Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Forskuddsfaktura og slutt­faktura

Dersom det er avtalt en fast pris for en kundeoppgave som du ønsker å forskuddsfakturere, kan du følge denne veiledningen.

Forbered ordren for forskuddsfakturering

PĂ„ salgsordren oppretter du som minimum Ă©n oppgave med totalbelĂžpet for arbeidet

  1. Legg inn en oppgavebeskrivelse. Denne overskriften skrives ut pÄ fakturaen ved siden av forskuddsbelÞpet
  2. Legg inn minst én linje pÄ oppgaven med avtalt pris
  3. Ønsker du flere linjer pÄ forskuddsfakturaen, mÄ du opprette nye oppgaver med hver sin beskrivelse og belÞp
  4. Oppgaver hvor 'Totalt belÞp' er 0,00, samt oppgaver som er fakturert pÄ vanlig vis, inluderes ikke i forskuddsfaktureringen.

OBS: Du mÄ ikke opprette vanlige fakturaer for de oppgavene du holder pÄ Ä forskuddsfakturere. Hvis du trenger Ä lage en vanlig faktura for ordren (f.eks. for ekstraarbeid), mÄ du opprette en egen oppgave for dette, eller enda bedre, opprette en ny ordre.

I eksempelet under har kunden bestilt to oppgaver som skal faktureres med hver sin sum. Oppgavene er:

  • 'Nytt uthus oppfĂžres' med kr. 50.000 totalt og
  • 'Maling av uthus' med kr. 5.000 totalt.

KlargĂžr ordre til at lave en acontofaktura i Xena

Opprett forskuddsfaktura

I den Ăžverste delen av skjermen velger du HVAD du Ăžnsker Ă„ fakturere, og i den nederste halvdelen velger du HVORDAN du Ăžnsker Ă„ fakturere.

Velg hva du Ăžnsker Ă„ fakturere

Skriv inn fullfĂžrelsesgraden, enten i prosent eller i kroner.

  • Du mĂ„ ikke taste inn mindre enn tidligere fakturert. Du kan enten la utfĂžrt belĂžp forbli som det er, eller Ăžke det
  • Hvis en linje er fakturert 100%, kan du ikke endre utfĂžrt prosent/belĂžp
  • Du kan ikke ekskludere oppgaver, da de alle er en del av den totale summen og en del av det tidligere fakturerte belĂžpet. Begge disse nĂžkkeltallene vil bli skrevet ut pĂ„ forskuddsfakturaen
Generelt mÄ du vÊre forsiktig med Ä fjerne oppgaver fra ordren etter at du har opprettet den fÞrste forskuddsfakturaen. Hvis du fjerner oppgaver, vil det pÄvirke de totale belÞpene som skrives ut pÄ den neste forskuddsfakturaen.

Indtast fÊrdiggÞrelsesgrad pÄ acontofaktura i Xena

Velg hvordan du Ăžnsker Ă„ fakturere

I nederste del av skjermen har du disse innstillingene:

  • Etterbehandling: Velg om fakturaen skal skrives ut eller sendes via e-post.
  • Fakturadato: Oppgi Ăžnsket fakturadato.
  • Forskuddsnummer: Her kan du overstyre neste nummer.
  • Fakturalayout: Har du en brukertilpasset rapport, kan du velge den her.
  • Fakturahistorikk: FĂ„ skrevet ut hele fakturahistorikken, eller fĂ„ bare skrevet ut samlet belĂžp for tidligere fakturert.
  • Sluttfaktura: Kan kun velges nĂ„r alle ordrer/oppgaver har utfĂžrt 100%. Se beskrivelse av sluttfakturering nederst i denne guiden.

Trykk pÄ knappen 'Proformafaktura' for Ä fÄ en forhÄndsvisning av fakturaen med de valgte innstillingene.

Det er viktig Ä se proformafakturaen, inntil du er helt sikker pÄ at de inntastede belÞpene er korrekte, da en bokfÞrt forskuddsfaktura ikke kan gjÞres om!

Udskriv en proforma faktura for en ordre acontofaktura i Xena

Herunder er vist eksempel pÄ de totalene som skrives ut pÄ forskuddsfakturaen:

  • BelĂžp totalt = Samlet sum for ordrer/oppgaver (unntatt dem som er fakturert direkte via ordren).
  • Utf. belĂžp totalt = En sum av alle de oppgitte prosentene/belĂžpene.
  • Tidligere fakturert totalt = Samlet tidligere forskuddsfakturert belĂžp.

NettobelĂžpet beregnes som UtfĂžrt belĂžp minus tidligere fakturert.

Eksempel pÄ en aconto proforma faktura i Xena

BokfĂžring av forskuddsfaktura

NÄr forskuddsfakturaen er dannet, har alle oppgaver som er forskuddsfakturert fÄtt tilfÞyd en ny linje med belÞpet som er fakturert - med minus som fortegn. Saldoen pÄ oppgaven er dermed det belÞpet som mangler Ä bli fakturert.

Det er ogsÄ automatisk opprettet en ny oppgave i bunnen, som inneholder alle de fakturerte delbelÞpene. De fakturerte belÞpene er bokfÞrt pÄ omsetningskontoen 'Acontofakturering'.

Ordren i Xena efter fĂžrste acontofaktura er bogfĂžrt

Sluttfaktura

NÄr arbeidet er ferdig og du skal sende sluttfakturaen til kunden, mÄ du i Forskuddsfakturering sette UtfÞrt til 100% for alle linjer.

NĂ„r alle linjer er satt til 100% utfĂžrt, kan du sette avkrysningsboks i feltet nederst, om du Ăžnsker Ă„ opprette en Sluttfaktura.

Det er viktig Ă„ se proformafakturaen fĂžr du danner den endelige fakturaen, da en bokfĂžrt sluttfaktura ikke kan gjĂžres om!

Opret en slut acontofaktura pÄ ordrer i Xena

Herunder ser du eksempel pÄ en sluttfaktura.

Eksempel pÄ en Aconto slutfaktura fra Xena

BokfĂžring av sluttfaktura

NÄr sluttfakturaen er dannet, har alle oppgaver som er forskuddsfakturert fÄtt tilfÞyd en ny linje med belÞpet som er fakturert - med minus som fortegn. Saldoen pÄ oppgavene er nÄ 0,00, og de er alle markert som fakturert og kan dermed ikke lenger redigeres.

PÄ samme mÄte er ordren ogsÄ markert som fakturert, og ordrestatus er satt til den med hÞyeste indeks (typisk 'Fakturert').

I forbindelse med sluttfakturaen er det ogsÄ opprettet en ny oppgave i bunnen av rdren, som inneholder alle linjer fra de fakturerte oppgavene, inkludert de tidligere forskuddsfakturerte belÞpene.

De tidligere forskuddsfakturerte belÞpene er tilbakefÞrt pÄ omsetningskontoen 'Forskuddsfakturering', sÄ denne nÄ gÄr i null for ordren. Omsetningen er nÄ bokfÞrt ut pÄ de respektive omsetningskontoene fra de opprinnelige linjene.

Opgave med slutfakturering af ordre i Xena

Forskuddsfakturering via prosjekt

I stedet for Ă„ opprette forskuddsfakturaen via en ordre, kan du i stedet velge Ă„ opprette et prosjekt, koble prosjektet til ordren, og deretter opprette forskuddsfakturaen via prosjektet.

Les mer om denne formen for forskuddsfakturering her.

Oppdatert