Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Dokumentstyring

Med Xena kan du lagre dokumentene dine trygt – og akkurat der du trenger dem.

Samlet og strukturert dokumentoversikt

I Xena finner du dokumentomrÄder pÄ en rekke steder: pÄ partnere, ordre, bilag, varer, regnskapsperioder m.m. Det betyr at du kan lagre dokumentene dine nÞyaktig der de hÞrer hjemme. Alle dokumenter i Xena er beskyttet mot uautorisert tilgang, og det tas jevnlig sikkerhetskopier sammen med resten av dine data.

Dokumenter og mapper kan enkelt lastes ned – enten enkeltvis via menyen (de tre prikkene ved dokumentet) eller samlet som en zip-fil dersom du markerer flere samtidig.

Du kan ogsÄ opprette dokumentmapper pÄ ordre og prosjekter for Ä holde ulike dokumenttyper adskilt og oversiktlig organisert.

âžĄïž Les mer om dokumentmapper her

download dokumenter og dokumentmapper i Xena

Relasjoner pÄ dokumenter

Hvert dokument i Xena mĂ„ ha minst Ă©n relasjon – for eksempel til en partner, en vare, et bilag eller en ordre.

For Ă„ se hvilke relasjoner et dokument har:

  1. Klikk pÄ dokumentet for Ä Äpne detaljene.
  2. GÄ til fanen Relasjoner nederst pÄ skjermen.

Hvis du for eksempel Þnsker Ä bokfÞre et bilag pÄ nytt, kan du enkelt sende dokumentet tilbake til innboksen din:

  1. Velg fanen Dokumenter
  2. Klikk pÄ menyen ved dokumentet (de tre prikkene) og velg Legg til relasjon
  3. I dialogvinduet velger du Medarbeider, og velger hvilken innboks bilaget skal flyttes til.

âžĄïž Les mer om ompostering av bilag

I eksempelet under vil det aktuelle dokumentet vĂŠre synlig tre steder – i bilag 4, pĂ„ ordrenummer 200145 og pĂ„ partnernummer 10036.

Du kan:

  • Slette relasjoner via menyen for den aktuelle relasjonen.
  • Legge til nye relasjoner manuelt ved Ă„ klikke pĂ„ Opprett relasjon

Se dokumentrelationer i Xena

Versjonshistorikk

I Xena kan du lagre flere versjoner av et dokument og beholde oversikten over endringer. Den nyeste versjonen vises alltid som standard. Dette er spesielt nyttig for dokumenter som f.eks. regneark du lĂžpende oppdaterer.

Slik arbeider du med versjoner av et dokument:

  1. Last ned den nyeste versjonen og gjĂžr nĂždvendige endringer.
  2. Lagre dokumentet – gjerne med et nytt filnavn.
  3. I Xena velger du Ny versjon i menyen ved dokumentet (de tre prikkene).
  4. Last opp dokumentet du lagret i punkt 2.

For Ä se tidligere versjoner, velg Versjoner i menyen ved dokumentet. Du kan ogsÄ legge til et notat for hver versjon ved Ä Äpne dokumentdetaljene og velge fanen Versjoner.

TilfĂžj notat til en dokumentversion i Xena

Versioner af dokumenter i Xena

SĂžk etter dokumenter

Dersom du ikke husker hvor et dokument er lagret, kan du bruke dokumentoversikten. GĂ„ til Finans > Dokumentoversikt og sĂžk:

  • Etter dokumentnavn eller deler av navnet.
  • I innholdet i PDF-filer

Eksempel: SÞk pÄ en adresse for Ä finne fakturaer hvor varer er levert til denne adressen.

Filter i dokumentoversigten i Xena

Elektroniske bilag – si farvel til papirarbeid

Et bilag i Xena er ogsĂ„ et dokument – og utgjĂžr grunnlaget for bokfĂžringen din.

  • Ved bokfĂžring via bilagsregistrering lagres dokumentet automatisk.
  • Ved bokfĂžring i kassekladden kan du manuelt legge til dokumenter pĂ„ hver linje.

NĂ„r bilagene er koblet til dokumenter, trenger du kun Ă„ gi revisor tilgang til regnskapet ditt i Xena – for eksempel ved MVA-oppgjĂžr eller Ă„rsavslutning. Alle bilag er digitalt lagret og tilgjengelige nĂ„r og hvor som helst – bĂ„de for deg og revisoren din.

âžĄïž Les mer om revisoradgang

Oppdatert