Lagerverdi og lagerbeholdning

Når man bruker lagerstyring, er det en del punkter som MÅ overholdes for at du får beregnet riktig verdi på lageret ditt.

Appen Lagerstyring gir tilgang til lagerstyring og kan installeres via Xena App Store. Denne veiledningen forutsetter at den er installert.

Lagerapporten 'Historisk lagerverdi' viser alle varene som på den angitte datoen enten har antall eller verdi på lageret.

Hvis du skriver ut rapporten til PDF, vil du også se en total per varegruppe, som du kan avstemme med lagerkontoen din via finansrapporten Balanse.

Rapporten er derfor det viktigste verktøyet for å avstemme lageret ditt, samtidig som den kan vise deg varer hvor du trenger å gjøre korreksjoner.

 

1. Lukk regnskapsåret og revider primoposter

En av de viktigste forutsetningene for å avstemme lageret er at primoposteringene dine er revidert. Hvis du ikke har lukket de tidligere regnskapsårene dine, kan du risikere at lagerverdiene justeres bakover i tid.

Dette kan for eksempel skje hvis:

• Du har bokført en innkjøpsleveranse i et gammelt regnskapsår, men først bokfører fakturaen i et nytt regnskapsår.
• Du justerer gjennomsnittsverdien på beholdninger bokført på lageret i et gammelt regnskapsår.
• Annullerer en leveranse eller en faktura som er bokført i et gammelt regnskapsår.
• Bokfører en lageropptelling med dato i et gammelt regnskapsår.

Hvis du ønsker at justeringene skal skje tilbake i et gammelt regnskapsår, må du åpne perioden, bokføre ønskede justeringer, revidere primoposteringene og lukke perioden igjen.

 

2. Avstem varelager, ubetalt

Denne funksjonen finner du under menypunktet Finans > Avstemninger, velg fanen 'Varelager'. Her ser du alle åpne innkjøpsordrer hvor du enten har bokført en leveranse eller en innkjøpsfaktura. Disse innkjøpsordrene har en verdi stående på kontoen 'Varelager, ubetalt' i finansregnskapet.

Finanskontoen 'Varelager, ubetalt' er bare en mellomkonto hvor innkjøp bokføres midlertidig til nøyaktig antall/pris er kjent.

Hvis du i skjermbildet ser innkjøpsfakturaer hvor BÅDE leveransen og fakturaen er bokført, må disse avstemmes.

LES MER: Avstem ubetalt lager

 

3. Historisk lagerverdi viser varer med null antall men med en verdi

I noen tilfeller kan du ha en vare på rapporten hvor antallet er 0,00, men hvor det står en verdi for varen. Dette kan skje hvis:

• Du bokfører en innkjøpsleveranse av varen. Deretter gjør du en lageropptelling til null stk, og først etter det bokfører du selve innkjøpsfakturaen.
• Du bokfører en innkjøpsleveranse av varen. Deretter gjør du en justering av gjennomsnittsverdien, og først etter det bokfører du selve innkjøpsfakturaen.
• Gjennomsnittsprisen har ikke blitt riktig beregnet siden du sist bokførte en lageropptelling av varen.
• Du bokfører en innkjøpsleveranse av varen på innkjøpsordrenummer 1. Deretter oppretter du en innkjøpsordre nummer 2 på varen, og her bokfører du både innkjøpsleveransen og -fakturaen, hvor verdien er forskjellig fra varens gjeldende gjennomsnittspris. Du går nå tilbake til innkjøpsordre 1 og kansellerer leveransen på denne.
• Du bokfører en innkjøpsfaktura på en ordre med en restlevering (ordren forblir Åpen). I tillegg har varen ingen eksisterende gjennomsnittspris. Nå selger du varens antall, slik at beholdningen nå er null. Til slutt leveres og faktureres restleveransen på den opprinnelige innkjøpsordren. Siden innkjøpsordren nå settes til Lukket, justeres lagerverdien på varen opp, selv om det ikke er noen antall igjen på lageret.

For å korrigere verdien til null kroner, følg nedenstående fremgangsmåte:

1. Har du åpne salgsordrer eller innkjøpsordrer på varen, må du forsikre deg om at de enten IKKE er levert eller fakturert, eller at de er både levert og fakturert før du fortsetter til trinn 2.
2. Opprett en innkjøpsordre på varen, hvor du setter antall = 1, og pris = 0,00. Lever og fakturer ordren med ønsket dato for regulering.
3. Endre gjennomsnittsprisen på varen til 0,00. Her må du velge en gyldig dato, datoen kan ikke være før den siste posteringen på varen. Selv om verdien allerede er null, gjennomføres dette trinnet likevel. Her blir det bokført finansposter på varen, disse ser du i boksen 'Detaljer' på fanen 'Vareposteringer'. Varelageret krediteres og vareforbruket debiteres.
4. Opprett en ny innkjøpsordre på varen, hvor du setter antall = -1, og pris = 0,00. Lever og fakturer ordren med ønsket dato for regulering.

 

4. Historisk lagerverdi viser varer med antall men med en negativ verdi

Dette kan skje av samme årsaker som nevnt ovenfor, men hvor du deretter har bokført en innkjøpsfaktura eller en salgskreditnota på varen, og hvor gjennomsnittsprisen på varen er lavere enn den totale negative verdien på varen.

