Valuta
Denne guide beskriver hvordan valuta håndteres i forbindelse med ordrer, bilagsregistrering samt bogføring og udligning af betalinger i Xena.
Opret partner med anden valuta
Hvis du arbejder med kunder eller leverandører i udlandet og skal bogføre fakturaer i en anden valuta, skal partneren oprettes med den ønskede valuta. Her er fremgangsmåden:
- Opret partneren som du plejer, men sørg for at vælge det relevante land under partnerens navn og adresse
- I boksen 'Opsætning' skal du vælge enten fanen 'Kunde' eller 'Leverandør'
- Tryk på blyantikonet for at redigere
- Vælg den ønskede 'Valuta' for handel med partneren
- Du kan også vælge et alternativt sprog til at sende rapporter til partneren, men husk, at Xena som standard kun understøtter dansk, engelsk og norsk.
Opret finanskonto til valutakursdifference
Hvis du vil håndtere valutakursdifferencer, skal du oprette en finanskonto i Xena til dette formål. Gå til menuen Finans > Kontoplan > Kontoplan og åbn gruppen 'Finansielle poster'.
Hvis der ikke allerede findes en konto med navnet 'Valutadifference' i denne gruppe, skal du oprette en ny. Sørg for at vælge kontotypen 'Valutakursdifference.'
Vælg valuta på ordre eller bilag
På ordrer til partneren vil valutaen blive foreslået baseret på partnerens opsætning. Du kan dog manuelt ændre valutaen for denne ene ordre
Bemærk: Hvis ordren allerede indeholder ordrelinjer - uanset om de er faktureret eller ej - anbefales det ikke at du ændrer valutakoden. Hvis du alligvel gør det, skal du værer opmærksom på at dine priser bliver korrekte efter ændringen af valutakoden.
Når du har valgt valutaen, kan du trykke på linket for enten at oprette en kurs eller ændre en eksisterende kurs. Standardindstillingerne foreslår automatisk dagens dato og den aktuelle ECB-kurs. Du kan dog overskrive både datoen og kursen, hvis du ønsker en bestemt kurs fra en bestemt dato.
Betalinger i fremmed valuta
Når du betaler en faktura i en fremmed valuta, vil der ofte være en forskel mellem fakturabeløbet og det beløb, du betaler. Dette skyldes naturlige ændringer i valutakurserne, der kan ændre sig flere gange om dagen.
Hvis forskellen er betydelig, kan det skyldes en forkert kurs enten på fakturaen eller på betalingen. I så fald skal du enten annulleret bilaget eller oprette en kreditnota via ordren og bogføre bilaget igen med den korrekte kurs.
Betaling via bilagsregistrering
Der er to måder at håndtere valutakursdifferencer på i bilagsregistreringen:
1: Bogfør differencen på valutakursdifferencekontoen
Tryk i beløbskolonnen ved siden af finanskontoen 'Valutakursdifference'. Forskellen bliver indsat i det korrekte beløbsfelt, og bilaget kan nu bogføres.
2: Justering af vekselkursen på bilaget
Tryk på knappen 'Juster vekselkurs'. Kursen fra før vil nu blive justeret, så den passer til betalingen. Dette betyder, at beløbet for omkostningen bogføringsmæssigt ændres, så det stemmer overens med det beløb, du rent faktisk har betalt for omkostningen.
Betaling via kassekladde, ordre eller partner
Når du bogfører en betaling enten via en partner eller en ordre
- Tryk i beløbskolonnen ud for 'Valutakursdifference'
- Forskellen vil automatisk blive indsat i det korrekte beløbsfelt, og betalingen kan nu bogføres på samme måde som i bilagsregistreringen
Når du bogfører en betaling via kassekladden
- Start med at vælge partneren, indtast det betalte beløb og vælg modkontoen som normalt
- Tryk derefter på linket for at udligne
- Vælg den faktura, der er blevet betalt
- I sektionen 'Difference' vælger du din Valutakursdifferencekonto
- Beløbet indsættes automatisk, og du kan nu godkende udligningen
Oprettelse af en udenlandsk bankkonto
Du kan også oprette udenlandske betalingskonti i Xena og bruge dem til betaling af fakturaer i en anden valuta. Kontoen vises sammen med dine øvrige betalingskonti, og når du vælger den, kan du stadig se det konverterede beløb i din egen valuta.
Du har også mulighed for at overskrive det betalte beløb, og anvende tidligere omtalte procedurer i forbindelse med valutakursdifferencer.
- Opdateret