Bruk av Innboksen

Innboksen i Xena er et fantastisk og enkelt verktøy for håndtering av alle typer dokumenter du ønsker å lagre i systemet.

Her kan du håndtere leverandørfakturaer, kvitteringer, bilder og andre bilag du ønsker å lagre eller jobbe videre med i regnskapet ditt.

Last opp dokumenter til innboksen

Du finner innboksen i menyen Finans > Bilagsregistrering. Her er de mulighetene du har for å sende bilag til en innboks i Xena:

• Øverst ser du din unike e-postadresse til innboksen i dette regnskapet. Hvis du for eksempel tar et bilde med telefonen din og ønsker å lagre det i Xena, sender du det til denne e-postadressen. Etter noen sekunder dukker bildet opp i innboksen
• Hvis du klikker på e-postadressen, opprettes en ny e-post i ditt standard e-postprogram, hvor mottakeren automatisk er utfylt. Legg ved bilag og trykk på Send
• Du kan manuelt legge til filer ved å dra dem inn i boksen "Slipp filer for å laste dem opp
• Du kan bruke appen EG Xena Bilag for enkelt og raskt å sende bilag til innboksen.

Hvis du klikker på knappen "Nytt bilag," vil du se andre metoder for å legge til bilag i innboksen:

• Lokal enhet: Velg filer fra enheten din og last dem opp.
• Xena: Viser alle dokumenter som allerede finnes i ditt Xena-regnskap. Du kan søke etter dokumentet du ønsker å hente inn i innboksen. Bruk denne funksjonen hvis du for eksempel ønsker å bokføre et tidligere bilag på nytt.
• Innboks: Viser dokumentene som for øyeblikket ligger i innboksen i Xena.

Funksjoner i Innboksen

Parkering av dokumenter

Du har muligheten til å parkere et dokument, slik at det filtreres bort fra aktive dokumenter i Innboksen.

1. Trykk på p-ikonet ved siden av dokumentet.
2. Tast inn eventuelt en merknad om hvorfor dokumentet parkeres.
3. Trykk på "Parkér dokument"-knappen.
4. P-ikonet vil nå vises med en gjennomstreking.

Når du vil aktivere dokumentet igjen, klikker du på p-ikonet med gjennomstrekingen, og i den viste dialogboksen trykker du på 'Aktivér bilag'.

 

Filtrering

Du har mulighet til å legge inn et datofilter slik at du kun ser bilag innenfor et bestemt datointervall. Hvis du lar ett av datofeltene stå tomt, vil du også se alle bilag som ennå ikke har en dato registrert.

I tillegg kan du filtrere etter status på bilag. Standardinnstillingen er 'Aktive', slik at du automatisk kun ser alle aktive bilag. Her kan du endre filteret for eksempelvis å kun se nye bilag eller kun parkerte bilag.

Andre funksjoner

Forhåndsvisning: I høyre side vises en forhåndsvisning av dokumentet/bildet. Bilder kan roteres ved hjelp av knappene over.

Statusmarkering: Ubehandlede dokumenter har en ekstra fargekode på venstre side og vises øverst i Innboksen.

Detaljer og handlinger: Du kan åpne dokumentet og se detaljer ved å klikke på blyant-ikonet. Via menyen (de 3 prikkene) har du følgende alternativer:

• Flytt til: (flytt til en ordre eller til en annen brukers innboks)
• Detaljer: Vis detaljer for filen (navn, relasjoner osv.)
• Nedlasting: Lagrer filen på enheten din
• Slett: Fjerner filen fra denne innboksen 

Les mer: Dokumentstyring

---

---