Bruk av Innboksen
Innboksen i Xena er et fantastisk og enkelt verktøy for håndtering av alle typer dokumenter du ønsker å lagre i systemet.
Her kan du håndtere leverandørfakturaer, kvitteringer, bilder og andre bilag du ønsker å lagre eller jobbe videre med i regnskapet ditt.
Last opp dokumenter til innboksen
Du finner innboksen i menyen Finans > Bilagsregistrering.
- Øverst ser du din unike e-postadresse til Innboksen i dette regnskapet. Hvis du for eksempel tar et bilde med telefonen og ønsker å lagre det i Xena, kan du enkelt sende det til Innboksens e-postadresse. Etter noen sekunder vil bildet være synlig i Innboksen.
- Hvis du klikker på e-postadressen, åpnes en ny e-post i din standard e-postprogram, hvor mottakeren allerede er fylt ut.
- Du kan også manuelt legge til filer i Innboksen ved å dra dem inn i boksen "Slipp filer for å laste dem opp".
Alternativt kan du klikke på knappen "Nytt bilag" for å bruke andre metoder for å laste opp dokumenter til Innboksen:
Lokal enhet: Velg filer fra enheten din og last dem opp.
Xena: Viser alle dokumenter som allerede finnes i regnskapet ditt i Xena. Du kan søke etter det dokumentet du vil hente inn i Innboksen. Bruk denne funksjonen hvis du for eksempel ønsker å gjenopprette en tidligere bokført transaksjon.
Dropbox: Brukes til å hente dokumenter fra Dropbox. Følg instruksjonene her.
Innboks: Viser dokumentene som for øyeblikket ligger i Innboksen i Xena.
Funksjoner i Innboksen
Parkering av dokumenter
Du har muligheten til å parkere et dokument, slik at det filtreres bort fra aktive dokumenter i Innboksen.
- Trykk på p-ikonet ved siden av dokumentet.
- Tast inn eventuelt en merknad om hvorfor dokumentet parkeres.
- Trykk på "Parkér dokument"-knappen.
- P-ikonet vil nå vises med en gjennomstreking.
Når du vil aktivere dokumentet igjen, klikker du på p-ikonet med gjennomstrekingen, og i den viste dialogboksen trykker du på "Aktivér bilag".
Filtrering
Innboksen åpnes automatisk med filteret "Aktive", slik at du kun ser aktive dokumenter. Du kan endre filteret for å for eksempel se alle dokumenter eller kun parkerte.
Andre funksjoner
Forhåndsvisning: I høyre side vises en forhåndsvisning av dokumentet/bildet. Bilder kan roteres ved hjelp av knappene over.
Statusmarkering: Ubehandlede dokumenter har en ekstra fargekode på venstre side og vises øverst i Innboksen.
Detaljer og handlinger: Du kan åpne dokumentet og se detaljer ved å klikke på blyant-ikonet. Via menyen (de 3 prikkene) har du følgende alternativer:
- Flytt til: (flytt til en ordre eller til en annen brukers innboks)
- Detaljer: Vis detaljer for filen (navn, relasjoner osv.)
- Nedlasting: Lagrer filen på enheten din
- Slett: Fjerner filen fra denne innboksen
Les mer: Dokumentstyring
- Oppdatert