Dokumentstyring

Når du bruger Xena, kan du gemme dine dokumenter sikkert og det rigtige sted. Nemlig der, hvor du har brug for dem.

 

Dokumenter samlet, men alligevel sorteret

Du vil hurtigt opdage, at i Xena er der et dokumentområde næsten alle steder, såsom på partneren, ordren, bilaget, og varekortet. Dette giver dig mulighed for at gemme dine dokumenter præcis, hvor de hører hjemme.

Hvis det er nødvendigt, kan du oprette dokumentmapper på ordrer og projekter for at holde forskellige dokumenttyper adskilt og organiseret.

Downloading af dokumenter og dokumentmapper kan gøres let, enten enkeltvis via de tre prikker ved hvert dokument eller ved at markere flere og downloade dem som en zip-fil.

Alle de dokumenter, du gemmer i Xena, er selvfølgelig beskyttet mod uautoriseret adgang, og der er altid en sikkerhedskopi af dem sammen med alle dine andre data i Xena.

 

 

Relationer på dokumenter

Alle dokumenter i Xena skal som minimum have én relation, såsom partner, et varenummer, et bilag eller en ordre.

For at se relationerne på et dokument, skal du åbne dokumentets detaljer ved at klikke på det. Derefter vælger du fanen 'Forbindelser' nederst på skærmen.

Alle steder, hvor dokumentet vises i Xena, er knyttet til en eller flere relationer. For eksempel vil dette dokument blive vist i forbindelse på bilagsnummer 4, ordre 200145 og partner 10036.

Du kan slette en relation via relationens menu, og du kan manuelt oprette nye relationer ved at trykke på knappen 'Opret relation.'

Her ses hvordan du sletter en relation til et dokument i Xena

 

Her ses hvordan du opretter en ny relation til et dokument i Xena

 

 

Versionshistorik

I Xena har du mulighed for at gemme forskellige versioner af et dokument, så du altid kan se, hvordan tidligere versioner så ud. Det er altid nyeste version af et dokument du ser:

1. Klik på menuen for et dokument og vælg 'Ny version.'
2. Find det dokument, der skal gemmes som en ny version, og tryk på 'Upload.'
3. For at se de tidligere versioner, vælger du i menuen for dokumentet punktet 'Versioner'

 

Hvis du på dokumentet vælger fanen 'Versioner', kan du ydermere tilføje notat til hver version

 

 

Forbundet med Dropbox

Xena er integreret med Dropbox. Når du tilføjer et nyt dokument, kan du vælge fanen 'Dropbox.'

1. Tryk på knappen 'Vælg fra Dropbox'
2. Efter login kan du vælge de dokumenter, du ønsker at importere til Xena, og godkende for at lukke Dropbox igen.
3. Når du vender tilbage til Xena, kan du trykke på knappen 'Kopier filer til Xena' for at importere dokumenterne.

 

 

Søg efter dokumenter

Hvis du har brug for at finde et bestemt dokument, men ikke kan huske, hvor i Xena det er gemt, kan du bruge dokumentoversigten til at søge efter det. Du finder den i menuen Finans > Dokumentoversigt.

Her kan du søge efter dokumentnavn eller dele af dokumentnavnet. Søgningen inkluderer også selve indholdet af PDF-dokumenter og OIO-fakturaer. Hvis du f.eks. vil finde kreditorfakturaer, hvor varerne er leveret til en bestemt adresse, søger du ganske enkelt på adressen eller dele af adressen.

 

 

Aldrig mere slæbe bilag til revisoren

Et bilag er naturligvis et dokument af en art, og dokumentet udgør grundlaget for dine bogføringer i Xena. Når du bogfører via bilagsregistrering, gemmes dokumentet automatisk på bilaget. Hvis du bogfører via kassekladden, kan du manuelt uploade dokumenter til hver linje.

Når dine bilag er knyttet til dokumenter, er alt hvad du behøver at 'sende' til revisoren i forbindelse med momsafregning eller årsafslutning, en invitation til dit regnskab i Xena. Slut med at lede efter bilag i mapper - de er alle elektronisk gemt i Xena og tilgængelige, uanset hvor du (og din revisor) befinder sig.

---

---