Salgsordre maler

Salgsordre maler er en funksjon i Xena som lar deg opprette salgsordrer med forhåndsdefinerte opplysninger på en enkel og rask måte.

Har du ofte behov for å opprette salgsordrer med de samme opplysningene i ordrehodet, eller med de samme oppgavene og ordrelinjene? Da kan du bruke ordremaler. Med ordremaler sparer du tid ved å unngå gjentatt inntasting av de samme opplysningene, samtidig som feilregistreringer reduseres.

Følgende felt lagres i malene:

Fra ordrehodet lagres (hvis fylt ut):

• Intern notat
• Deres referanse
• Prosjektnummer
• Avdeling
• Kostnadsbærer
• Formål
• Ordrestatus

På eventuelle oppgaver lagres:

• Beskrivelse
• Notat
• Oppgavestatus

På eventuelle ordrelinjer lagres:

• Varenummer
• Tekst
• Antall
• Enhet

Merk at prisen ikke lagres. Hvis prisen på en vare i en mal endres, vil gjeldende pris alltid bli hentet for ordren.

Lagre en ordremal

For å lagre en ordremal, følg disse trinnene:

1. Opprett en ny ordre og bygg malen ved å fylle ut de relevante feltene.
2. Velg deretter Ordremal > Lagre mal i ordremenyen.

Malene sorteres alfabetisk, så du kan bruke nummerering (f.eks. 1, 2, 3 osv.) foran malnavnene for å styre rekkefølgen. På den måten kan du plassere de mest brukte malene øverst på listen.

Malene lagres per regnskap, så du kan også legge til initialer foran malnavnet hvis hver ordreansvarlig har sitt eget sett med maler.

Bruke en ordremal

Når du har lagret din første ordremal, kan du i fremtiden velge en mal ved opprettelse av salgsordrer. Alle opplysningene du har lagret i den valgte malen, vil bli brukt på den nye ordren som opprettes.

Du kan også bruke maler på eksisterende ordrer. I ordremenyen velger du Ordremal > Bruk mal.

Merk at feltene i ordrehodet vil bli overskrevet med de lagrede feltene fra malen. Hvis malen inneholder oppgave(r), vil de bli lagt til som ekstra oppgaver på ordren.

Gi nytt navn til eller slett en mal

Hvis du ønsker å gi nytt navn til eller slette en mal, følg disse trinnene:

1. Åpne en tilfeldig ordre
2. Gå til ordremenyen og velg Ordremal > Administrer maler
3. I dialogboksen kan du endre malens navn eller slette en mal ved å klikke på papirkurvikonet ved siden av den ønskede malen

Endringer lagres først når du klikker på Lagre. Hvis du ombestemmer deg, kan du lukke dialogboksen ved å velge Avbryt, og ingen endringer vil bli lagret.

Eksempler på maler

1: Tilbudsmal 

• Ønsket malmstatus: 'Pågående tilbud'
• Ønsket avdeling: 'Prosjekt'
• Standardbetingelser i oppgavenotatet

Opprett en salgsordre med status 'Pågående tilbud' i ordrehodet og avdelingen som 'Prosjekt'. Skriv standardbetingelsene i oppgavenotatet. Lagre ordren som mal med navnet 'Tilbud prosjektavdeling'.

Neste gang du må opprette et tilbud for prosjektavdelingen, velger du denne malen når du oppretter ordren.

2: Mal for et bestemt prosjekt

• Ønsket malmstatus: 'Pågående'
• Ønsket prosjektnummer: 10001
• Ønsket Deres referanse: 'Peter Petersen, rekvisisjon 123-ABC'
• Ønsket avdeling: 'Prosjekt'
• Ingen oppgaver skal opprettes ved bruk av malen, da den kun er for bruk på eksisterende ordrer.

Opprett en salgsordre og sett de ønskede feltene som beskrevet. Slett den automatisk opprettede oppgaven i ordren.

Lagre ordren som mal med navnet 'Prosjekt 10001 for eksisterende ordre'.

Når du bruker denne malen på en eksisterende ordre, blir feltene i ordrehodet satt basert på malen, og de eksisterende oppgavene i ordren beholdes.

3: Oppgave med forslag til ordrelinjer

• Ønsket malmstatus: 'Pågående'
• Ønsket beskrivelse og notat på oppgaven
• Ønsket oppgavestatus: 'Planlegges'
• Ønskede ordrelinjer: 2 med ønsket tekst, antall og enhet

Opprett en salgsordre og sett status til 'Pågående' i ordrehodet. Legg inn beskrivelsen, notatet og sett oppgavestatus til 'Planlegges' på oppgaven. Legg deretter til de 2 ønskede ordrelinjene med ønsket tekst, antall og enhet.

Lagre ordren som mal med navn 'Gjennomgang flyttelejlighed'.

Når du bruker denne malen, blir ordrestatus nå satt til 'Pågående', og en oppgave opprettes med dataene fra malen.

---

---