Varer

Digital varekatalog

Med det digitale varekatalog sparer du arbejdet med selv at indlæse prisfil fra dine grossister i branchen. Varerne oprettes løbende, efterhånden som du får brug for dem i dit regnskab. Dermed får du kun oprettet de varer du rent faktisk også anvender, og slipper for at have tusindvis af inaktive varer i varekartoteket.

Har du en grossist, du ønsker at oprette varer fra til brug i Xena, kan du vælge selv at indlæse disse. Men en bedre og smartere løsning er at anvende digitale varekataloger, så slipper du selv for at håndtere manuel indlæsning af prisfiler. Hvis ikke grossisten allerede findes i Xena, kan du sende en besked til vores support med grossistens navn og gerne en kontaktperson. Så vil vi tage kontakt til den pågældende og lave en aftale med dem.

Digitalt varekatalog betyder, at der ved vareoprettelse i Xena søges i dine udvalgte grossisters varekatalog. Dermed kan du let og hurtigt få oprettet nye varer, uden selv at skulle indtaste beskrivelse m.m. Vi henter ganske simpelt stamdata fra grossistens varekatalog ind som forslag, så du behøver kun at kontrollere at dataene er som ønsket, før du gemmer varen i dit eget lokale "favoritkatalog".

 

Valg af grossist

Gå til menuen Opsætning -> Vareopsætning og vælg fanen "Eksternt vareopslag". I venstre side markerer du dine primære grossister i den rækkefølge, de skal prioriteres. I højre side vælger du for hver grossist det partnernummer, de har i dit Xena-regnskab.

Valg af grossist til digitalt varekatalog i Xena

 

Før du begynder at oprette varer via det digitale varekatalog, anbefales det, at du bl.a. foretager opsætning af standardvaregruppe for hver af dine grossister.

 

Opsætning af grossist

Vælg nu i menuen Køb -> Partner -> Partneroversigt, og vælg den partner du har sat på grossisten i Eksternt vareopslag. Find boksen "Priser" og klik på fanen "Gaia". 

Det vigtigste er at få valgt "Standard varegruppe", så er du fri for selv at skulle vælge gruppe hver gang du opretter ny vare fra grossisten. Du kan vælge mellem de standard varegrupper som Xena indeholder, eller du kan oprette din egen varegruppe. Det kan være du f.eks. vil have en varegruppe pr. grossist. Du vil senere pr. varegruppe kunne se statistik over køb og salg.

Udover standard varegruppe kan der opsættes rabat eller tillæg, der benyttes til beregning af kost- og salgspris på varerne. Både kostprisen og salgsprisen beregnes ALTID ud fra grossistens listepris. Indtaster du en "Standardrabat", beregnes en kostpris, indtaster du et "Standardtillæg" beregnes en salgspris. Har du hverken indtastet rabat eller tillæg, vil listeprisen blive anvendt både som salgpris og kostpris på varen.

I nederste del af skærmbilledet kan du indtaste afvigelser fra den generelle opsætning. Dette benyttes hvis du f.eks. får ekstra rabat eller ønsker større tillæg på nogle udvalgte varegrupper fra grossisten. Kravet er, at du har kendskab til grossistens varegrupper.

Herunder eksempel på opsætning af en grossist med digitalt varekatalog:

Opsætning af grossist med digitalt varekatalog i Gaia

 

Import af fil med rabat og tillæg

I stedet for manuelt at indtaste linjerne med rabat/tillæg, kan du i samme skærmbillede importere disse fra en fil. Det kan være din grossist kan levere en fil med aftalte rabatter pr. varegruppe. Inden import af denne kan du vælge i samme fil, at indtaste dit ønskede tillæg, og dermed i én samlet import få oprettet både aftalte rabatter og ønskede tillæg.

 

Oprettelse af vare fra digitalt varekatalog

Når du står på en salgsfaktura eller en købsfaktura, og har brug for en vare du ikke allerede har oprettet i dit eget varekartotek, trykker du på plus-tegnet ud for varenummeret for at gå til oprettelse. Indtast nu varenr, del af varenummer eller beskrivelse, for at starte søgningen i det digitale varekartotek. Søgeresultat vises i højre side, her ser du grossistens detaljer for varen, inkl. priser.

I nedenstående eksempel har jeg fundet et par bukser. Jeg kan se at grossisten er Sanistål, og jeg ser grossistens varebeskrivelse.

Derunder præsenteres priserne, som dels er grossistens listepris, og dels beregnet kostpris/salgspris udfra den opsætning jeg har lavet i ovenstående punkt.

Priserne der ses er:

  • 370,50 = beregnet kostpris: grossistens listepris minus indtastet rabat for varegruppen/grossisten
  • 494,00 = grossistens listepris på varen
  • 568,10 = beregnet salgspris: grossistens listepris plus indtastet tillæg for varegruppen/grossisten

Reglen er altså: 

Kostpris = listepris minus rabat

Salgspris = listepris plus tillæg

Har du hverken sat rabat eller tillæg op på grossisten, vil de 3 priser være ens, og din kostpris og salgspris på den oprettede vare vil så også være ens.

Oprettelse af vare fra det digitale varekatalog i Xena

 

For at oprette varen klikker jeg på "Vælg" ud for varen i højre side. Nu hentes data fra grossisten ind som forslag, klik evt på knappen "Vis ekstra felter" for at se de priser varen vil blive oprettet med. Klik til sidst på knappen "Opret", og varen vil nu fremover være direkte tilgængelig i Xena.

Detaljer ved oprettelse af vare i Xena

 

Hvis du ønsker selv at indlæse prisfil fra en grossist, så se vejledning til dette her.

Prøv Xena og se hvor effektivt det er!

Opret din konto
Ved at klikke "Acceptér" giver du dit samtykke til brugen af cookies. Der kan være indhold, der ikke kan vises uden brug af Xena ApS' cookies. Xena ApS bruger egne cookies og cookies fra tredjeparter til statistik, navigation, indholdsoptimering, præferencer og målrettet indhold og markedsføring fra Xena ApS. Læs mere her