Opsætning af regler for godkendelse af omkostninger

Hvis du ønsker at opstille regler for godkendelse af omkostninger i dit regnskab, kan du her se de forskellige muligheder for opsætning i Xena.

Godkendelse fra ordreansvarlig

Du kan vælge at kræve, at ordreomkostninger skal godkendes af ordreansvarlig og evt. sekundær ansvarlig, før de kan bogføres på ordren.

1. Gå til Opsætning > Finansopsætning > Prokuraopsætning
2. Klik på knappen Indstillinger
3. Sæt flueben i feltet Bilag skal godkendes af ordreansvarlige
4. Vælg den indbakke, hvor bilaget skal flyttes til efter godkendelse, for endelig finansbogføring
5. Vælg evt. at du også ønsker godkendelse af sekundær ansvarlig
6. Klik Gem

Dette vil have indflydelse på følgende skærmbilleder:

• Bilagsregistrering: Ordreomkostninger i bilagsregistrering skal godkendes af ordreansvarlig og evt. sekundær ansvarlig. Det er muligt at tildele en fast godkender på leverandøren, som vil overstyre den ordreansvarlige. Følg vejledningen her. I nedenstående eksempel ses det, at brugeren Makni har godkendt linjen, men den mangler stadig at blive godkendt af Brian Johansen.
• Omkostningsregistrering: Registreringer skal godkendes af den ordreansvarlige på fanen Godkendelse.

➡️ Læs mere om ordreansvarlig i denne guide

Opsætning af prokura

Prokura er en funktion, der sikrer, at bilag over bestemte beløbsgrænser godkendes af en autoriseret bruger, før de kan betales. Når prokurareglerne er oprettet, vil bilag – efter finansbogføring – automatisk blive sendt til godkendelse hos den bruger, hvis beløbsgrænse matcher eller overstiger bilagets totalbeløb (ekskl. moms).

Et bilag kan først behandles til betaling, når en bruger med den nødvendige prokura har godkendt det. Indtil dette sker, forbliver bilaget i bilagsregistreringen og vil ikke fremgå i Køb > Betalingsoversigt. Samtidig sikrer systemet, at bilaget bliver finansbogført rettidigt, herunder momsen.

Vær opmærksom på, at det er ikke et krav at en prokura godkender også har rettigheder til at finansbogføre.

For at sikre, at der altid er en godkender tilgængelig, skal du først oprette en regel for godkendelse af ubegrænsede beløb.

1. Gå til Opsætning > Finansopsætning > Prokuraopsætning
2. Klik på Opret
3. Vælg den bruger, der skal kunne godkende bilag uden beløbsbegrænsning.
4. Lad feltet Maks beløb stå tomt (dette angiver ubegrænset beløb)
5. Hvis kun én bruger har ubegrænset godkendelse, er det ikke nødvendigt at angive et indeksnummer

Opret yderligere prokuraregler

Når den grundlæggende prokuraopsætning er på plads, kan du oprette flere regler med specifikke beløbsgrænser. Alle beløbsgrænser angives ekskl. moms.

Hvis der er brugere, som ikke skal have mulighed for at godkende bilag, skal du blot undlade at oprette prokuraregler for dem.

Flere brugere med samme beløbsgrænse:

I dette eksempel er der oprettet to brugere (Bruger 1 og Bruger 2) med identiske maksimale godkendelsesbeløb. For at sikre en klar prioritering har begge brugere fået tildelt et indeksnummer:

• Bruger 1 modtager automatisk bilag, hvor totalbeløbet (ekskl. moms) ligger mellem 5.000 og 50.000.
• Bruger 2 kan også godkende disse bilag, men kun hvis de manuelt flyttes til Bruger 2’s indbakke.

Håndtering ved fravær

Hvis Bruger 1 for eksempel er på ferie, og bilagene i stedet skal godkendes af Bruger 2, kan du midlertidigt omfordele godkendelserne ved at ændre indeksnumrene for de to brugere.

Eksempler på godkendelsesflow

1: Godkend ordreomkostninger først, derefter finansbogføring og prokura

1: Bilaget oprettes
Bilaget starter hos Administrator, som opretter ordreomkostninger og vælger finanskontonummer m.m.
Administrator trykker på Send til godkendelse, hvorefter bilaget automatisk flyttes til ordrens sekundære ansvarlige eller ordreansvarliges indbakke for godkendelse.

2: Godkendelse af ordreomkostninger
Den sekundære ansvarlige eller ordreansvarlige åbner Bilagsregistrering via Projekt > Dashboard > Afventer godkendelse > klik på Bilag.
Ordreomkostningerne godkendes ved at trykke på Godkend.
Hvis der er flere der skal godkende ordreomkostninger, flyttes bilaget automatisk videre til næste indbakke.
Bemærk. at ordreomkostningerne ikke kan ses på ordren, før bilaget er endeligt bogført.

3: Endelig finansbogføring
Når alle ordreomkostninger er godkendt, flyttes bilaget automatisk til den valgte indbakke under Opsætning > Finansopsætning > Prokuraopsætning > Indstillinger.
Brugeren bogfører bilaget ved at trykke på Bogfør.
Nu føres de godkendte ordreomkostninger over på ordren.
Bilaget forsvinder samtidig fra indbakken, og kan også hentes frem i Køb > Betalingsoversigt.

2: Finansbogføring først, dernæst godkend ordreomkostninger og prokura

1: Bilag oprettes og finansbogføres
Bilaget starter hos bruger Bogholder, som har prokura til 5.000.
Brugeren opretter ordreomkostninger, vælger finanskontonummer og trykker på Bogfør.
Nu flyttes bilaget automatisk til ordrens sekundære ansvarlige eller ordreansvarliges indbakke.

2: Godkendelse af ordreomkostninger
Den sekundære ansvarlige eller ordreansvarlige åbner Bilagsregistrering via Projekt > Dashboard > Afventer godkendelse > klik på Bilag.
Ordreomkostningerne godkendes ved at trykke på Godkend.
Nu føres de godkendte ordreomkostninger over på ordren.

3: Godkendelse efter prokuraregler
Da totalbeløbet overstiger 5.000 ekskl. moms, flyttes bilaget til sidst automatisk til Bruger 1, som har den nærmeste prokuraregel til at godkende.
Bilaget er allerede ordre- og finansbogført, så hverken ordreomkostninger eller finanskonti kan ændres.
Bruger 1 godkender bilaget ved at trykke på Bogfør
Bilaget forsvinder fra indbakken, og kan også hentes frem i Køb > Betalingsoversigt

---

---