Skabeloner til salgsordrer

Skabeloner til salgsordrer er en funktion i Xena, der giver dig mulighed for at oprette salgsordrer med foruddefinerede oplysninger på en let og hurtig måde.

For at anvende skabeloner skal du følge disse trin:

1. Start med at oprette en ny ordre og opbyg skabelonen ved at udfylde de relevante felter
2. Når alle felter er udfyldt, gemmer du ordren som en skabelon
3. Skabelonen kan nu bruges til at oprette nye ordrer eller anvendes på eksisterende ordrer

Bemærk: Hvis en ordre oprettes fra en partner eller et projekt, kan skabelon ikke vælges. Du skal manuelt vælge skabelonen, når ordren er oprettet.

 

Følgende felter gemmes i skabeloner:

Fra ordrehovedet gemmes (hvis udfyldt):

• Internt notat
• Deres reference
• Projektnummer
• Afdeling
• Bærer
• Formål
• Ordrestatus

På evt. opgaver gemmes:

• Beskrivelse
• Notat
• Opgavestatus

På evt. ordrelinjer gemmes:

• Varenr
• Tekst
• Antal
• Enhed

Bemærk, at prisen ikke gemmes. Hvis prisen på en vare i en skabelon ændres, vil den aktuelle pris altid blive hentet til ordren.

 

Brug af skabeloner

Gem en skabelon

Du kan gemme alle de skabeloner, du har brug for. En skabelon gemmes ud fra en salgsordre, så du skal starte med at oprette en ny salgsordre og udfylde alle felterne, som du ønsker at have som standard, når du anvender skabelonen.

Vælg derefter 'Gem skabelon' i ordremenuen.

 

I dialogen kan du gemme som ny skabelon eller overskrive eksisterende.

 

Skabelonerne sorteres alfabetisk, så du kan bruge nummerering (f.eks. 1, 2, 3 osv.) foran skabelonnavnene for at styre rækkefølgen. Du kan således placere de mest anvendte skabeloner øverst på listen.

Skabelonerne gemmes per regnskab, så du kan også tilføje initialer foran skabelonnavnet, hvis hver ordreansvarlig har sit eget sæt skabeloner.

 

 

Anvend en skabelon

Når du har gemt din første skabelon, kan du i fremtiden vælge en skabelon ved oprettelse af salgsordrer fra hovedmenuen. Alle de oplysninger, du har gemt i den valgte skabelon, vil blive anvendt på den nye ordre, der oprettes. 

 

Du kan også anvende skabeloner på eksisterende ordrer. I ordremenuen vælger du 'Anvend skabelon'.

Bemærk, at felterne i ordrehovedet vil blive overskrevet med de gemte felter fra skabelonen. Hvis skabelonen indeholder opgave(r), tilføjes de som ekstra opgaver til ordren.

 

 

Omdøb eller slet en skabelon

Hvis du har gemt en skabelon med et forkert navn eller ønsker at slette en skabelon, kan du åbne en tilfældig ordre og vælge 'Administrer skabeloner' i ordremenuen.

I dialogen kan du ændre navnet på skabeloner eller trykke på skraldespandikonet ved siden af den skabelon, du vil slette.

Ændringerne gemmes først, når du trykker på 'Gem'. Hvis du fortryder ændringerne, kan du trykke på 'Annuller', og dialogen lukkes uden at gemme.

 

 

Eksempler på skabeloner

1: Skabelon til tilbud

• Ønsket skabelonstatus: 'Igangværende tilbud'
• Ønsket afdeling: 'Projekt'
• Standardbetingelser i opgavenotatet

Opret en salgsordre med status 'Igangværende tilbud' i ordrehovedet og afdelingen som 'Projekt'. Skriv standardbetingelserne i opgavenotatet. Gem ordren som skabelon med navnet 'Tilbud projektafdelingen'.

Næste gang du skal oprette et tilbud for projektafdelingen, vælger du denne skabelon ved oprettelse af ordren.

 

2: Skabelon til et bestemt projekt

• Ønsket skabelonstatus: 'Igangværende'
• Ønsket projektnummer: 10001
• Ønsket Deres reference: 'Peter Petersen, rekv. 123-ABC'
• Ønsket afdeling: 'Projekt'
• Ingen opgaver skal oprettes ved anvendelse af skabelonen, da den kun er til brug på eksisterende ordrer.

Opret en salgsordre og indstil de ønskede felter som beskrevet. Slet den automatisk oprettede opgave på ordren.

Gem ordren som skabelon med navnet 'Projekt 10001 til eksisterende ordre'.

Når du anvender denne skabelon på en eksisterende ordre, sættes felterne i ordrehovedet ud fra skabelonen, og de eksisterende opgaver på ordren bibeholdes.

 

3: Opgave med forslag til ordrelinjer

• Ønsket skabelonstatus: 'Igangværende'
• Ønsket beskrivelse og note på opgaven
• Ønsket opgavestatus: 'Planlægges'
• Ønskede ordrelinjer: 2 med ønsket tekst, antal og enhed

Opret en salgsordre og indstil status til 'Igangværende' i ordrehovedet. Indtast beskrivelse, note og sæt opgavestatus til 'Planlægges' på opgaven. Tilføj derefter de 2 ønskede ordrelinjer med den ønskede tekst, antal og enhed.

Gem ordren som skabelon med navn 'Gennemgang flyttelejlighed'.

Når du anvender denne skabelon, sættes ordrestatus nu til 'Igangværende' samt der oprettes en opgave med dataene fra skabelonen.

---

---