Ordreskabeloner

Ordreskabeloner er en funktion i Xena, der giver dig mulighed for at oprette salgsordrer med foruddefinerede oplysninger på en let og hurtig måde.

Har du tit og ofte brug for at oprette salgsordre med de samme oplysninger i ordrehovedet, eller med de samme opgaver og ordrelinjer, så kan du med ordreskabeloner. Med ordreskabeloner sparer du tid på indtastning af de samme oplysninger igen og igen, samtidig med at fejlindtastninger minimeres.

Følgende felter gemmes i skabeloner:

Fra ordrehovedet gemmes (hvis udfyldt):

• Internt notat
• Deres reference
• Projektnummer
• Afdeling
• Bærer
• Formål
• Ordrestatus

På evt. opgaver gemmes:

• Beskrivelse
• Notat
• Opgavestatus

På evt. ordrelinjer gemmes:

• Varenr
• Tekst
• Antal
• Enhed

Bemærk, at varens salgspris ikke gemmes ned i skabelonen. Når skabelonen hentes vil det altid være varens nyeste salgspris der sættes på ordren.

Gem en ordreskabelon

For at gemme en ordreskabeloner skal du følge disse trin:

1. Opret en ny ordre, og opbyg skabelonen ved at udfylde de relevante felter
2. Vælg derefter Ordreskabelon > Gem skabelon i ordremenuen

I dialogboksen har du to valgmuligheder:

• Gem som ny skabelon
• Overskriv eksisterende skabelon

Skabelonerne sorteres alfabetisk, så du kan bruge nummerering (f.eks. 1, 2, 3 osv.) foran skabelonnavnene for at styre rækkefølgen. Du kan således placere de mest anvendte skabeloner øverst på listen.

Skabelonerne gemmes per regnskab, så du kan også tilføje initialer foran skabelonnavnet, hvis hver ordreansvarlig har sit eget sæt skabeloner.

Anvend en ordreskabelon

Når du har gemt din første ordreskabelon, kan du i fremtiden vælge en skabelon ved oprettelse af salgsordrer. Alle de oplysninger, du har gemt i den valgte skabelon, vil blive anvendt på den nye ordre, der oprettes. 

Du kan også anvende skabeloner på eksisterende ordrer. I ordremenuen vælger du Ordreskabelon > Anvend skabelon.

Bemærk, at felterne i ordrehovedet vil blive overskrevet med de gemte felter fra skabelonen. Hvis skabelonen indeholder opgave(r), tilføjes de som ekstra opgaver til ordren.

Omdøb eller slet en skabelon

Hvis du ønsker at omdøbe eller slette en skabelon, skal du følge disse trin:

1. Åbn en tilfældig ordre.
2. Gå til ordremenuen og vælg Ordreskabelon > Administrer skabeloner.
3. I dialogboksen kan du ændre skabelonens navn eller slette en skabelon ved at klikke på skraldespandikonet ud for den ønskede skabelon.

Ændringer gemmes først, når du klikker på Gem. Hvis du fortryder, kan du lukke dialogen ved at vælge Annuller. Dermed gemmes ingen ændringer.

Eksempler på skabeloner

1: Skabelon til tilbud

• Ønsket skabelonstatus: 'Igangværende tilbud'
• Ønsket afdeling: 'Projekt'
• Standardbetingelser i opgavenotatet

Opret en salgsordre med status 'Igangværende tilbud' i ordrehovedet og afdelingen som 'Projekt'. Skriv standardbetingelserne i opgavenotatet. Gem ordren som skabelon med navnet 'Tilbud projektafdelingen'.

Næste gang du skal oprette et tilbud for projektafdelingen, vælger du denne skabelon ved oprettelse af ordren.

2: Skabelon til et bestemt projekt

• Ønsket skabelonstatus: 'Igangværende'
• Ønsket projektnummer: 10001
• Ønsket Deres reference: 'Peter Petersen, rekv. 123-ABC'
• Ønsket afdeling: 'Projekt'
• Ingen opgaver skal oprettes ved anvendelse af skabelonen, da den kun er til brug på eksisterende ordrer.

Opret en salgsordre og indstil de ønskede felter som beskrevet. Slet den automatisk oprettede opgave på ordren.

Gem ordren som skabelon med navnet 'Projekt 10001 til eksisterende ordre'.

Når du anvender denne skabelon på en eksisterende ordre, sættes felterne i ordrehovedet ud fra skabelonen, og de eksisterende opgaver på ordren bibeholdes.

3: Opgave med forslag til ordrelinjer

• Ønsket skabelonstatus: 'Igangværende'
• Ønsket beskrivelse og note på opgaven
• Ønsket opgavestatus: 'Planlægges'
• Ønskede ordrelinjer: 2 med ønsket tekst, antal og enhed

Opret en salgsordre og indstil status til 'Igangværende' i ordrehovedet. Indtast beskrivelse, note og sæt opgavestatus til 'Planlægges' på opgaven. Tilføj derefter de 2 ønskede ordrelinjer med den ønskede tekst, antal og enhed.

Gem ordren som skabelon med navn 'Gennemgang flyttelejlighed'.

Når du anvender denne skabelon, sættes ordrestatus nu til 'Igangværende' samt der oprettes en opgave med dataene fra skabelonen.

---

---