Sende e-post fra din egen SMTP-server

Bruk din egen e-postadresse som avsender i Xena

Hvis du ønsker at e-poster sendt fra Xena skal vises som sendt fra din egen e-postadresse (f.eks. info@dinfirma.no), kan du sette opp dine egne SMTP-innstillinger. Vi har laget en trinn-for-trinn-veiledning som hjelper deg gjennom oppsettet.

⚠️ Viktig å vite før du velger å bruke egen SMTP:

Når du bruker din egen SMTP-løsning, tar du selv ansvaret for at e-postene dine blir sendt og levert korrekt. Du mister samtidig noen viktige funksjoner og støttealternativer som følger med Xenas standardoppsett:

• ❌ Vi kan ikke hjelpe deg med å finne e-poster hvis de ikke blir levert
  ❌ Du kan ikke se leveringsstatus eller detaljerte e-postlogger på kundekort
  ❌ Du får ingen varsling i Xena hvis en e-post feiler
  ❌ Xena kan ikke bistå med feilsøking eller gjenoppretting av e-poster
  ❌ Support kan ikke hjelpe med tekniske problemer i ditt SMTP-oppsett

Kort sagt: Du risikerer at e-poster ikke kommer frem – uten at du får beskjed, og uten at Xena kan hjelpe deg med å finne feilen.

➡️ Les om status for sendte e-poster med Xenas standardoppsett

Slik ser en e-post ut sendt via Xena

Selv om du bruker Xenas standardoppsett (uten egen SMTP), vil kundene dine fortsatt se at e-posten kommer fra din bedrift. Her er et eksempel på en e-post sendt via Xenas standardoppsett, UTEN bruk av egen SMTP:

• Avsendernavn: Firmanavnet ditt (f.eks. Mariannes Bygg og Bo)
• Avsenderadresse: mail@xena.dk

Kunden kan svare direkte til deg, men det er teknisk sett Xena som står som avsender.

Slik setter du opp din egen SMTP

1. Gå til Oppsett > Firma > Firmaoppsett
2. I firma-boksen, klikk på rediger-ikonet
3. Du vil nå se en lenke for å åpne SMTP-innstillingene

Fyll inn SMTP-informasjon

I dialogboksen velger du først Aktivert. Deretter fyller du inn følgende informasjon, som du får fra e-postleverandøren eller IT-administratoren din:

• Servernavn (din utgående e-postserver)
• Port og kryptering (SSL/TLS)
• Brukernavn og passord (innlogging til e-postserveren)
• Fra-adresse (den som vises som avsender)
• Administrator-e-post (brukes til testing og feilmeldinger)

Merk: "Fra-adresse" og "Administrator-e-post" kan gjerne være den samme.

Test SMTP innstillingene

Når alle feltene er fylt ut, klikk på Test innstillinger.

• ✔️ Hvis alt er korrekt, mottar administrator-e-posten en testmelding.
  ❌ Hvis noe er feil, får du en feilmelding etter ca. 30 sekunder. Rett opp informasjonen og prøv igjen.

Hvis testen fortsatt feiler:

1. Lagre innstillingene likevel
2. Prøv å sende en e-post fra Xena til deg selv (f.eks. en saldoliste)
3. Du vil motta en e-post med en feilkode – send denne til din e-postleverandør eller IT-support for hjelp

Husk: Deaktiver SMTP-innstillingene midlertidig til problemet er løst, slik at du fortsatt kan sende e-poster fra Xena.

Gå tilbake til Xenas standardoppsett

Hvis du ønsker å slutte å bruke egen SMTP, kan du enkelt bytte tilbake:

1. Gå til SMTP-dialogen
2. Fjern avhukingen for "Aktivert"
3. Klikk på Lagre innstillinger

Nå vil Xena igjen sende dine e-poster via mail@xena.dk.

Spesielt for Office 365 med MFA

Hvis du bruker Microsoft Office 365 og har aktivert MFA (Multi-Factor Authentication), kan du prøve å legge til følgende IP-adresser i SPF-oppføringen din:

• 46.36.204.122
• 46.36.211.101
• 46.36.211.102
• 46.36.211.103
• 46.36.211.104
• 46.36.211.105

Merk at Xena-supporten ikke kan hjelpe med dette. Kontakt e-postleverandøren din eller IT-administratoren din for assistanse.

Feilsøking

Hvis e-poster ikke når frem, selv om du bruker din egen SMTP:

1. Klikk på Test innstillinger i SMTP-dialogen:
   • Hvis du mottar testmeldingen, er oppsettet korrekt
   • Hvis ikke, dobbelsjekk passord, servernavn osv.
2. E-posten kommer ikke frem til mottakeren:
   • Sjekk om e-posten har havnet i spamfilteret
   • Kontakt e-postleverandøren din for hjelp
3. Hvis du får en feilmelding fra Xena:
   • Sjekk at mottakerens e-postadresse er riktig
   • Unngå å legge ved filer over 10 MB (bruk evt. ZIP)
4. Andre feil?
   • Send feilmeldingen til din e-postleverandør – de kan hjelpe deg å finne problemet

Vi kan veilede deg i hvor du skal fylle inn informasjonen – men vi kan ikke hjelpe med teknisk oppsett eller feil i din e-postserver. Dette håndteres av din e-postleverandør eller IT-support.

---

---