Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Sending av e-post fra egen SMTP-server

Du kan konfigurere Xena-regnskapet ditt til å sende e-poster fra din egen SMTP-server for å sikre at avsenderens e-postadresse er din egen.

Hvis du ønsker at e-poster sendt fra Xena skal ha din egen e-postadresse som avsender, må du opprette dine egne SMTP-innstillinger. Her er en veiledning om hvordan du konfigurerer dette.

Hvis du velger å ikke sette opp din egen SMTP-server, vil alle e-poster du sender via Xena bli sendt fra e-postadressen mail@xena.dk. Ditt firmanavn vil fortsatt være avsenderens navn, og mottakerne vil fortsatt kunne svare på e-postene fra deg. Forskjellen ligger i den e-postadressen som vises som avsender.

Her er et eksempel på en e-post som er sendt fra Xena uten å ha konfigurert en egen SMTP-server. Legg merke til at firmanavnet ditt vises som avsendernavn (i eksempelet EG Xena Demoregnskab A/S), men den er sendt fra mail@xena.dk.

Eksempel på en e-mail sendt fra Xena uden egne smtp indstillinger

Konfigurer SMTP-innstillinger

  1. Åpne menyen Oppsett > Firma > Firmaoppsett
  2. I boksen 'Firma' klikker du på rediger-ikonet for å få tilgang til lenken for å legge inn SMTP-innstillingene.

Boksen med virksomhedsoplysninger i Xena. En pil peger på linket til at åbne SMTP-indstillinger.

I dialogboksen velger du først 'Aktivert'. Nå kan du legge inn innstillingene:

  • Servernavn (utgående e-postserver), port og SSL/TLS (kryptering) kan du få fra e-postleverandøren din eller IT-administratoren din.
  • Brukernavn og passord er administratorpåloggingen til den nevnte e-postserveren. F
  • eltet 'Fra e-postadresse' er den e-postadressen som skal brukes som avsender for e-poster fra Xena.
  • Administrator-e-postadressen brukes til å motta test-e-poster og vil også bli brukt hvis sendingen av en e-post mislykkes.

Merk: 'Fra e-postadresse' og 'Administrator-e-post' kan være den samme.

Deialogen "SMTP indstillinger"

Test SMTP innstillingene

Når alle feltene er fylt ut, klikker du på knappen 'Test innstillinger'. Hvis all informasjon er gyldig, blir det sendt en test-e-post til administrator-e-postadressen med følgende melding:

Billede af den test-mail Xena sender. Der står: "Dette er en test e-mail sendt via Xena. Mailindstillingerne fungerer som forventet."

Hvis de angitte dataene inneholder feil, vises det en feilmelding på skjermen etter cirka 30 sekunder. Kontroller og rett opp de angitte dataene, og trykk deretter på 'Test innstillinger' igjen.

Hvis innstillingene fortsatt ikke består testen, kan du lagre innstillingene som de er, og deretter sende en e-post til deg selv fra Xena. Det kan være hvilken som helst e-post, for eksempel kan du sende en partner saldoliste til deg selv.

Nå vil det bli sendt en e-post til e-postadressen som er angitt som administratorens e-post. Denne e-posten vil vise hvilken feilkode som er registrert ved forsøk på å sende e-posten. Kontakt e-postleverandøren din og oppgi feilkoden. De vil kunne hjelpe deg videre med feilsøking.

HUSK å deaktivere SMTP-innstillingene til problemet er løst.

Deaktiver SMTP-innstillinger

Hvis du ønsker å gå tilbake til standardmetoden for sending av e-post i Xena, kan du bare deaktivere innstillingene i dialogboksen og klikke på 'Lagre innstillinger'.

Dialoget med SMTP-indstillinger. Indstillingerne er blevet deaktiveret.

Logg på partner ved bruk av egen SMTP

Hver gang det sendes en e-post fra Xena til en registrert e-postadresse på en partner, opprettes det en logg på partnerne. Loggstatusene 'Sending mislyktes' og 'Levert' vil kun gjelde for regnskaper som bruker Xena e-post server, og ikke for regnskaper som bruker egen SMTP-server. Bruker man egen SMTP, kan man derfor kun se at e-posten er sendt.

Les mer om status på sendte e-poster og logg på partneren i denne veiledningen.

Spesielt for Office 365

Hvis du bruker Microsoft Office 365 med aktivert MFA (Multi-Factor Authentication), må du legge til følgende IP-adresser i SPF-oppsettet for din egen postløsning:

  • 46.36.204.122
  • 46.36.211.101
  • 46.36.211.102
  • 46.36.211.103
  • 46.36.211.104
  • 46.36.211.105

Merk at Xena-supporten ikke kan hjelpe med dette. Kontakt e-postleverandøren din eller IT-administratoren din for assistanse.

Feilsøking

Når du velger å bruke din egen SMTP-server for sending av e-post, kan vi ikke hjelpe med feilsøking. Vi har imidlertid listet opp noen mulige feilkilder nedenfor.

Hvis e-poster sendt med de ovennevnte SMTP-innstillingene ikke mottas av mottakeren, bør du kontrollere følgende:
  • Åpne dialogboksen for SMTP-innstillinger og klikk på 'Test innstillinger'.
  • Hvis du mottar en test-e-post i administrator-e-postens innboks, er SMTP-innstillingene dine korrekte i Xena.
  • Hvis du IKKE mottar en test-e-post, må du kontrollere SMTP-innstillingene dine. Det kan hende at passordet er endret på utgående e-postserveren din.
Hvis SMTP-innstillingene dine er korrekte, men e-posten fortsatt ikke når mottakeren, bør du kontrollere følgende:
  • Er e-posten fanget opp av mottakerens spamfilter eller uønsket e-post?
  • Hvis ikke, må du kontakte e-postleverandøren din eller IT-administratoren din for ytterligere hjelp med feilsøking.
Hvis du mottar en e-post fra Xena i administrator-e-postens innboks om at en e-post ikke kunne leveres, bør du kontrollere følgende:
  • Er mottakerens e-postadresse oppgitt korrekt? Hvis ikke, bør du rette opp mottakerens e-postadresse og sende dokumentet på nytt.
  • Er den sendte e-posten totalt sett større enn 10 MB? I så fall bør du sende e-posten på nytt med færre vedlegg eller sende vedlegget som en komprimert zip-fil.
  • Ved andre feilmeldinger, kontakt e-postleverandøren din for ytterligere hjelp.
Oppdatert