Valuta

Denne veiledningen beskriver hvordan valuta håndteres i forbindelse med ordrer, bilagsregistrering, samt bokføring og utligning av betalinger i Xena.

 

Opprett partner med annen valuta

Hvis du jobber med kunder eller leverandører i utlandet og skal registrere fakturaer i en annen valuta, må partneren opprettes med ønsket valuta. Her er fremgangsmåten:

1. Opprett partneren som vanlig, men vær sikker på å velge riktig land under partnerens navn og adresse.
2. Under 'Innstillinger' velger du enten fanen 'Kunde' eller 'Leverandør'
3. Trykk på blyantikonet for å redigere
4. Velg ønsket 'Valuta' for handel med partneren
5. Du kan også velge et alternativt språk for å sende rapporter til partneren, men husk at Xena som standard kun støtter dansk, engelsk og norsk. Valg av valutakode på en partner i Xena

 

 

Opprett finanskonto for valutakursdifferanse

Hvis du vil håndtere valutakursdifferanser, må du opprette en finanskonto i Xena for dette formålet. Gå til menyen Finans > Kontoplan > Kontoplan og åpne gruppen 'Finansielle poster.'

Hvis det ikke allerede finnes en konto med navnet 'Valutadifferanse' i denne gruppen, må du opprette en ny. Sørg for å velge kontotype 'Valutakursdifferanse.'

 

 

Velg valuta for ordre eller bilag

På ordrer til partneren blir valutaen foreslått basert på partnerens oppsett. Du kan imidlertid manuelt endre valutaen for denne ene ordren.

Merk: Hvis ordren allerede inneholder ordrelinjer, uansett om de er fakturert eller ikke, anbefales det ikke å endre valutakoden. Hvis du likevel gjør det, må du være oppmerksom på at prisene blir riktige etter endringen av valutakoden.

Når du har valgt valutaen, kan du trykke på lenken for enten å opprette en kurs eller endre en eksisterende kurs. Standardinnstillingene foreslår automatisk dagens dato og gjeldende ECB-kurs. Du kan imidlertid overskrive både datoen og kursen hvis du ønsker en bestemt kurs fra en bestemt dato.

 

 

Betalinger i fremmed valuta

Når du betaler en faktura i en fremmed valuta, vil det ofte være en forskjell mellom fakturabeløpet og det beløpet du betaler. Dette skyldes naturlige endringer i valutakursene som kan endre seg flere ganger om dagen.

Hvis forskjellen er betydelig, kan det skyldes en feil kurs enten på fakturaen eller på betalingen. I så fall må du enten annullere bilaget eller opprette en kreditnota via ordren og bokføre bilaget på nytt med riktig kurs.

 

Betaling via bilagsregistrering

Det er to måter å håndtere valutakursdifferanser på i bilagsregistreringen:

1: Bokfør differansen på valutakursdifferansekontoen

Trykk i beløpskolonnen ved siden av finanskontoen 'Valutakursdifferanse'. Differansen blir satt inn i riktig beløpsfelt, og bilaget kan nå bokføres.

 

2: Juster valutakursen på bilaget

Trykk på knappen 'Juster valutakurs'. Kursen fra før vil nå bli justert slik at den stemmer overens med betalingen. Dette betyr at beløpet for kostnaden endres bokføringsmessig for å stemme overens med det beløpet du faktisk har betalt for kostnaden.

 

 

Betaling via kassekladden, ordre eller partner

Når du bokfører en betaling via en partner eller en ordre

1. Trykk i beløpskolonnen ved siden av 'Valutakursdifferanse'
2. Differansen blir automatisk satt inn i riktig beløpsfelt, og betalingen kan nå bokføres på samme måte som i bilagsregistreringen

 

Når du bokfører en betaling via kassekladden

1. Start med å velge partneren, oppgi det betalte beløpet, og velg motkontoen som vanlig
2. Trykk deretter på lenken for å utligne
3. Velg fakturaen som er betalt
4. I delen 'Differanse' velger du din 'Valutakursdifferanse'-konto
5. Beløpet blir satt inn automatisk, og du kan nå godkjenne utligningen

 

 

Opprette en utenlandsk bankkonto

Du kan også opprette utenlandske betalingskontoer i Xena og bruke dem til å betale fakturaer i en annen valuta. Kontoen vises sammen med dine øvrige betalingskontoer, og når du velger den, kan du fortsatt se det konverterte beløpet i din egen valuta.

Du har også muligheten til å overskrive det betalte beløpet og bruke de tidligere nevnte prosedyrene for valutakursdifferanser.

---

---