Klar for et nytt regnskapsår
En sjekkliste og hjelp til hvordan du kommer godt i gang med et nytt regnskapsår.
Åpne et nytt regnskapsår
Enten du er en ny bruker eller har brukt Xena en stund, er her noen nyttige ting du bør vite i forbindelse med årsavslutning eller opprettelse av et nytt selskap.
For nye brukere er det viktig at du i menyen Finans > Åpningstall sjekker at startdatoen for din første regnskapsperiode er som ønsket. Hvis du vil endre startdatoen, MÅ dette gjøres før du lager den første fakturaen, bokfører den første bilagen eller rekalkulerer åpningstall.
Regnskapsperioder
Ved opprettelse av et nytt regnskapsår dannes en regnskapsperiode med startdato 01.xx.xx og sluttdato 31.xx.xx. Navnet på regnskapsperioden vil typisk være årstallet, for eksempel '2022' eller '2021-22'.
For å kunne fakturere og bokføre i et nytt år, må regnskapsperioden være opprettet. Det gamle regnskapsåret trenger ikke å være avsluttet. Du kan fortsatt fakturere og bokføre i alle regnskapsperioder så lenge de ikke er lukket.
MERK: Hvis du har rekalkulert åpningstall eller bokført poster i et regnskapsår, kan ikke start- og sluttmåneden endres i ettertid. Vær derfor oppmerksom på å få riktig oppsett av regnskapsåret fra begynnelsen av.
- Gå til menyen Finans > Åpningstall
- Trykk på knappen 'Opprett'
- Velg i dialogboksen Start- og Slutmåned. Det er mulig å opprette regnskapsår som ikke følger kalenderåret, og det er også mulig å opprette år som er lengre eller kortere enn 12 måneder.
Perioder kan redigeres etter opprettelsen ved å åpne det aktuelle regnskapsåret og trykke på rediger-ikonet øverst til høyre. Her kan du endre beskrivelsen og start-/slutmåneden.
I samme meny finnes også punktet for sletting av regnskapsåret.
Rekalkulér åpningstall i det nye året
Når det nye året er satt opp, må årets avsluttende tall overføres til hovedtal i det nye året. Dette gjøres ved å rekalkulere åbningstallene.
- Åpne det nye året, for eksempel 2020 under Finans > Åpningstall
- En advarsel vil sannsynligvis allerede vises øverst på skjermen for å rekalkulere. Her trykker du på den blå knappen 'Rekalkulér åpningstall'
- Hvis advarselen ikke er der, kan du gå til menyen i boksen kalt 'Åpningstall'. Her velger du 'Rekalkulér åpningstall'.
MERKNAD: Hvis du bokfører i tidligere regnskapsperioder, husk å rekalkulere åpningstall på nytt i påfølgende perioder. I slike tilfeller vises det også automatisk en advarsel neste gang du for eksempel går inn i kassekladden. Her er lenke for å rekalkulere åpningstall.
Sperring eller lukking av perioder
Gå til menyen Finans > Åpningstall > og velg regnskapsåret du vil sperre eller lukke.
Du kan sperre for bokføring før en bestemt dato ved å skrive inn datoen i feltet 'Låst d.' Når du har laget en mva-oppgjør, er det for eksempel lurt å sette datoen for mva-oppgjøret som låst dato for å unngå å gjøre flere mva-posteringer i den avregnede perioden.
Hvis du ønsker å låse regnskapsåret helt for bokføring, fjerner du haken ved 'Åben'. Du kan alltid senere åpne regnskapsåret igjen ved å sette haken.
Husk å invitere revisoren din innenfor
Når du bruker Xena, kan du gratis invitere revisoren din innenfor. Det gir både deg og revisoren din veldig mange fordeler! Xena kan f.eks. integreres med revisorsystemer. Hvis du har gitt revisoren din tilgang til Xena, har du også levert alle bilag – så enkelt er det! Hvis du har alle bilagene elektronisk i Xena, kan du faktisk slippe å levere en eneste ringperm til revisoren!
Revisoren din trenger ikke din personlige Xena-kode
Revisoren din skal ha sin egen Xena-konto. På den måten kan han bruke sin personlige kode til flere virksomheter. Revisoren trenger heller ikke å kunne alt i Xena. Når en revisor inviteres på den riktige måten, inneholder Xena bare de opplysningene og mulighetene som er relevante for revideringen.
Hvis du ønsker at revisoren din også skal bokføre, gir du ham rollen som 'Regnskapsfører'.
SE OGSÅ: Invitasjon av revisor.
Support ved årsavslutning og igangsetting
Hvis du ønsker hjelp ut over det som er skrevet på nettstedet vårt, hjelper vi deg mer enn gjerne med bruken av Xena. Men vi kan ikke hjelpe til med bokføring eller fortelle deg hvordan du skal drive firmaet ditt. Det er dette du har revisoren din til.
- Oppdatert