Opsætning af regler for godkendelse af omkostninger

Hvis du ønsker godkendelse af omkostninger på forskellige måder i dit regnskab, ser du her hvilke muligheder der findes for opsætning af dette i Xena.

Godkendelse af ordreansvarlig

Du kan vælge at kræve godkendelse af ordreomkostninger fra den ordreansvarlige, inden de kan bogføres på ordren.

1. Vælg menuen Opsætning > Finansopsætning, vælg fanen 'Prokuraopsætning' og tryk på knappen 'Indstillinger'
2. Sæt flueben i feltet 'Bilag skal godkendes af ordreansvarlige'
3. Vælg indbakke hvor bilaget skal flyttes til efter ordreomkostninger er godkendt, for endelig finansbogføring
4. Tryk 'Gem'

 Dette vil have indflydelse i følgende skærmbilleder:

• Bilagsregistrering: Bilag med ordreomkostninger skal indenom den ordreansvarliges indbakke for godkendelse. Du kan vælge at tildele en fast godkender på leverandøren, som vil overstyre den ordreansvarlige. Følg vejledningen her.
• Omkostningsregistrering: Registreringer skal godkendes af den ordreansvarlige på fanen 'Godkendelse'

Godkendelse ud fra beløb

Du kan opsætte regler for godkendelse af bilag indenfor beløbsgrænser - dette kaldes Prokura.

Så længe et bilag ikke er godkendt af en bruger med rettighed til at godkende inden for bilagets beløbsgrænse, vil det blive liggende i bilagsregistrering, og det vil ikke blive inkluderet i menuen Køb > Betalingsoversigt.

Hvis man anvender prokuragodkendelse, SKAL der oprettes en prokuraregel for alle medarbejdere, der har adgang til bilagsregistrering.

1. Åbn menuen Opsætning > Finansopsætning, vælg fanen 'Prokuraopsætning'
2. Tryk på knappen 'Opret'
3. Vælg en bruger
4. Indtast beløb inkl. moms, som brugeren må godkende til betaling
5. Vælg startdato for denne regel
6. Udfyld aldrig slutdato når du opretter prokuraregler

For brugere, der aldrig må kunne godkende et bilag endeligt, kan du sætte en maksimal beløbsgrænse, f.eks. kr. 1,00 for disse brugere.

Hvis der er en bruger, der ALTID skal have sidste hånd på bilaget, kan alle øvrige brugere oprettes med kr. 1,00, og den endelige godkender oprettes med kr. 1.000.000.000,00.

Når et bilag fremover bogføres, sendes det automatisk videre til den person, der har det nærmeste prokurabeløb i forhold til beløbet på bilaget.

Hvis du ønsker at rette beløbsgrænsen for en bruger, skal du oprette en ny regel for brugeren med en ny startdato og nyt beløb. Den eksisterende regel opdateres nu automatisk med slutdato.

Eksempler på godkendelsesflow

Godkend ordreomkostninger inden finansbogføring og evt. prokura godkendelse

1: Bilaget starter hos en bogholder. Bogholderen sætter ordreopgave på ordreomkostningerne samt vælger finanskontonummer m.m.

• Bogholderen ønsker bilaget godkendt af ordreansvarlig inden det bogføres, så bogholderen flytter manuelt bilaget til den første ordreansvarliges indbakke

2: Bilaget er nu havnet i den ordreansvarliges indbakke. Projektmedarbejdere åbner Bilagsregistrering via menuen: Projekt > Dashboard.

• Ordreansvarlig godkender ordreomkostninger ved at trykke på 'Bogfør'
• Hvis der er flere ordreansvarlige på bilaget, flyttes bilaget automatisk videre til næste ordreansvarliges indbakke o.s.v.

3: Når alle ordreomkostninger er godkendt, flyttes bilaget automatisk til den indbakke der er valgt under 'Indstillinger', for endelig finansbogføring.

• Bilaget ER blevet ordrebogført, derfor kan ordreomkostninger IKKE ændres
• Brugeren bogfører bilaget ved at trykke på 'Bogfør'
• Nu forsvinder bilaget fra indbakken, og vil også fremkomme i menuen Køb > Betalingsoversigten

Finansbogføring først, dernæst godkend ordreomkostninger, til sidst prokura godkendelse

1: Bilaget starter hos en bogholder, der har prokura til kr. 100,00. Bogholderen opretter ordreomkostninger på bilaget, vælger finanskontonr. og trykker på 'Bogfør':

• Bogholderen kan ikke godkende ordreomkostninger, så bilaget sendes nu automatisk videre til den første ordreansvarlig

2: Bilaget er nu havnet i den ordreansvarliges indbakke. Indbakken for projektmedarbejdere åbnes via menuen: Projekt > Dashboard:

• Ordreansvarlig godkender ordreomkostninger ved at trykke på 'Bogfør'
• Da bilaget allerede er finansbogført af bogholderen, kan finanskonti IKKE ændres

3: Hvis der er opsat prokuraregler, sendes bilaget nu automatisk til den bruger, der har nærmeste prokuraregel til at godkende bilaget endeligt:

• Bilaget ER blevet ordrebogført, derfor kan ordreomkostninger IKKE ændres
• Bilaget ER blevet finansbogført, derfor kan finanskonteringen IKKE ændres
• Brugeren kan godkende bilaget ved at trykke på 'Bogfør'
• Nu forsvinder bilaget fra indbakken, og vil også fremkomme i menuen Køb > Betalingsoversigten

---

---