Rykkere

Rykkersystemet i Xena er nemt at bruge. Der sendes rykkere baseret på forfaldne fakturaer, samt det kan håndtere kravene for senere inkassosager.

For at komme i gang med rykkersystemet skal du have følgende på plads:

• Opsætning af rykkerflow og evt. yderligere rykkerrapporter
• Alle indbetalinger skal være bogført og udlignet med de fakturaer, de vedrører

Opsætning af rykkerflow

1. Vælg menuen Salg > Rykkere > Rykkeropsætning
2. Rykkerkode 1,2 og 3 er oprettet som standard, men du kan frit oprette yderligere rykkerkoder hvis du har behov for det
3. Tryk på beskrivelsen for hver enkelt rykkerkode for at redigere den
4. 'Respitdage' er antallet af dage, der skal gå efter forfald før der evt tilskrives renter og rykkergebyr for  dette rykkertrin. 
5. Vælg ønsket rapportlayout for denne rykker. Som standard findes rapportlayout for rykker 1, 2 og 3. Kontakt support hvis du har brug for hjælp til at oprette yderligere rykkerrapporter (betalbar ydelse)
6. 'Rentesats' er den renteprocent, der beregnes pr. påbegyndt måned efter forfald
7. Indtast det ønskede rykkergebyr, der skal opkræves og bogføres pr. rykkerkode

Bemærk: Hvis du ikke vælger et rapportlayout for en rykkerkode, vil der stadig blive dannet en e-mail, når du opretter rykkeren, men denne e-mail vil ikke have vedhæftet et rykkerdokument. Denne type rykkerkode bruges, hvis du ønsker at sende en e-mail til kunden om manglende betaling uden at specificere hvilke fakturaer det drejer sig om, eller ønsker at vedhæfte anden type dokument til rykker e-mailen.

Udligning af indbetalinger

Når du modtager betaling for en faktura, skal du sikre, at betalingen udligner de fakturaer, den vedrører, for at undgå at sende en rykker for en allerede betalt faktura. Hvis betalingen ikke er blevet udlignet ved registreringen, kan du udligne den manuelt inde på hver partner via boksen 'Saldo.'

Læs mere: Udligning

Rykkeroversigten

I menuen Salg > Rykkere > Rykkeroversigt finder du en oversigt over de fakturaer, der kan rykkes for. Du kan oprette én rykker ad gangen og sende den til kunden. Når en rykker er dannet, kan den ikke ændres på den samme faktura, og du kan ikke fortryde rykkerniveauet. Du har dog mulighed for at tilbageføre et eventuelt bogført rykkerbeløb.

Bemærk også, at primoposter ikke indgår i rykkerproceduren i Xena.

Hvis du ønsker en mere nuanceret rykkerprocedure, kan du i Xena App Store finde forskellige muligheder for integration til programmer, der er specialiseret i rykker-/inkassoprocedurer.

Nedenfor vises en faktura, der er klar til at blive dannet en rykker på.

1. Linjen viser fakturanummer og partnerdetaljer
2. Restbeløb er det udestående beløb på fakturaen, som der skal rykkes for
3. Hvis du udfolder linjen, kan du se tidligere delvise betalinger på fakturaen
4. Her kan du også se partnerens totale saldo samt den forfaldne saldo

Send rykker

For at sende en rykker skal du blot klikke på rykkerkoden i kolonnen 'Næste.' I dialogboksen kan du justere foreslået rentesats og rykkergebyr for denne rykkerkode. Når du har foretaget ændringerne og klikket på 'Gem og fortsæt,' vil de blive anvendt på denne rykker og fremtidige rykkere for denne rykkerkode.

Når rykkeren er dannet, vises rykkerkoden i kolonnen 'Seneste,' og kolonnen 'Næste' opdateres med den næste rykkerkode i din rykkerprocedure.

Har du sendt rykkeren til en registreret e-mailadresse på partneren, dannes der automatisk en log på partneren. Læs mere om status på afsendte mails og log på partneren i denne guide.

Springe et rykkerniveau over

Nogle gange kan der være behov for at springe et rykkerniveau over i en bestemt situation. Dette kan fx være tilfældet, hvis du allerede har rykket kunden manuelt for betaling af en faktura og ønsker at springe rykker 1 over i Xena.

For at springe et rykkerniveau over skal du angive datoen under 'Beregnet ved' som datoen, hvor du manuelt rykkede kunden, eller en anden dato i fortiden. Den indtastede dato er datoen, hvorfra renterne beregnes for den næste rykker, så det kan også være den sidste dag i den foregående måned eller fakturaens forfaldsdato plus eventuelle respite dage.

Nu kan du oprette en rykker for fakturaen. Hvis systemet foreslår beregning af renter eller rykkergebyr, skal du sætte begge til nul og trykke på 'Gem og fortsæt.' Den rykker, der oprettes, skal selvfølgelig ikke sendes til kunden.

Nu kan du ændre 'Beregnet ved' til den aktuelle dato og oprette den næste rykker, som du sender til kunden.

Husk at genaktivere eventuelle renter eller rykkergebyrer for den rykkerkode, du sprang over..

Bogførte renter og gebyrer

Har du indtastet renter/rykkergebyr på en rykker, resulterer det i posteringer på partneren samt en postering på finanskontoen 'Finansielle poster.'

Ønsker du at tilbageføre et bogført rykkerbeløb, trykker du på bilagsnummeret for det bogførte bilag og vælger 'Annuller transaktion.'

Formel for beregning af renter

1. Restbeløbet ganges med renteprocenten og divideres med 30 for at få det daglige rentebeløb
2. Det beregnede daglige rentebeløb multipliceres derefter med antallet af forfaldne dage
3. Hvis der er valgt et gebyr for rykkeren, tilføjes dette beløb til renterne
4. Det samlede beløb bogføres på debitoren og på kontoen 'Finansielle poster'
5. Ved oprettelsen af den næste rykker beregnes renterne fra sidste rykker og frem til opgørelsesdatoen

---

---