Bilagsregistrering til salgsordre

Når du bokfører bilag via Finans > Bilagsregistrering, kan du samtidig få bilaget bokført som kostnad på en salgsordre.

Leverandøroppsett

Du har mulighet til å:

• velge en fast godkjenner for alle ordre­kostnader fra en spesifikk leverandør (dette overstyrer ordreansvarlig på ordren).
• angi en foretrukken kostnadstype for ordre­kostnader hos den aktuelle leverandøren.

Endringene gjelder for nye bilag som sendes til innboksen.

Slik gjør du:

1. Åpne partneren.
2. Gå til boksen Oppsett og velg fanen Leverandør.
3. Klikk på rediger-ikonet eller dobbeltklikk i boksen.
4. Velg Standard godkjenner og Standard kostnadstype.

Ordrekostnad i bilagsregistrering

Når du registrerer en ordrekostnad, må du alltid starte med å velge en oppgave. Hvilke oppgaver du ser i listen, avhenger både av status og av om de er satt opp til å vises i bokføringen.
➡️ Les mer om oppgavestatus her.

Deretter velger du en forbrukstype og registrerer kostnaden – med eller uten varenummer. Har linjen ingen salgspris, beregnes denne automatisk som kostpris pluss den dekningsgraden som er knyttet til forbrukstypen.

⚠️ Husk at alle beløp i ordrekostnader vises ekskl. mva.

Du kan bruke knappene Rediger alle og Ryd liste for å gjøre samlede endringer eller slette registrerte linjer.

Dersom en linje mangler forbrukstype, kan kostnaden ikke godkjennes. Da vises en feilmelding nederst i bilaget, og knappen Bokfør/Godkjenn blir deaktivert til feilen er rettet.

Godkjenningsflyt

I bilagsregistreringen finnes det flere måter å behandle et bilag på. Hvilke handlinger du har tilgang til, avhenger av rettighetene dine i systemet.

• Med rettighet til finansbokføring:
  Du kan bokføre bilaget direkte. Når du gjør det, bokføres bilaget i finansmodulen, og de ordrekostnader du kan godkjenne, blir automatisk godkjent. Dersom bilaget krever ytterligere godkjenning, sendes det videre til første godkjenner. Alternativt kan du sende bilaget til godkjenning før det bokføres.
• Uten rettighet til finansbokføring:
  Du kan kun godkjenne de ordrekostnader du har ansvar for. Når du trykker Godkjenn, blir bilaget enten sendt videre til neste godkjenner eller returnert til innboksen definert i oppsettet (Oppsett > Finansoppsett > Prokuraoppsett > Innstillinger).

➡️ Les mer om oppsett av godkjenning.

Automatiserte workflows

Det finnes to ulike workflows, avhengig av om bilaget skal finansbokføres før eller etter godkjenning av ordrekostnader.

Flow 1: Finansbokføring først

1. Bokholder trykker Bokfør.
2. Bilaget flyttes automatisk til første godkjenner.
3. Godkjenner trykker Godkjenn.

Flow 2: Godkjenning først

1. Bokholder trykker Send til godkjenning.
2. Bilaget sendes til første godkjenner, som trykker Godkjenn.
3. Når alle kostnader er godkjent, flyttes bilaget til innboksen angitt i oppsettet (Oppsett > Finansoppsett > Prokuraoppsett > Innstillinger).
4. Herfra bokføres bilaget ved å trykke Bokfør.

Uansett workflow vil bilaget – dersom det finnes en gjeldende prokuraregel – alltid sendes til endelig prokuragodkjenning som siste trinn.

➡️ Les mer om ordreansvarlig og sekundær ansvarlig

Ordrekostnader på salgsordren

Når et bilag med ordrekostnader er bokført, kan disse sees på salgsordren under Salg > Ordre.

• Fane: Kostnader – viser registreringene fra bilaget, som kan viderefaktureres.
• Fane: Dokumenter – viser den originale fakturaen.
• Fane: Statistikk – kostnadene inngår i oppgavens DG m.m.
• Meny: Utskrifter > Prosjekt – gir tilgang til rapporter basert på ordrekostnader.

➡️ Les mer om bilagsregistrering generelt her.

➡️Les mer om prosjektrapporter

---

---