Hvad kan vi hjælpe med?

Rykker

Faktura

Her forklares hvordan rykkersystemet i Xena bruges. Xena rykkersystem er meget enkelt at bruge. Der rykkes pr. forfalden faktura, og der holdes styr på og føres log på hvilke rykkere der er sendt, således at kravene er opfyldt for en evt. senere inkassosag

Rykkere - Sådan kommer du i gang

Før rykkersystemet kan tages i brug, er der 2 ting som skal være på plads. 

  1. Der skal oprettes rykkerformularer og et rykker-flow.
  2. Alle indbetalinger skal være bogført, og de skal være udlignet med de fakturaer som de vedrører.

 

Opsætning

Rykkeropsætningen er meget enkel:

  1. Salg > Rykkere > Rykkeropsætning eller Opsætning > Partneropsætning > Rykkere
  2. Tryk på "Opret standard rykkeropsætning", hvis ikke rykkerkoderne er oprettet på forhånd.

Nu er rykker 1, 2 og 3 oprettet. Tryk på navnet under beskrivelsen for at redigere i standardopsætningen.

  • 'Respitdage' er det antal dage der skal gå efter forfald, før dette rykkerstep skal foreslås.
  • 'Rentesats' er den renteprocent som beregnes pr. påbegyndt måned efter forfald.
  • Til sidst bestemmes rykkergebyr.

Husk at rådføre dig med renteloven, inden du begynder at sende rykkere. Der kan læses mere om hvilke regler der er gældende her: www.danskerhverv.dk

OBS: Hvis ikke du vælger et rapportlayout på en rykkerkode, vil der stadig blive dannet en email, når du opretter en rykker for den aktuelle rykkerkode. Emailen vil i dette tilfælde ikke indeholde en vedhæftet rykker, så dette kan anvendes hvis man blot ønsker at sende en E-mail til kunden om manglende betaling, uden at specificere hvilke fakturaer det drejer sig om.

Herunder ses eksempel på en rykkeropsætning:

Billedet viser eksempel på rykkeropsætning i Xena

 

Udligning af indbetalinger

Når der modtages penge for en faktura kan dette bogføres flere steder. Her er nogle eksempler:

  • Via ordren åbnes ordremenuen øverst til højre (de 3 streger) og vælg "Opret betaling". Dette vil bogføre en betaling som udligner* den valgte faktura helt eller delvist. Dette er en meget enkel måde at registrere en indbetaling på.
  • Det er muligt at bogføre en indbetaling inde på en partner. I boksen "Saldo" trykker du på menuen (de 3 streger) og vælger "Opret betaling". Her kan der bogføres betaling for flere fakturaer samtidig. Dette vil udligne* de valgte fakturaer helt eller delvist.
  • Det er muligt at bogføre indbetalinger via kassekladden. Dette er for bogholderen det naturlige sted at bogføre betalinger, specielt hvis bankposteringer indlæses via fil. Her kan der bogføres indbetalinger som udligner* bestemte fakturaer helt eller delvist.

*For ikke at sende rykker på en faktura som ER betalt, så er det vigtigt at betalinger udligner de fakturaer som de omfatter. Har du ikke fået udlignet da du registrerede en betaling, kan du efterudligne inde på hver partner under boksen "Saldo".

LÆS MERE: Udligning

 

Dannelse af rykkere

En rykker kan sendes via E-mail eller ved udskrift til PDF. Oversigt over hvilke fakturaer der skal rykkes for, finder du under Salg > Rykkere > Rykkeroversigt.

OBS: Primoposter indgår ikke i rykkerproceduren i Xena. Ønsker du en mere nuanceret rykkerprocedure, kan du i Xena appstore finde forskellige muligheder for integration til programmer, der har specialiseret sig i rykker/inkasso procedurer.

Vær også opmærksom på, at den viste saldo ialt øverst til højre også inkluderer bogførte renter/gebyrer, som endnu ikke er betalt/udlignet!

 

Herunder ses eksempel på en ubetalt faktura, der er klar til at blive dannet en rykker på.

1: Linjen viser hvilken faktura det drejer sig om. 'Beløb' er fakturabeløbet, 'Restbeløb' er det udestående beløb. Disse 2 er forskellige, hvis kunden kun delvist har indbetalt fakturaen. Derudover ses hvor mange dage fakturaen har været forfalden, samt hvilken rykker der er den næste i rækken, i forhold til din rykkeropsætning.

2: Denne linje ses når du folder linje 1 ud. Her vises udligningshistorikken for fakturaen. I det viste tilfælde kan jeg se, at der den 6/7-2021 er bogført en delvis indbetaling på kr. 5.000,00. Derved fremkommer restbeløbet på de kr. 4.042,50, som er det beløb der vil være grundlaget for rykkeren.

3: Denne linje ses også, hvis du folder linje 1 ud. Her ser du partnerens totale saldo samt forfaldne saldo.

 

For at sende en rykker trykkes der ganske enkelt på "Rykker 1" yderst til højre. Når rykker 1 er sendt, vil det næste gang være "Rykker 2" som er klar til at blive dannet. 

Rykkerliste i Xena

 

 

Formel for beregning af renter

  1. Der udregnes først hvor mange dage fakturaen har været forfaldent (kan også ses i rykkeroversigten). 
  2. Derefter tages restbeløbet på fakturaen, ganger dette med renteprocenten, og dividerer med 30 (nu er der beregnet et rentebeløb pr dag).
  3. Til sidst ganges det beregnede rentebeløb pr dag med antal forfaldne dage.
  4. Til sidst lægger den evt gebyr oveni.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto