Kostnadsregistrering på ordrer

I menyen 'Kostnadsregistrering' kan det registreres både vareforbruk og tidsforbruk.

 

Du finner prosjektkladden for registrering av ordrekostnader via menyen Prosjekt/Salg > Kostnadsregistrering.

Du kan opprette ekstra prosjektkladder via menyen Oppsett > Prosjektoppsett > Prosjektkladder Hvis du bruker appen EG Go for registrering av varer og tid, blir de alltid overført til kladden 'Standard'.

Prosjektkladde

Her er de viktigste feltene som skal fylles ut ved registrering:

• Type: Velg mellom Standard (varer og annet) eller Medarbeider
• Forbrukstype: Brukes for statistikk på ordre/prosjekter. Du kan tilknytte en Varegrp. til hver forbrukstype, samt ønsket dekningsgrad, som begge brukes ved registreringer uten varenummer.
• Medarbeider: For denne typen registreringer må du også velge en medarbeider. Det er via medarbeideren at kostpris/salgspris defineres. Klikk her for veiledning om oppsett av priser.
• Aktivitetstype: For Medarbeider-typen må du også velge en aktivitetstype. Herfra hentes eventuelt varenummer og andre viktige detaljer for registreringen.
• Vare: Varenummeret hentes fra den valgte aktivitetstypen. På andre typer linjer kan du velge en vare eller la feltet stå tomt.
  • Med varenummer: Kost- og salgsprisen hentes fra varen.
  • Uten varenummer: Salgsprisen beregnes basert på den inntastede kostprisen og standard DG% for den valgte forbrukstypen.
• Ordreoppgave: Velg den oppgaven som registreringen skal bokføres på. Når du velger en oppgave, vises navnet på den som er ansvarlig for ordren nedenfor. Klikk på lenken for å åpne den tilknyttede ordren.
  • Du kan ikke søke etter ordrer hvor et tilknyttet prosjekt har en 'Lukket dato'.
  • Oppgavene du ser i listen, avhenger av deres status og om de er satt opp til å bli vist i bokføringen. Les mer om oppgavestatus her.
  • Hvis du ikke kan finne en oppgave av de nevnte årsakene, kan du alltid registrere kostnaden direkte på ordren under fanen 'Kostnadsregistrering.'

Nedenfor er et eksempel på registreringer.

• Linje 1 viser hvordan det indikeres at den valgte oppgaven er fakturert.
• Linje 2 viser at det er skrevet inn en merknad på linjen. Du kan se/endre merknaden ved å klikke på ikonet.
• Linje 3 viser at det er vedlagt et dokument. Klikk på ikonet for å se en miniversjon av dokumentet. 

Snarveier

• Slett linje = Ctrl + minus-tasten på tastaturet ditt
• Sett inn linje = Ctrl + plustasten på tastaturet ditt

Godkjenn registreringer

Alle kostnader må godkjennes før de endelig registreres på ordrene. Dette gjøres via fanen 'Godkjennelse'. Hvis regnskapet er satt opp slik at kostnader må godkjennes av ansvarlig for ordren, kan du bare godkjenne linjer for egne ordre.

Under godkjenningen er det bare noen få felt som kan endres. Andre felt må endres via fanen 'Kladd'.

Periode

Som standard vises 14 dager bakover i tid, men du kan gjerne velge en lengre periode. Hvis du har valgt en periode på 14 dager eller mindre, kan du også velge å se tidligere godkjente registreringer, og dermed se det totale antallet timer per medarbeider for de siste 14 dagene.

Avstemming

For å avstemme antall timer per medarbeider kan du skrive ut rapporten 'Medarbeiderkostnader' som du finner via menyen Utskrifter> Prosjekt. Denne rapporten viser også ikke-godkjente registreringer. Hvis du skriver ut rapporten som PDF, vises en total per medarbeider her.

Filter

Øverst kan du sette filter for for eksempel en medarbeider, slik at du godkjenner timer for én medarbeider om gangen. Du kan også i stedet velge brukeren i feltet 'Opprettet'. Da ser du alle registreringene som denne brukeren har gjort - både timer og varer.

Du kan for eksempel også velge en bestemt ordre, slik at du bare godkjenner registreringer for én ordre om gangen.

Godkjenn

Vær oppmerksom på at det kan være registrert forbruk på en allerede fakturert oppgave. I så fall vil du se en advarsel nederst. Du kan se at oppgaven er fakturert ved at det er et lite ikon i ordreoppgavefeltet.

Velg registreringene du vil godkjenne, og klikk på knappen 'Godkjenn valgte'.

Forbruket vises nå på ordrene

Når registreringene er godkjent, er de inkludert i ordrens statistikk. Kostnadene kan ses på ordren under fanen 'Kostnader', og herfra kan de overføres direkte til fakturalinjer. Les mer om denne faktureringsmetoden i veiledningen 'Fakturering etter forbruk'.

I prosjektrapportene finnes det også forskjellige rapporter som viser kostnadene på ordrene. Både i detaljert form og som nøkkeltall.

---

---