Lageroptælling
For å regulere lagerbeholdningen på varene dine brukes lageropptellingskladden.
Her blir økning eller reduksjon i antall bokført, og lagerverdien per enhet blir beregnet på nytt. I korte trekk: alt du bokfører gjennom lageropptellinger påvirker finansregnskapet ditt.
⚠️ Viktig
En lageropptelling øker aldri den totale lagerverdien på en vare – kun stykkprisen beregnes på nytt. Hvis du trenger å legge til nye varer på lageret med en verdi, må dette gjøres via en åpningspostering eller en kjøpsordre.
➡️ Se veiledningen om Lagerstyring
Lageropptelling kan ikke utføres tilbake i tid – det er ikke fysisk mulig å telle noe “i går.” Sørg for at lageropptellingskladder alltid er oppdatert, og bokfør dem jevnlig. Det er bedre å dele opptellingen opp i mindre deler enn å telle tusenvis av varer på én gang.
Opprett en lageropptellingskladde
Gå til Lager > Lageropptelling > Vareopptellingsoversikt, og klikk deretter Opprett vareopptelling.
Velg et kriterium – for eksempel varer som ikke er telt siden en bestemt dato, en spesifikk lokasjon eller en varegruppe. Skriv inn ønsket bokføringsdato i feltet Opptellingsdato (kan endres senere).
Systemet oppretter nå en lageropptellingskladde som inneholder alle varer innenfor de valgte kriteriene som har hatt posteringer – uavhengig av om de for øyeblikket er på lager eller ikke. Varene sorteres etter lokasjon, slik at alle varer på samme lokasjon vises samlet.
I kladden ser du tre kolonner med antall:
- Antall = Bokført lagerbeholdning. Kan være negativ hvis samme vare har en positiv beholdning på en annen lokasjon.
- Antall reservert = Lageroverstrekk (negativ beholdning).
- Antall telt = Felt for å registrere det nye ønskede lagerantallet.
Registrering og bokføring av lageropptelling
Under Lager > Lageropptelling > Vareopptellingsoversikt finner du en oversikt over alle kladder som er opprettet, men ennå ikke bokført. Flere ansatte kan telle lageret samtidig – hver kan ha sin egen kladde.
Hvis lagerbeholdningen for en vare er korrekt, lar du linjen stå urørt; feltet Antall telt forblir tomt. Hvis beholdningen må justeres, registrerer du det nye ønskede antallet i kolonnen Antall telt.
Du kan også laste ned en CSV-fil som du kan fylle ut under den fysiske opptellingen:
- Klikk Last ned CSV nederst i kladden.
- Åpne Excel og opprett et nytt, tomt regneark.
- Klikk Data i verktøylinjen øverst.
- Velg Fra tekst/CSV.
⚠️ Det er viktig å beholde filens formatering og kolonner uendret, siden endringer kan føre til feil ved import.
➡️ Se hvordan du importerer data i Excel uten å endre formateringen.
Når varene er telt, kan du importere filen i Xena:
- Åpne den tilhørende lageropptellingskladden.
- Klikk Importer CSV nederst i kladden.
- Velg den oppdaterte CSV-filen som inneholder de telte antallene.
- Klikk Importer.
Bokfør kladden
Når kladden er klar til bokføring:
- Velg ønsket bokføringsdato øverst i kladden (klikk på redigeringsblyanten).
- Klikk på menyen øverst til høyre (de tre prikkene) og velg Bokfør.
Hvis kladden ikke slettes etter bokføring, betyr det at den ikke kunne bokføres.
Kontroller at bokføringsdatoen ikke ligger i en lukket regnskapsperiode, eller at antallene ikke har endret seg siden kladden ble opprettet.
- Oppdatert