Før du foretar korreksjoner, må du forsikre deg om at du ikke har noen åpne salgs- eller innkjøpsordrer på varen.

Har du åpne ordre på varen, må du forsikre deg om at de enten IKKE er levert eller fakturert, eller at de er både levert og fakturert før du går videre til neste trinn.

Endre nå gjennomsnittsprisen på varen. Her må du velge en gyldig dato, datoen kan ikke være før den siste posteringen på varen. Hvis gjennomsnittsprisen er korrekt, må du justere den opp eller ned med en øre, og deretter justere den tilbake til riktig gjennomsnittspris.

Her blir det bokført finansposter på varen, disse ser du i boksen 'Detaljer' på fanen 'Vareposteringer'. Varelageret debiteres, og vareforbruket krediteres.

LES MER: Lager og gjennomsnittspriser

 

5. Har varen din ved en feil en negativ beholdning

Dette kan for eksempel skyldes at lagerbeholdningen i systemet ditt ikke samsvarer med den fysiske beholdningen din, og derfor har du solgt flere varer enn systemet har registrert på lageret.

Hvis du ønsker å telle varebeholdningen på en vare til null, må du gjøre følgende:

1. Før du foretar korreksjoner, må du forsikre deg om at du ikke har noen åpne salgsordrer eller innkjøpsordrer på varen. Har du åpne ordre på varen, må du forsikre deg om at de enten IKKE er levert eller fakturert, eller at de er både levert og fakturert før du går videre til trinn 2.
2. Opprett en lageropptelling på varen, der du teller antall til 0,01. Skriv inn ønsket dato for korreksjon, og bokfør lageropptellingen.
3. Opprett en ny lageropptelling på varen, der du nå teller antall til 0,00. Skriv inn ønsket dato for korreksjon, og bokfør lageropptellingen.

Lagerbeholdningen på varen din vil nå være null, og eventuell verdi på Vareinnkjøp/Varelager vil bli nullstilt.

Les mer: Punkt i veiledningen Lagerstyring

 

6. Ser du feil antall på lager for varen

Dette kan skyldes at visningen av lagerbeholdningen ikke er oppdatert på selve varekortet. Du kan for eksempel se på varen at det er 0 stk. på lager, men hvis du ser i vareoversikten eller i rapporten Historisk lagerverdi, vil du se at det er en lagerbeholdning på varen.

Denne feilaktige visningen har ingen betydning for bokføringene på varen, og visningen vil automatisk bli oppdatert neste gang du kjøper/selger varen. Imidlertid kan du også manuelt oppdatere varekortet ved å klikke på knappen 'Gjenskap manuelt'. Dette vil bare rekonstruere det viste antallet på varekortet, og det vil ikke bli noen bokføring.

 

7. Endring av gjennomsnittspris

Hvis du endrer gjennomsnittsprisen via varen, vil det bli bokført korreksjoner på Varelager og Vareforbruk. Dette er riktig metode hvis du ønsker å nedskrive/øke verdien av varen i forhold til hva du kjøpte den for.

Du kan aldri endre gjennomsnittsprisen tilbake til FØR siste fysiske bevegelse på varen. Hvis du velger en ugyldig dato, vil du få en melding om dette, samt den tidligste gyldige datoen vises.

LES MER: Lager og gjennomsnittspriser

For å endre gjennomsnittsprisen:

1. Før du foretar korreksjoner, må du forsikre deg om at du ikke har noen åpne salgsordrer eller innkjøpsordrer på varen. Har du åpne ordre på varen, må du forsikre deg om at de enten IKKE er levert eller fakturert, eller at de er både levert og fakturert før du går videre til trinn 2.
2. Når dette er sjekket, velger du fanen 'Lagerstyring' på varen.
3. Trykk på blyantikonet ved siden av 'Nåværende gjennomsnittspris'.
4. Marker at du har forstått konsekvensene av å endre verdien, det vil si at det i denne forbindelse vil bli bokført korreksjoner på Varelager/Vareforbruk.
5. Skriv inn ønsket ny gjennomsnittspris og dato for endringen.
6. Trykk på 'Oppdater' for å lagre prisen, og få bokført korreksjonene i regnskapet ditt.

 

8. Varer med reservert beholdning

Det er ingen sperre for å selge en vare (overføre) som du ikke har på lageret.

Salg av en vare som du ikke har på lageret blir som kjent bokført på finanskontoene 'Vareforbruk' og 'Vareinnkjøp', til den sist kjente gjennomsnittsprisen. Samtidig justeres kolonnen 'Reservert beholdning' på varen.

Finanskontoen 'Vareinnkjøp' brukes derfor som en mellomkonto for den midlertidige bokføringen av overføring på lageret.

Når beholdningen igjen blir null eller positiv, justeres i samme forbindelse det tidligere estimerte vareforbruket hvis den nye kjøpesummen avviker fra gjennomsnittsprisen på varen:

Hvis kjøpesummen er HØYERE enn tidligere gjennomsnittspris, økes vareforbruket ditt. Hvis kjøpesummen er LAVERE enn tidligere gjennomsnittspris, reduseres vareforbruket ditt.

Du kan se hvilke varer som har en reservert beholdning på vareoversikten 'Lagerverdi'.

---

---