Bilagsregistrering til salgsordre

Når du registrerer et bilag via Finans > Bilagsregistrering, kan du samtidig få bilaget bokført som en kostnad på en salgsordre.

Leverandøroppsett

Du har mulighet til å velge en fast godkjenner for alle ordrekostnader fra en spesifikk leverandør. Dette overstyrer den normale prosedyren, hvor den ordreansvarlige må godkjenne ordrekostnadene.

Du kan også angi en foretrukket kostnadstype for ordrekostnader hos den aktuelle leverandøren.

1. Åpne partneren
2. I boksen Oppsett, velg fanen Leverandør.
3. Trykk på redigeringsikonet eller dobbeltklikk i boksen.
4. Velg Standard godkjenner og Standard kostnadstype.

Disse endringene gjelder for nye bilag som sendes til innboksen.

Ordrekostnad i bilagsregistrering

Du må alltid starte med å velge en oppgave. Oppgavene du ser i listen, avhenger av deres status og om de er satt opp til å vises i bokføringen. Les mer om oppgavestatus her.

Velg en kostnadstype, og registrer deretter ordrekostnaden med eller uten varenummer. Hvis linjen ikke har en salgspris, beregnes salgsprisen som kostpris + den dekningsgradsprosenten som er knyttet til den valgte kostnadstypen.

Alle beløp som vises på ordrekostnadene er ekskl. mva!

Bruk knappene Rediger alle og Ryd liste for å gjøre masseendringer eller slette ordrekostnader på bilaget.

Hvis en kostnadstype, antall eller kostpris mangler, vil det ikke være mulig å godkjenne ordrekostnadene. I så fall vises en feil nederst på bilaget, og knappen Bokfør vil være deaktivert.

Godkjenningsflyt

I bilagsregistrering er det flere muligheter for å håndtere et bilag. Hvilke knapper som vises, avhenger av brukerens rettigheter i regnskapssystemet.

Brukere med rettighet til finansbokføring:

• Bokfør: Bokfører bilaget. Hvis bilaget krever godkjenning av ordreutgifter, sendes det automatisk videre til den første brukeren som skal godkjenne innholdet.
• Send til godkjenning: Sender bilaget videre for godkjenning av ordreutgifter, men bokfører det ikke finansielt.

Brukere uten rettighet til finansbokføring:

• Godkjenn: Marker ordreutgifter som godkjent. Bilaget sendes videre til neste godkjenner eller returneres til den valgte innboksen (Oppsett > Finansoppsett > Prokuraoppsett > Innstillinger).

Du kan velge mellom to forskjellige arbeidsflyter, avhengig av om bilaget skal finansbokføres med én gang eller først når alle ordrekostnader er godkjent.

• Arbeidsflyt 1:
  Regnskapsføreren trykker på Bokfør for å finansbokføre bilaget.
  Deretter flyttes det automatisk til den første godkjenneren.
  Brukeren godkjenner ordreutgiftene ved å trykke på Godkjenn.
  
  
• Arbeidsflyt 2: 
  Regnskapsføreren trykker på Send til godkjenning, hvoretter bilaget automatisk flyttes til den første brukeren som skal godkjenne ordreutgiftene.
  Denne brukeren trykker på Godkjenn.
  Når alle utgifter er godkjent, flyttes bilaget automatisk til innboksen valgt under Oppsett > Finansoppsett > Prokuraoppsett > Innstillinger.
  Denne brukeren finansbokfører deretter bilaget ved å trykke på Bokfør.

For begge arbeidsflytene gjelder det at hvis det finnes en gyldig prokuraregel for bilaget, sendes det automatisk til endelig prokuragodkjenning som siste steg.

Les mer om oppsett av godkjenning her.

Ordrekostnad på salgsordren

Når ordrekostnadene på et bilag er godkjent, kan de straks ses på salgsordren under Salg > Ordre.

• På fanen Kostnader kan du se registreringene fra bilaget, som herfra kan viderefaktureres.
• På fanen Dokumenter kan du se den originale fakturaen.
• På fanen Statistikk inngår kostnadene i oppgavens dekningsgrad m.m.
• I menyen Utskrifter > Prosjekt finner du en lang rekke rapporter som alle er basert på ordrekostnader.

Les mer om bilagsregistrering generelt her.

---

---