Overfør betalinger til banken

I menuen Køb > Betalinger får du et overblik over fakturaer, der skal betales. Med få klik kan du eksportere en betalingsfil og bogføre betalingerne i dit regnskab.

 

Opsætning på leverandører

Før du kan overføre betalinger til banken, skal du indtaste betalingsoplysninger for hver enkelt leverandør.

Du kan oprette oplysningerne direkte på leverandørkortet, eller du kan vente med at tilføje dem, indtil du skal foretage den første betaling til leverandøren.

1. På leverandørkortet, under 'Opsætning', vælg fanen 'Leverandør'
2. Klik på Rediger-ikonet eller dobbeltklik i boksen
3. Tryk på 'Opret betalingsoplysninger'

 

Du skal vælge mellem betalingstype 'Bankkonto' eller 'FIK 71':

• Bankkonto: 
  • Indtast leverandørens reg.nr. og bankkontonummer
  • Hvis du markerer 'Gruppér betalinger', kan du indtaste en standard adviseringstekst til leverandøren, f.eks. dit kundenummer

• FIK 71: 
  • Indtast leverandørens FIK-leverandørnummer
  • Hvis du markerer 'Gruppér betalinger', får du ved betaling mulighed for at indtaste et samlet betalings-ID, f.eks. fra et kontoudtog

 

 

Klargør til betaling

Gå til menuen Køb > Betalinger.

I feltet 'Beregnet ved' kan du begrænse betalinger til og med en bestemt forfaldsdato.

Nu kan du markere de fakturaer, du ønsker at overføre som betaling til banken. De fakturaer, du ikke markerer denne gang, vil automatisk blive vist, næste gang du åbner oversigten.

På højre side kan du altid se den tilhørende PDF-faktura ved at klikke på det blå billedikon.

Alle fakturaer, der skal betales, skal enten have et fakturanummer eller et betalings-ID, for at du kan markere dem i listen. Du kan indtaste fakturanummeret/betalings-ID'et ved at klikke på menuikonet (tre prikker) ud for linjen og vælge 'Ret betaling'. Hvis betalingsoplysninger mangler for en leverandør, kan du oprette dem ved at klikke på 'Ret betalingsoplysninger'.

Vær opmærksom på, at hvis leverandøren er sat til grupperet betaling, vil følgende regler gælde:

• Hvis samme leverandør har flere forfaldsdatoer, dannes der en grupperet betaling pr. forfaldsdato
• Hvis forfaldsdatoen er i fortiden, dannes der en grupperet betaling med dags dato som betalingsdato

 

Håndtering af kreditnotaer

For at trække kreditnotaer fra beløbet, der skal betales, kan du gøre det på to måder:

• Vælg 'Grupperet betaling' i leverandørens betalingsoplysninger. Kreditnotaer trækkes automatisk fra det samlede beløb
• Udlign kreditnotaen på en af leverandørens udestående fakturaer. Beløbet for den udestående faktura trækkes fra det samlede beløb, der overføres til banken

 

Forbered udlæsning til banken

Når alle ønskede betalinger er markeret, og du har kontrolleret betalingsoplysningerne, er du klar til at eksportere filen til banken.

Hvis det er første gang, du håndterer betalinger, skal du nederst vælge bankkontoen, som betalingerne skal bogføres på. Derudover skal du indtaste dit bankkontonummer som pengene skal trækkes fra i banken:

1. Klik på 'Ret betalingsopsætning'
2. Vælg den anvendte bankformat (Eksport type) for din bank
3. Indtast registreringsnummer og kontonummer
4. Klik på 'Opdater' for at gemme ændringerne

SE OGSÅ: Liste over formater og banker som Xena understøtter

 

 

Udlæs betalinger

Nu, hvor du har markeret de ønskede fakturaer og indtastet din banks oplysninger, er du klar til at udlæse filen til banken. Tryk på knappen 'Klargør eksport' i bunden af skærmbilledet.

Hvis der er fejl eller manglende oplysninger for betalingerne, vil det blive vist i den nye dialog. I dette eksempel mangler der f.eks. et betalings-ID for en faktura. Du kan enten indtaste det manglende betalings-ID direkte i dialogen eller lukke dialogen og rette det direkte på fakturaen.

 

Når listen er fejlfri, klik på 'Eksporter'.

En fil med de valgte betalinger downloades. Den gemmes i din lokale download-mappe, enten under 'Overførsler' eller 'Downloads'. Hvis du har svært ved at finde filen, kan du søge efter den. Filnavnet indeholder datoen for oprettelsen, f.eks. '27-06-2023_8920_bank_betalinger.csv'.

Filen skal importeres i dit banksystem, hvor du håndterer betalingerne på normal vis, som når du manuelt opretter betalinger i banken.

Hvis filen fejler i overførsel til banken, så prøv at downloade filen igen fra eksport arkivet, og prøv derefter at importere den nye fil. 

 

Overfør betalinger til finanskladden

Efter eksport af betalingerne til banken, kan du overføre filens indhold til en kassekladde:

1. Vælg menuen Køb > Betalinger, vælg fanen 'Eksportarkiv'
2. For hver eksport oprettes en linje i arkivet, hvor datoen er den dag, filen blev eksporteret
3. Vælg 'Eksport til finanskladde' via menuen ud for linjen
4. Vælg kladde og modkonto (bankkontoen)
5. Tryk på 'Eksport til finanskladde'

 

Efter overførslen åbnes kassekladden automatisk. Alle betalingerne er nu oprettet og klar til bogføring.

 

 

Genudlæs betaling eller se tidligere udlæste

Du kan genudlæse tidligere udlæste betalinger:

1. Marker i feltet foroven 'Vis allerede overførte'
2. Nu vises også fakturaer du tidligere har overført til banken
3. Du kan redigere linjerne som du plejer, og markere til ny udlæsning

Under fanen 'Eksportarkiv' kan du se alle tidligere oprettede filer. Ved hver eksport har du mulighed for at genudlæse filen til banken via menuen.

---

---