Bruk av Innboksen

Innboksen i Xena håndterer alle typer dokumenter du ønsker å lagre i regnskapet ditt.

Xenas innboks er et effektivt og brukervennlig verktøy for håndtering av dokumenter i regnskapssystemet ditt. Her kan du enkelt lagre og administrere leverandørfakturaer, kvitteringer, bilder og andre relevante bilag.

Slik sender du bilag til innboksen

Du finner innboksen via Finans > Bilagsregistrering i hovedmenyen. Her har du flere alternativer for å legge til bilag:

• Via e-post: Øverst på siden vises en unik e-postadresse knyttet til innboksen din. Du kan for eksempel ta et bilde med telefonen din og sende det direkte til denne adressen. Bilaget vises deretter automatisk i innboksen innen få sekunder. Klikker du på e-postadressen, åpnes ditt standard e-postprogram med adressen ferdig utfylt – legg ved bilaget og trykk Send.
• Dra og slipp: Du kan også legge til filer manuelt ved å dra dem inn i boksen "Slipp filer her for å laste opp."
• Mobilapp: Med appen EG Xena Bilag kan du raskt sende bilag til innboksen direkte fra mobilen

Ved å klikke på Nytt bilag får du tilgang til flere måter å legge til dokumenter på:

• Lokal enhet: Last opp filer direkte fra datamaskinen din.
• Xena: Legg til et dokument som allerede finnes i regnskapet – for eksempel tidligere bokførte bilag.
• Innboks: Vis dokumenter som for øyeblikket ligger i en innboks (din egen eller andres).

Funksjoner i Innboksen

Brukere med rollene Administrator eller Regnskapsfører kan få en samlet oversikt over alle bilag på tvers av innboksene i regnskapet ved å velge Alle i feltet der du kan velge mellom innbokser.

Dette viser alle bilag i regnskapet – uansett hvilken innboks de ligger i.

Du kan parkere bilag midlertidig dersom du ikke ønsker å jobbe videre med dem med en gang. Parkerte bilag filtreres ut fra visningen av aktive dokumenter.

1. Klikk på P-ikonet ved siden av bilaget.
2. Skriv eventuelt en merknad om årsaken til parkeringen.
3. Trykk Parker dokument. Ikonet endres deretter til en gjennomstreket versjon.
4. For å aktivere bilaget igjen, klikk på det gjennomstrekede ikonet og velg Aktiver bilag.

Innboksen gir deg mulighet til å filtrere dokumenter basert på:

Dato: Angi et datointervall. Lar du ett felt stå tomt, vises også bilag uten dato. Dette er nyttig ved MVA-rapportering, for å sikre at alle relevante fakturaer er bokført innenfor riktig periode.

Status: Som standard vises kun aktive bilag. Du kan velge mellom følgende filtre:

• Alle: Viser alle bilag i den valgte innboksen
• Nye: Viser kun bilag merket som Nye
• Parkerte: Viser kun parkerte bilag
• Godkjent: Viser kun bilag der alle ordreutgifter er godkjent (vises med status Godkjent i oversikten)

Forhåndsvisning: Dokumenter vises i høyre side. Bilder kan roteres med knappene over forhåndsvisningen.

Statusmerking: Nye bilag vises med fargemerking på venstre side og plasseres øverst i innboksen.

Detaljer og handlinger: Klikk på blyantikonet for å redigere eller vise detaljer. Via trepunktsmenyen får du følgende alternativer:

• Flytt til: Overfør/legg til bilaget på en ordre eller i en annen brukers innboks
• Detaljer: Vis informasjon som filnavn og tilknyttede relasjoner
• Last ned: Lagre bilaget lokalt
• Slett: Fjern bilaget fra innboksen

➡️ Les mer: Dokumentstyring

---

---