Varegrupper

Varegrupper er en sentral del av Xena. Her bestemmer du MVA-kode per land og hvor kjøp og salg bokføres.

Når du oppretter en varegruppe, blir den automatisk synlig i kontoplanen. Og hvis du oppretter en konto f.eks. under gruppen Nettoomsetning, er det også en varegruppe du oppretter.

Konti som Nettoomsetning og Vareforbruk er derfor uløselig bundet til en varegruppe – du kan ikke opprette finanskonti direkte under disse hovedgruppene.

Når du kjøper eller selger varer, bokføres det også direkte på varegruppen. På denne måten håndterer Xena helt automatisk alle bokføringer i forbindelse med lager, og samtidig gir varegruppen deg et samlet overblikk og statistikk over kjøp og salg.

Hvis du bruker appen Lagerstyring, kan du ha lagerværdi stående på kontoene Varelager, Varemottak og Ubetalt Varelager. Appen finnes i Xena App Store.

Opprett varegruppe

Start med å vurdere hvilke produkter du vil selge, og hvilke varegrupper du derfor bør opprette. Det er en fordel å opprette de mest brukte varegruppene først – det gjør det enklere å opprette varer og følge salget.

1. Gå til Oppsett > Vareoppsett, velg fanen Varegrupper
2. Trykk på Opprett
3. Skriv inn et navn for gruppen
4. Skriv inn kun et kontonummer for de kontoene du VET vil bli brukt
5. Øvrige opplysninger kan legges til senere

Navngivning av varegrupper

Når du navngir varegrupper, må du huske at de brukes både ved kjøp og salg. Unngå navn som Sykler salg, da det kan skape forvirring ved kjøp. Et navn som Sykler er mer nøytralt og oversiktlig.

Typiske varegrupper kan være:

• Tjenester
• Materialer
• Frakt
• Momsfri

Du trenger ikke opprette varegrupper for import/eksport – momskoder og type kjøp/salg bestemmes automatisk ut fra partnerens land.

Oppsett av varegrupper

Fanen Detaljer

På fanen Detaljer kan du legge til kontonumre til f.eks. salg og kjøp, både med og uten moms. Kolonnen SAF-T Standardkontonummer brukes til å angi kontonumre i henhold til den offentlige standardkontoplan.
➡️ Her finner du den offentlige kontoplanen

Det er ikke nødvendig fra starten å angi kontonumre for alle typer posteringer. I bilagsregistrering og kassekladden vil du kun se de varegruppekontoene som har enten et kontonummer eller et SAF-T kontonummer fylt ut.

💡Tips: Bruk finansrapporten Balansen for å se hvilke kontoer du har bokført på, og som mangler kontonummer.

Fanen Momsoppsett

Her velger du momskoder for handel med partnere i Norge eller utlandet. Du kan:

• Redigere standardoppsettet for hvert land via menyen (tre prikker)
• Nullstille oppsettet og gå tilbake til standard

➡️ Les mer om moms og momskoder

Fanen Lagerstyring

Hvis du velger Varer skal ha aktivert lagerstyring som standard, vil alle nye varer i denne gruppen automatisk få lagerstyring aktivert. Det anbefales imidlertid å aktivt velge for hver ny vare om lagerstyring skal aktiveres.
➡️ Les mer om lagerstyring

Endre varegruppe på en vare

Når først salg eller kjøp er bokført på en vare, kan varegruppen ikke endres. Dette sikrer at historikk og bokføring på varegruppen bevares i original versjon.

Hvis du trenger å samle varer i én gruppe, kan du bruke funksjonen Slå sammen varegrupper, som flytter varer og bevegelser fra én gruppe til en annen.
➡️ Guide til å slå sammen varegrupper

Varegrupper og statistikk

Varegrupper vises i kontoplanen under Nettoomsetning og Vareforbruk, samt i diverse lagerbokføringsgrupper. Hver varegruppe har sin egen “mini-kontoplan”, slik at du raskt kan se nøkkeltall.

Eksempel:
Du selger sykler og oppretter varegruppen Sykler. Alle dine sykler opprettes som varer i denne gruppen.

• Salg av en sykkel bokføres som omsetning på varegruppen
• Kjøp bokføres på varegruppen, enten via kassekladde, bilagsregistrering eller innkjøpsordre. Alle kjøp bokføres på vareforbruk.
• Hvis du bruker lagerstyring, bokføres kjøp på lagerkontoen. Når du selger varen, bokføres både vareforbruk og omsetning samtidig.

På hver varegruppe kan du også følge nøkkeltallene i boksen Statistikk:

På fanen Omsetning vises: Stolpediagram for hver måned med salg og vareforbruk + akkumulert dekningsgrad

På fanen Dekning vises: Omsetning, vareforbruk, dekningsbidrag og dekningsgrad per måned

Varegrupper og posteringer

Nederst på varegruppen kan du se detaljer om alle bokføringer registrert på varegruppen.

Fanen Finanskonto-spesifikasjoner

Her finnes en mini-kontoplan med alle kontoer tilknyttet varegruppen. Hvis du skal avstemme lager, kan du f.eks. se saldo på Ubetalt Varelager.
➡️ Se guide om Lager og lagerværdi

Fanen Posteringer

Her vises bokføringer registrert på varegruppen i den valgte perioden. Du kan filtrere på en bestemt finansgruppe, f.eks. kun vareforbruk.

---

---