. Klikk på lenken for å gå til kostnadsgodkjenning.

 

• Nederst er det en oversikt over nylig fullførte prosjekter og ordre på to faner. Her kan du følge med på dekningsgraden som prosjektet/ordren oppnådde og om den er innenfor målområdet (fargeindikasjon).

---

---