Rykker

Her forklares hvordan rykkersystemet i Xena bruges. Xena rykkersystem er meget enkelt at bruge. Der rykkes pr. forfalden faktura, og der holdes styr på og føres log på hvilke rykkere der er sendt, således at kravene er opfyldt for en evt. senere inkassosag

Rykkere - Sådan kommer du i gang

Før rykkersystemet kan tages i brug, er der 2 ting som skal være på plads. 

  1. Der skal oprettes rykkerformularer og et rykker-flow.
  2. Alle indbetalinger skal være bogført, og disse skal udligne de fakturaer som indbetalingen gælder.

 

Opsætning

Rykkeropsætningen er meget enkel:

  1. Salg > Rykkere > Rykkeropsætning eller: Opsætning > Partneropsætning > Rykkere
  2. Tryk på "Opret standard rykkeropsætning", hvis ikke rykkerne er oprettet på forhånd

Nu er rykker 1, 2 og 3 oprettet. Tryk på navnet under beskrivelsen for at redigere i standardopsætningen.

  • "Respitdage" er det antal dage der skal gå efter forfald, før dette rykkerstep skal foreslås.
  • "Rentesats" er den renteprocent som beregnes pr. påbegyndt måned efter forfald.
  • Til sidst bestemmes rykkergebyr.

OBS: Hvis ikke du vælger et raportlayout på en rykkerkode, vil der stadig blive dannet en email, når du opretter en rykker for den aktuelle rykkerkode. Emailen vil i dette tilfælde ikke indeholde en vedhæftet rykker, så dette kan anvendes hvis man blot ønsker at sende en påmindelse til kunden om manglende betaling, uden at specificere hvilke fakturaer det drejer sig om.

Husk at rådføre dig med renteloven, inden du begynder at sende rykkere. Der kan læses mere om hvilke regler der er gældende her: www.danskerhverv.dk

Herunder ses eksempel på en rykkeropsætning:

Billedet viser eksempel på rykkeropsætning i Xena

 

Udligning af indbetalinger

Når der modtages penge for en faktura kan dette bogføres flere steder. Her er nogle eksempler:

  • Det er muligt at finde fakturaen (ordren) frem, tryk på menuen øverst i højre hjørne (de 3 streger) og vælg "Opret betaling". Dette vil bogføre en betaling som udligner* den valgte faktura helt eller delvist. Dette er en meget enkel måde at registrere en indbetaling på.
  • Det er muligt at bogføre en indbetaling inde på en partner. I boksen "Saldo" trykker du på menuen (de 3 streger) og vælger "Opret betaling". Her kan der bogføres betaling for flere fakturaer samtidig. Dette vil udligne* de valgte fakturaer helt eller delvist.
  • Det er muligt at bogføre indbetalinger via kassekladden. Dette er for bogholderen det naturlige sted at bogføre betalinger, specielt hvis bankposteringer indlæses via fil. Her kan der bogføres indbetalinger som udligner* bestemte fakturaer helt eller delvist.

*For ikke at sende rykker på en faktura som ER betalt, så er det vigtigt at betalinger udligner de fakturaer som de omfatter. Har du ikke fået udlignet da du registrerede en betaling, kan du efterudligne inde på hver partner under boksen "Saldo". Tryk på menuen (de 3 streger) og vælge "Opret udligning".

Når der er bogført betalinger og disse udligner de rigtige fakturaer, så kan der udsendes rykkere.

 

Udsendelse af rykkere

Rykker kan sendes via E-mail eller ved udskrift til PDF. Oversigt over hvilke ubetalte fakturaer der skal rykkes for findes under Salg > Rykkere > Rykkeroversigt.

Herunder ses eksempel på en ubetalt faktura, der er klar til at blive dannet en rykker på.

1: Denne linje ses som det første. Linjen viser hvilken faktura det drejer sig om. "Beløb" er det originale beløb fra fakturaen, "Saldo" er den restsum der er tilbage på fakturaen. Disse 2 beløb er forskellige, hvis kunden kun delvist har indbetalt fakturaen. Derudover ses hvor mange dage fakturaen har været forfalden, samt hvilken rykker der er den næste i rækken, i forhold til din rykkeropsætning.

2: Denne linje ses, hvis du folder linje 1 ud (tryk på pilen yderst til venstre på linje 1). Her ser du udligningshistorikken for fakturaen. I det viste tilfælde kan jeg se, at kunden den 10/1-2019 har sendt en delvis indbetaling på kr. 5.000,00, og endnu en den 10/2-2019. Derved fremkommer restbeløbet på de kr. 6.250,00, som er det beløb der vil være grundlaget for rykkeren.

3: Denne linje ses også, hvis du folder linje 1 ud. Her ser du partnerens totale saldo samt forfaldne saldo.

For at sende en rykker trykkes der ganske enkelt på "Rykker 1" længst til højre. Når rykker 1 er sendt, vil det næste gang være "Rykker 2" som er klar til at blive dannet. 

Eksempel på en rykkerliste i EG One

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her