Kvitteringer for tidsregistreringer
Med denne funktion aktiveret, modtager dine medarbejdere en kvittering for deres digitale tidsregistreringer, før de godkendes.
Inden for visse overenskomster inden for byggebranchen stilles der lovkrav om, at medarbejdere skal modtage kvitteringer for tidsregistreringer de har indberettet digitalt. Dette sikrer, at medarbejdere til enhver tid, også efter eventuel fratræden, har dokumentation i form af en kvittering, der præcist afspejler indberetningerne. Denne kvittering kan så sammenholdes med lønsedlen.
Kravet er enkelt: Medarbejdere skal have en kvittering for deres egne indberetninger. Dette kan sammenlignes med den tidligere manuelle procedure for aflevering af ugesedler på papir, hvor medarbejderen beholdt en kopi. I den digitale æra har medarbejderen dog mulighed for selv efterfølgende at redigere tidligere registreringer, forudsat at de ikke er blevet godkendt. Desuden har andre med adgang til en medarbejders registrering også mulighed for at foretage redigeringer.
Så det er vigtigt at understrege, at alle har tilladelse til at redigere tidsregistreringerne, men dette er kun muligt, efter at medarbejderen har modtaget en kvittering, hvor vedkommende har dokumentation for den oprindelige tidsregistrering og en evt. senere opdateret version af samme registrering.
Opsætning
Første skridt er at aktivere funktionen i dit Xena-regnskab. Dette gøres via menuen Opsætning > Virksomhed > Virksomhedsprofil.
Sæt flueben i feltet: 'Kvittering for tidsregistreringer'.
Når denne indstilling er valgt, kan du nu også aktivere det for de brugere, der skal være omfattet af kravet.
Du ser en oversigt over alle dine brugere i menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere. Klik på brugeren for at åbne den tilhørende partner. I boksen 'Opsætning' vælger du fanen 'Medarbejder'.
Sæt flueben i feltet: 'Kvittering for tidsregistreringer'.
Regler for kvitteringer
I nedenstående oversigt over workflows bruges følgende roller som eksempel:
- Medarbejder = Bruger, der opretter sin egen tidsregistrering (det kan være via EG Go)
- Godkender = Bruger, der godkender medarbejderens tidsregistreringer
Når funktionen er aktiveret, gælder følgende regler:
Eksisterende tidsregistreringer på medarbejderen (i det øjeblik opsætningen foretages) kvitteres ikke.
Hvis medarbejderen selv retter ét af nedenstående felter på en eksisterende tidsregistrering, ændres status på registreringen automatisk til ikke-kvitteret:
- Dato
- Aktivitetstype
- Antal
KUN registreringer der er kvitteret, kan rettes og/eller godkendes af godkenderen. Hvis godkenderen retter en registrering, sendes der IKKE ny kvittering til medarbejderen, da det udelukkende er medarbejderens indberettede timer, der skal fremsendes i en kvittering (ikke de godkendte timer).
Nye registreringer, som medarbejderen selv opretter, sættes helt automatisk til ikke-kvitteret.
Nye registreringer for medarbejderen, som godkenderen opretter, kvitteres aldrig.
Send kvittering
På alle skærmbilleder, hvor tidsregistreringer kan redigeres/godkendes, vil du se en ny knap, der hedder: 'Send kvittering til viste'. Det gælder:
- I kladden 'Omkostningsregistrering
- I Tid > Tidsstempler
- På ordrer, på fanen 'Omkostningsregistrering'
En registrering kan som nævnt tidligere ikke redigeres eller godkendes, hvis den ikke er kvitteret. Ønsker du kun at sende kvittering for et udsnit af ikke-kvitterede tidsregistreringer, skal du lave et filter, så du kun ser de registreringer, der skal kvitteres her og nu.
Når du trykker på knappen 'Send kvittering til viste,' bliver der automatisk sendt en kvittering til de aktuelle medarbejdere. Kvitteringen sendes til den e-mailadresse som brugeren er oprettet med i Xena.
Hvis knappen 'Send kvittering til viste' er inaktiv, betyder det, at de tidsregistreringer der p.t. ses i skærmbilledet allerede er kvitteret.
Forklaring til kvitteringen
Når en kvittering er sendt til en medarbejder, gemmes den samtidig automatisk på medarbejderens tilknyttede partner. Du finder dem på fanen Dokumenter. Kvitteringerne nummereres pr. medarbejder, så det er let for medarbejderen at se, at alle kvitteringer er modtaget.
På kvitteringen vises et Linje ID. Dette ID er et unikt løbenummer, som alle registreringer får tildelt. Hvis det samme Linje-ID findes på en tidligere kvittering, betyder det, at denne tidsregistrering faktisk er en tidligere registrering, som medarbejderen senere har ændret.
Her ses et udsnit af en kvittering:
- Opdateret