Rykkere

Rykkersystemet i Xena er nemt at bruge. Der sendes rykkere baseret på forfaldne fakturaer, samt det kan håndtere kravene for senere inkassosager.

 

For at komme i gang med rykkersystemet skal du have følgende på plads:

• Oprettelse af rykkerflow og evt. yderligere rykkerrapporter
• Alle indbetalinger skal være bogført og udlignet med de fakturaer, de vedrører

 

Opsætning af rykkerflow

1. Vælg menuen Salg > Rykkere > Rykkeropsætning
2. Rykkerkode 1,2 og 3 er oprettet som standard, men du kan frit oprette yderligere rykkerkoder hvis du har behov for det
3. Tryk på beskrivelsen for hver enkelt rykkerkode for at redigere den
4. 'Respitdage' er antallet af dage, der skal gå efter forfald, før dette rykkertrin foreslås ud
5. Vælg ønsket rapportlayout for denne rykker. Som standard findes rapportlayout for rykker 1, 2 og 3. Kontakt support hvis du har brug for hjælp til at oprette yderligere rykkerrapporter (betalbar ydelse)
6. 'Rentesats' er den renteprocent, der beregnes pr. påbegyndt måned efter forfald
7. Indtast det ønskede rykkergebyr, der skal opkræves og bogføres pr. rykkerkode

 

Bemærk: Hvis du ikke vælger et rapportlayout for en rykkerkode, vil der stadig blive dannet en e-mail, når du opretter rykkeren, men denne e-mail vil ikke have vedhæftet et rykkerdokument. Denne type rykkerkode bruges, hvis du ønsker at sende en e-mail til kunden om manglende betaling uden at specificere hvilke fakturaer det drejer sig om, eller ønsker at vedhæfte anden type dokument til rykker e-mailen.

 

 

Udligning af indbetalinger

Når du modtager betaling for en faktura, skal du sikre, at betalingen udligner de fakturaer, den vedrører, for at undgå at sende en rykker for en allerede betalt faktura. Hvis betalingen ikke er blevet udlignet ved registreringen, kan du udligne den manuelt inde på hver partner via boksen 'Saldo.'

Læs mere: Udligning

 

Rykkeroversigten

Rykkeroversigten, som findes under menuen Salg > Rykkere > Rykkeroversigt, giver dig et overblik over, hvilke fakturaer der kan rykkes for. Det er kun muligt at danne én rykker ad gangen og sende den til kunden. Når en rykker er dannet, kan den ikke gendannes på den samme faktura, og du kan ikke fortryde et rykkerniveau. Du kan dog tilbageføre et eventuelt bogført rykkerbeløb.

Bemærk også, at primoposter ikke indgår i rykkerproceduren i Xena.

 

 

Herunder ses eksempel på en faktura, der er klar til at blive dannet en rykker på.

1. Linjen viser hvilken faktura det drejer sig om. Restbeløb er det udestående beløb på fakturaen, som der vil blive rykket for
2. Udfolder du linjen, vises hvis der tidligere er blevet deludlignet indbetalinger på fakturaen
3. Her ser du partnerens totale saldo samt forfaldne saldo

 

 

Send rykker og bogfør renter/gebyr

Når du skal sende en rykker, skal du blot klikke på rykkerkoden i kolonnen 'Næste.' I dialogboksen kan du justere renteprocenten og rykkergebyret for denne rykkerkode. 

Når rykkeren er dannet, vises rykkerkoden i kolonnen 'Seneste,' og kolonnen 'Næste' opdateres med næste rykkerkode i dit rykkerflow.

Rykkerbogføringen i Xena resulterer i posteringer på partneren samt en postering på finanskontoen 'Finansielle poster.'

 

Hvis du ønsker at eftergive et bogført rykkerbeløb til en kunde, kan du gøre det ved at trykke på bilagsnummeret for det bogførte rykkerbeløb og vælge 'Annuller transaktion.'

 

 

Formel for beregning af renter

1. Restbeløbet ganges med renteprocenten og divideres med 30 for at få det daglige rentebeløb
2. Det beregnede daglige rentebeløb multipliceres derefter med antallet af forfaldne dage
3. Hvis der er valgt et gebyr for rykkeren, tilføjes dette beløb til renterne
4. Det samlede beløb bogføres på debitoren og på kontoen 'Finansielle poster'
5. Ved oprettelsen af den næste rykker beregnes renterne fra sidste rykker og frem til opgørelsesdatoen

---

---