Varegrupper

Varegrupper er en sentral del av Xena. Her bestemmer du MVA-kode per land og hvor kjøp og salg bokføres.

Når du oppretter en varegruppe, blir den automatisk synlig i kontoplanen. I kontoplanen og i balansutskrifter for hovedgruppene Nettoomsetning og Vareforbruk vises derfor kun varegrupper – du oppretter ikke finanskonti direkte under disse hovedgruppene.

Når du kjøper eller selger varer, bokføres det også direkte på varegruppen. På denne måten håndterer Xena automatisk alle bokføringer knyttet til lager, samtidig som varegruppen gir deg en samlet oversikt og statistikk over kjøp og salg.

Hvis du bruker appen Lagerstyring, kan du også bokføre lagerverdi på kontoer som Varelager, Varemottak og Ubetalt Varelager. Appen finnes i Xena App Store.

Opprett varegruppe

Start med å vurdere hvilke produkter du vil selge, og hvilke varegrupper du derfor bør opprette. Det er en fordel å opprette de mest brukte varegruppene først – det gjør det enklere å opprette varer og følge salget.

1. Gå til Oppsett > Vareoppsett, velg fanen Varegrupper
2. Klikk på Opprett
3. Skriv inn et navn på gruppen
4. Skriv kun inn kontonummer for kontoene du VET vil bli brukt
5. Andre opplysninger kan legges til senere

Navngiving av varegrupper

Når du navngir grupper, husk at de brukes både ved kjøp og salg. Unngå navn som Sykler salg, da dette kan skape forvirring ved kjøp. Et navn som Sykler er mer nøytralt og oversiktlig.

Typiske varegrupper kan være:

• Tjenester
• Materialer
• Frakt
• Momsfritt

Du trenger ikke opprette varegrupper for import/eksport – momskoder og type kjøp/salg bestemmes automatisk ut fra partnerens land.

Oppsett av varegrupper

Fanen Detaljer

På fanen Detaljer kan du legge til kontonummer for f.eks. salg og kjøp, både med og uten moms. Kolonnen SAF-T Standardkontonummer brukes til å angi offentlig standard kontonummer til SAF-T eksport.

Det er ikke nødvendig fra start å legge inn kontonummer for alle typer transaksjoner. Du kan legge til kontonummer senere, når du første gang har bokført på dem.

💡Tips: Bruk finansrapporten Balans for å se hvilke kontoer som mangler kontonummer.

Fanen Momsoppsett

Her velger du momskoder for handel med partnere i Norge eller utlandet. Du kan:

• Redigere standardoppsettet for hvert land via menyen (tre prikker)
• Nullstille oppsettet og gå tilbake til standard

➡️ Les mer om moms og momskoder

Fanen Lagerstyring

Hvis du velger Varer skal ha aktivert lagerstyring som standard, vil alle nye varer i denne gruppen automatisk få lagerstyring aktivert. Det anbefales likevel å aktivt velge for hver ny vare om lagerstyring skal aktiveres.
➡️ Les mer om lagerstyring

Endre varegruppe på en vare

Når det først er bokført salg eller kjøp på en vare, kan ikke varegruppen endres. Dette sikrer at historikk og bokføring på varegruppen bevares i original versjon.

Hvis du trenger å samle varer i én gruppe, kan du bruke funksjonen Slå sammen varegrupper, som flytter varer og bevegelser fra én gruppe til en annen.
➡️ Guide for å slå sammen varegrupper

Varegrupper og statistikk

Varegrupper vises i kontoplanen under Nettoomsetning og Vareforbruk, samt i diverse lagerbokføringsgrupper. Hver varegruppe har sin egen “mini-kontoplan”, slik at du raskt kan se nøkkeltall.

Eksempel:
Du selger sykler og oppretter varegruppen Sykler. Alle dine sykler opprettes som varer i denne gruppen.

• Salg av en sykkel bokføres som omsetning på varegruppen
• Kjøp bokføres på varegruppen, enten via kassajournal, bilagsregistrering eller innkjøpsordre. Alle kjøp bokføres på vareforbruk.
• Hvis du bruker lagerstyring, bokføres kjøp på lagerkontoen. Når du selger varen, bokføres både vareforbruk og omsetning samtidig.

På hver varegruppe kan du også følge nøkkeltallene i boksen Statistikk:

På fanen Omsetning vises: Søylediagram for hver måned med salg og vareforbruk + akkumulert dekningsgrad

På fanen Dekning vises: Omsetning, vareforbruk, dekningsbidrag og dekningsgrad per måned

Varegrupper og bokføringer

Nederst på varegruppen kan du se detaljer om alle bokføringer registrert på varegruppen.

Fanen Finanskonto-spesifikasjoner:

Her finnes en mini-kontoplan med alle kontoer knyttet til varegruppen. Hvis du skal avstemme lager, kan du f.eks. se saldo på Ubetalt Varelager.
➡️ Se guide om Lagerverdi og lagerbeholdning

Fanen Bokføringer

Her vises bokføringer registrert på varegruppen i valgt periode. Du kan filtrere på en bestemt finansgruppe, f.eks. kun vareforbruk.

---

---