Dimensjoner
I Xena kan du opprette Avdelinger, Kostnadsbærere og Formål for å gi dine finansposteringer og ordrer en ekstra dimensjon.
Dimensjoner gjør det mulig å legge til et ekstra lag med detaljer i regnskapet ditt, noe som gjør det enklere å analysere og rapportere data etter spesifikke kriterier.
Hovedformålet med dimensjoner er at du kan filtrere forespørsler og rapporter, slik at du kun ser posteringer eller ordrer knyttet til en bestemt dimensjon. Dette er nyttig når du ønsker å analysere aktiviteter per Avdeling, Kostnadsbærer eller Formål.
Oppretting og oppsett
Dimensjonsverdier opprettes via menyen Oppsett > Finansoppsett > Dimensjoner-fanen. For hver dimensjon kan du opprette et ubegrenset antall verdier. Eksempler kan være:
- Avdeling: Jylland, Sjælland, Hovedkontor
- Kostnadsbærer: Prosjekt A, Prosjekt B, Intern aktivitet
- Formål: Markedsføring, Produktutvikling, Konsulenttjenester
⚠️ OBS: Hvis du sletter en dimensjonsverdi, fjernes den automatisk fra alle bokførte posteringer og ordrer, og alt oppsett relatert til verdien slettes.
Tips: I stedet for å slette en ubrukt verdi, kan du gi den et nytt navn, f.eks. Ubrukt – Jylland. På den måten bevares historikken, og det er tydelig at verdien ikke lenger brukes aktivt.
Dimensjoner på finanskontoer
På finanskontoer kan du velge om en dimensjon eller en bestemt dimensjonsverdi skal være obligatorisk. Dette sikrer at brukere ikke kan bokføre uten å velge dimensjon dersom det kreves.
Slik setter du opp dimensjoner på kontoer:
- Gå til kontoplanen.
- Klikk på menyen (3 prikker) ved siden av kontoen.
- Velg Gå til finanskonto.
- Klikk på rediger-ikonet for å åpne oppsettet av dimensjoner.
Eksempel på oppsett som vist nedenfor:
- Avdeling: Obligatorisk, og kun Jylland kan velges.
- Kostnadsbærer: Obligatorisk, men brukeren kan fritt velge blant tilgjengelige Kostnadsbærere.
- Formål: Ikke obligatorisk, valgfritt for brukeren.
⚠️ Merk: Dimensjoner kan ikke settes opp på varegrupper, dvs. kontoer under Nettoomsetning og Vareforbruk.
Bokføring med dimensjoner
Når du bokfører via bilagsregistrering eller kassekladd, foreslår systemet automatisk den valgte dimensjonsverdien fra finanskontoen.
- Hvis dimensjonsverdien ikke er obligatorisk, kan brukeren velge en annen verdi.
- Hvis dimensjonsverdien er obligatorisk, kan den ikke endres.
- Hvis en feil obligatorisk verdi velges, vises en advarsel nederst, og bilaget kan ikke bokføres.
Det er mulig å endre en dimensjonsverdi på et bilag, selv etter at det er bokført. Dette gir fleksibilitet hvis en postering feilaktig har blitt tildelt feil dimensjon.
➡️ Se her hvordan du endrer dimensjon på en bokført postering
Dimensjoner på ordrer
På ordrer og prosjekter kan du også velge Avdeling, Kostnadsbærer eller Formål. Dimensjonene kan brukes til filtrering i forespørsler, rapporter og oversikter.
Den valgte Avdeling, Kostnadsbærer eller Formål på en ordre kan kopieres til finanskonto-linjene i bilagsregistreringen. I menyen for linjen der du vil kopiere dimensjonene (de 3 prikkene) velger du Bruk dimensjoner.
Forespørsel og rapportering på dimensjoner
For å se statistikk for dimensjoner, velg menyen Oppsett > Finansoppsett > Dimensjoner. Klikk på en dimensjonsverdi for å se detaljer og gjeldende regnskapstall fordelt på regnskapsår.
I finansrapporter og i finansoversikten kan du filtrere på dimensjoner. Rapporten Balanse er spesiell, her kan du velge å se en samlet balanse for flere valgte verdier:
For de øvrige finansrapporter kan du kun filtrere på én dimensjonsverdi om gangen. Hvis du i filteret velger Ingen, vises resultater for posteringer uten dimensjonsverdi.
På ordre- og prosjektoversikter samt i prosjektrapporter kan du også filtrere på dimensjoner. Her baseres filteret på den valgte dimensjonsverdien på ordren/prosjektet, ikke på posteringene.
- Oppdatert