Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Opprettelse av prosjekt

Hvis du trenger å samle flere salgsordrer og få en samlet økonomisk oversikt, er prosjektmodulen i Xena noe for deg.

Appen Eg Pro+ inneholder prosjektmodulen og kan installeres via Xena App Store. Denne veiledningen forutsetter at den er installert.

Et prosjekt kan brukes til mange forskjellige formÄl. Det kan for eksempel vÊre et byggeprosjekt med oppfÞring av fem leiligheter. For hele byggeprosjektet opprettes det kun ett prosjekt, men det opprettes en eller flere salgsordrer for hver leilighet.

Det kan ogsÄ vÊre en bestemt kunde der du Þnsker Ä ha en samlet oversikt over oppgavene du har utfÞrt for kunden i lÞpet av Äret. Opprett et fast prosjekt for denne kunden der du kontinuerlig oppretter nye ordrer.

Det er viktig Ă„ ha minst ett prosjekt opprettet, da det Ă„pner for ekstra felt i Xena som er relatert til prosjektmodulen.

 

Opprett et prosjekt

Prosjekter opprettes via menyen Prosjekt > Prosjekt > Opprett prosjekt. Trykk pÄ blyantikonet for Ä legge inn stamdata for prosjektet.

Her er en forklaring pÄ de forskjellige feltene:

  • Beskrivelse: Dette er din identifikasjon av prosjektet, og det vises overalt i Xena der du kan bruke prosjektet.
  • Partner: Hvis du oppretter ordrer via prosjektet, vil denne partneren ogsĂ„ bli foreslĂ„tt pĂ„ ordren.
  • Detaljer: Ekstra tekstfelt for intern informasjon om prosjektet.
  • Status: Status brukes blant annet i prosjektstatusoversikten. 
  • Lukket dato: Skriv inn datoen der du Ăžnsker at prosjektet skal anses som lukket. Datoen brukes som filter i prosjektrapportene og styrer om prosjektet skal vises pĂ„ fanen "Åpne prosjekter".
  • Gruppe: Brukes kun til filtrering pĂ„ rapporter og oversikter.
  • Budsjett: Velg om budsjettet i prosjektstatistikken og prosjektrapportene skal hentes fra prosjektet eller de tilknyttede ordrene.
  • Ansvarlig: Den ansvarlige brukes som filter i oversikter og rapporter. Hvis du oppretter ordrer via prosjektet, vil den ansvarlige fra prosjektet ogsĂ„ bli foreslĂ„tt som ansvarlig pĂ„ ordren.

Oversigt over et projekts stamdata i Xena

 

Statistikk for prosjektet

PĂ„ fanen "Statistikk" for et prosjekt kan du se nĂžkkeltall for prosjektet som gir deg en rask Ăžkonomisk oversikt. Det vises en samlet statistikk for alle ordrene som er tilknyttet prosjektet.

Eksempel pÄ et projekts statistik i Xena

 

Her er en forklaring pÄ hva som er inkludert i statistikken:

 

Totalt antall registreringer

  • Total salgspris: Samlet sum av fakturalinjer fra alle oppgavene (bĂ„de fakturerte og ikke-fakturerte).
  • Total kostnad: Samlet sum av kostnadslinjer (bĂ„de godkjente og ikke-godkjente) fra alle oppgavene.

 

Realisert

  • Total salgspris: Samlet sum av fakturalinjer fra alle fakturerte oppgaver. Hvis det er delt opp i delbetalinger for en oppgave, vises kun det delbetalte belĂžpet her.
  • Total kostnad: Samlet sum av kostnadslinjer (bĂ„de godkjente og ikke-godkjente) fra alle fakturerte oppgaver. Hvis det er delt opp i delbetalinger for en oppgave, inkluderes kostnadene fra denne oppgaven her nĂ„r oppgaven er 100% fakturert.

 

Budsjett

  • Total salgspris: Total beregnet salgspris fra budsjettet (avhengig av valgt budsjettmodul pĂ„ fanen "Detaljer"). Total kostnad:
  • Total kostnad fra budsjettet (avhengig av valgt budsjettmodul pĂ„ fanen "Detaljer").

 

Forskjell Realisert/Budsjett

  • Viser forskjellen mellom alle de realiserte oppgavene (fakturerte) og budsjettet.

 

Andre faner for prosjektet

  • Budsjett: Viser det totale budsjettet, enten fra de tilknyttede ordrene eller fra prosjektet. Se veiledningen for budsjett her.
  • Kostnader: Registrerte kostnader fra tilknyttede ordre. Kostnadene bokfĂžres pĂ„ ordrene via bilagsregistrering, kassekladd eller kostnadsregistrering. Flere detaljer kan finnes via prosjektrapportene.
  • Dokumenter: Dokumenter som er relatert til prosjektet, kan legges til manuelt eller automatisk via for eksempel bilagsregistrering. Du kan opprette dokumentmapper for Ă„ organisere dokumentene.
  • Endringslogg: Viser en logg over endringer i stamdataene for prosjektet.

 

Tilknytt ordre

NĂ„r stamdataene er lagt inn, kan du opprette den fĂžrste salgsordren knyttet til ditt nye prosjekt.

Ordrene til prosjektet kan opprettes via knappen "Opprett" nederst eller ved Ä manuelt velge prosjektet pÄ dine eksisterende ordre.

LES MER: Knytte ordre til prosjekt

Projekt stamdata i Xena

 

Dashboard

I prosjektets dashboard kan du legge til favorittprosjektene dine som du Þnsker Ä fÞlge med pÄ i budsjettoppfÞlgingen. Du kan legge til favorittprosjekter via menyen (de tre prikkene).

I boksen "Venter pÄ godkjenning" vises kostnader for ordrene dine som du mÄ godkjenne. Det kan vÊre kostnader i prosjektkladden (Kostnader) eller leverandÞrfakturaer i bilagsregistreringen (Bilag). Klikk pÄ lenken for Ä hoppe til godkjenning av kostnadene.

Nederst vises en oversikt over nylig avsluttede prosjekter og ordre pÄ to faner. Her kan du fÞlge med pÄ hvordan prosjektet/ordren endte, og om den er innenfor mÄlet (fargeindikasjon).

Eksempel pÄ projekt dashboard i Xena

 

* Hvis du bruker EG Visual kalkulasjonsprogram, kan du med appen "Kalkulasjonsinnlasting" overfÞre kalkulasjonene dine til prosjekter i Xena. De innlastede dataene danner grunnlaget for automatisk opprettelse av ordre og oppgaver. For Ä bruke denne integrasjonen mÄ du ha EG Visual Kalkulation versjon 7.08.01.01, versjon 7.08.01.02 eller nyere.

LES MER: Kalkulasjonsinnlasting

Oppdatert