Si opp eller gjenansett en ansatt

Følg denne veiledningen hvis du har en ansatt som enten har sagt opp fra selskapet ditt eller må gjenansettes.

Når en medarbeider med tilgang til Xena forlater virksomheten din, har du mulighet til å:

1. Beholde brukeren i regnskapet, men med status deaktivert

2. Fjerne brukeren helt fra regnskapet. Du kan senere invitere brukeren igjen

Begge metodene er beskrevet i denne guiden. Nederst kan du også lese hvordan du gjenansetter en bruker, avhengig av hvilken metode du brukte ved fratredelse.

 

Forberedelser

Hvis du fjerner eller deaktiverer en bruker i regnskapet ditt, kan det få konsekvenser for din tilgang til data knyttet til denne brukeren. Hvis brukeren f.eks. er ansvarlig for ordrer og/eller prosjekter, beholdes denne informasjonen, men du kan ikke lenger velge den slettede brukeren i filtre med ansvarlige.

Før du sletter/deaktiverer brukeren, bør du derfor gjennomgå igangværende ordrer/prosjekter og endre ansvarlig til en annen aktiv bruker.

Hvis brukeren har bilag i bilagsregistreringen, forhindrer dette sletting av brukeren. Sørg for at brukeren har godkjent alle bilag, eller flytt dem til en annen ansvarlig/godkjenner.

 

Godkjenn åpne registreringer

Før en medarbeider deaktiveres/slettes, må du sikre deg at alle brukerens registrerte ordrekostnader er godkjent:

1. Åpne menyen Prosjekt/Salg > Kostnadsregistrering og velg fanen Godkjenning

2. Juster datofilteret slik at du er sikker på å se alle registreringer som ennå ikke er godkjent

3. Velg medarbeideren i filteret øverst

4. Kontroller linjene, marker dem og trykk på Godkjenn valgte

 

Sett søkeord på brukeren

For å kunne filtrere medarbeideren ut i f.eks. prosjektrapporten Medarbeiderkostnader, kan du legge til et søkeord på medarbeideren:

1. Gå til Oppsett > Virksomhet > Brukere og velg medarbeideren i oversikten

2. I boksen med brukerens navn, velg fanen Søkeord

3. Trykk på redigeringsikonet og skriv søkeordet Fratrådt

4. Trykk på Legg til

Neste gang du oppretter en medarbeider, vises søkeordet Fratrådt automatisk i listen over allerede opprettede søkeord.

 

I prosjektrapporten Medarbeiderkostnader kan du nå filtrere ut de fratrådte medarbeiderne.

 

Fratredelse, metode 1: Deaktiver brukeren

Trinn 1: Tilpass apper

1. Åpne menyen Oppsett > Virksomhet > Brukere

2. Trykk på de tre prikkene ved siden av brukeren og velg Tilpass apper

3. Fjern avkrysningen ved siden av alle apper

4. Trykk på Rediger for å lagre

 

Trinn 2: Bytt rolle

1. Gå tilbake til menyen Oppsett > Virksomhet > Brukere

2. Trykk på de tre prikkene ved siden av brukeren og velg Bytt roller

3. Brukeren skal kun ha rollen Medarbeider

4. Trykk på Bytt for å lagre

Rollen Medarbeider er en gratis rolle og gir kun brukeren tilgang til sin egen profil. Ingen data i regnskapet ditt kan åpnes med denne rollen.

 

Trinn 3: Deaktiver brukeren

1. Gå til Oppsett > Virksomhet > Brukere og velg medarbeideren i oversikten

2. Trykk på de tre prikkene ved siden av brukeren og velg Hopp til Partner

3. I boksen Oppsett, velg fanen Medarbeider

4. Trykk på redigeringsikonet øverst til høyre for å se alle innstillinger

5. Legg inn dato for fratredelsen i feltet Ansettelsesutløp

6. Fjern avkrysningen for tilgang til modulene som markert nedenfor

Brukeren betraktes nå som deaktivert i regnskapet ditt. For å finne brukeren i brukeroversikten fremover, må du markere at du også ønsker å se de deaktiverte brukerne.

