Klar for et nytt regnskapsår

Huskeliste og veiledning

Her får du en huskeliste og veiledning for å komme godt i gang med et nytt regnskapsår i Xena. Guiden er nyttig både for nye brukere og de som har jobbet med Xena over lengre tid.

Åpne et nytt regnskapsår

Når du skal starte et nytt regnskapsår, er det noen viktige ting å ha kontroll på.

For nye brukere er det spesielt viktig å sjekke startdatoen for den første regnskapsperioden under Finans > Åpningstall.

⚠️ Merk: Hvis du ønsker å endre startdatoen, må dette gjøres før du:

• lager den første fakturaen
• bokfører den første transaksjonen
• rekalkulerer åpningstall

Regnskapsperioder

Når du oppretter et nytt regnskapsår, opprettes automatisk en regnskapsperiode med start 01.xx.xx og slutt 31.xx.xx. Perioden får vanligvis navnet på året, f.eks. 2022 eller 2021–22.

For å kunne fakturere og bokføre i det nye året, må perioden være opprettet. Det gamle regnskapsåret trenger ikke å være avsluttet – du kan fortsatt bokføre så lenge perioden ikke er lukket.

⚠️ Hvis du allerede har rekalkulert åpningstall eller bokført transaksjoner i et regnskapsår, kan start- og sluttmåned ikke endres etterpå.

Slik opprettes et nytt regnskapsår:

1. Gå til Finans > Åpningstall
2. Klikk på Opprett
3. Velg start- og sluttmåned i dialogen
   • Du kan opprette år som ikke følger kalenderåret
   • Du kan opprette perioder som er lengre eller kortere enn 12 måneder

Rediger eller slett perioder:

1. Åpne det aktuelle regnskapsåret
2. Klikk på rediger-ikonet øverst til høyre for å endre beskrivelse, start- eller sluttmåned
3. I samme meny kan du også slette regnskapsåret

Rekalkuler åpningstall i det nye året

Når det nye året er opprettet, må avslutningstall fra det gamle året overføres som åpningstall i det nye året. Dette gjøres ved å rekalkulere åpningstallene.

1. Velg det nye regnskapsåret under Finans > Åpningstall
2. Hvis en advarsel vises øverst, klikk på Rekalkuler åpningstall
3. Hvis advarselen ikke vises, kan du åpne menyen i Åpningsbalanser-boksen nederst på skjermen og velge Rekalkuler åpningstall

⚠️ Hvis du etterposterer i et gammelt regnskapsår, må åpningstallene for det nye året rekalkuleres. Xena viser automatisk en advarsel når dette er nødvendig.

Sperring eller lukking av perioder

Etter en MVA-avregning eller årsavslutning er det lurt å låse eller sperre perioder.

• Lås for bokføring før en bestemt dato:
  Skriv inn dato i feltet Låst d. Dette er spesielt nyttig etter MVA-avregning for å forhindre ytterligere posteringer i den avregnede perioden.
• Lås hele regnskapsåret:
  Fjern haken ved Åpen. Perioden kan alltid åpnes igjen ved å sette haken tilbake.

Inviter din revisor

Når du bruker Xena, kan du invitere revisor som gratis bruker:

• Revisor får egen Xena-konto – ingen tilgang til din personlige kode
• Revisor kan kun se det som er relevant for revisjon
• Hvis revisor skal bokføre, gi midlertidig rollen Bokholder

➡️Les her hvordan du inviterer revisor til Xena.

Support for årsavslutning og oppstart

Xena tilbyr hjelp og veiledning, men kan ikke gi råd om bokføring eller drift av selskapet. Til dette må du bruke revisor eller bokholder.

---

---