 

Fratredelse, metode 2: Slett brukeren

Du kan alternativt velge å slette brukeren helt fra regnskapet ditt. Brukeren beholdes likevel som partner i regnskapet ditt, så hvis du senere inviterer samme bruker igjen med samme e-postadresse, vil brukeren bli knyttet til den opprinnelige partneren.

1. Gå til Oppsett > Virksomhet > Brukere

2. Trykk på de tre prikkene ved siden av brukeren og velg Slett

3. Du ser nå en dialogboks som informerer deg om hva som påvirkes ved sletting av brukeren

4. Hvis du godtar dette, trykker du på Slett bruker

Merk: Brukeren fjernes kun fra det aktuelle regnskapet. Brukerens profil slettes ikke. Så lenge brukerens Xena-profil eksisterer, kan brukeren senere inviteres inn i regnskapet ditt igjen med den samme e-postadressen og vil bare bli reaktivert på den tidligere partneren.

 

Når brukeren er slettet, kan du fortsatt finne den tilhørende partneren via Salg > Partner > Partneroversikt. Velg type = Medarbeider og søk på brukerens navn.

 

1. Åpne partneren

2. I boksen Oppsett velges fanen Medarbeider

3. Siden den tilhørende brukeren er slettet i regnskapet, har du ikke lenger tilgang til medarbeideropplysningene

 

Gjenansett, metode 1: Aktiver brukeren

Hvis du brukte metode 1 da brukeren fratrådte, må du ved gjenansettelsen fjerne fratredelsesdatoen, endre rolle og legge til apper.

 

Trinn 1: Gjenansett brukeren

1. Gå til menyen Oppsett > Virksomhet > Brukere

2. Kryss av i feltet Vis deaktiverte for å se de fratrådte brukerne

3. Åpne medarbeideren du vil gjenansette

4. I boksen Oppsett, velg fanen Medarbeider

5. Trykk på redigeringsikonet øverst til høyre for å se alle innstillinger

6. Slett datoen i feltet Ansettelsesutløp

7. Velg moduler brukeren skal ha tilgang til:

   • Finansbokføring: Skal brukeren kunne bokføre finansposteringer

   • Vis på ordre: Skal brukeren kunne opprette ordrer og/eller settes som ansvarlig på ordrer

   • Vis i finans: Skal brukerens Xena-innboks være aktivert

Husk å gjennomgå brukerens priser fra sist vedkommende var ansatt.

 

Trinn 2: Tilpass roller og apper

1. Gå til menyen Oppsett > Virksomhet > Brukere

2. Trykk på de tre prikkene ved siden av brukeren og velg Bytt roller

3. Velg ønsket rolle

4. Trykk på Bytt for å lagre

5. Trykk igjen på de tre prikkene ved siden av brukeren og velg Tilpass apper

6. Velg ønskede apper for brukeren

7. Trykk på Rediger for å lagre

 

Gjenansett, metode 2: Inviter brukeren

Hvis du brukte metode 2 da brukeren fratrådte, trenger du ved gjenansettelsen bare å invitere brukeren inn igjen via den gamle e-postadressen. Du inviterer brukeren på vanlig måte via menyen Oppsett > Virksomhet > Brukere, trykk på knappen Inviter bruker.

Når brukeren er invitert inn i regnskapet ditt igjen med den gamle e-postadressen, blir alle medarbeideropplysninger på brukerens partner fra før reaktivert.

• Datoen i Opprettet er den gamle datoen fra da brukeren første gang ble opprettet i regnskapet

• Dato i feltet Ansettelsesutløp blir slettet

• Moduler velges automatisk i forhold til den rollen brukeren ble invitert med

• Xena-innboks e-postadresse forblir den samme som før

• Tidligere opprettede lønnssatser på medarbeideren reaktiveres — husk å gjennomgå satsene på nytt

---

---