Finn ut av hvordan du får med deg de historiske dataene dine når du bytter til Xena. Det er mye lettere enn du tror!

En Xena-tekniker forklarer hvordan man bruker Xena Arkiv for å flytte de gamle dataene dine over i Xena.

Nytt regnskaps- og fakturasystem?

Vi innrømmer det: Det er ikke særlig gøy å bytte regnskapssystem, det krever at man setter seg inn i mange nye rutiner. Og hva med de gamle dataene dine? Skal de skrives inn på nytt? I Xena er svaret heldigvis nei!

Det er veldig mange gode argumenter for å skifte til Xena. F.eks. den automatiske bilagslesingen, lagerstyringen, dokumenthåndteringen, eller bare det faktum at Xena kan tas med og brukes alle steder. 

Hvordan kommer man i gang? Her får du noen gode råd til hvordan du får en smertefri overgang til Xena. 

Arkivet i Xena

Når du har opprettet din personlige bruker og ditt første firma i Xena, er du klar til å gå i gang. Men noe av det første mange spør om, er hvordan de får sine gamle data inn i Xena. 

Svaret er: Xena Arkiv. Du finner det under "Firma" -> Arkiv.

Arkivet kan importere data automatisk fra andre regnskapsprogrammer. Ja, i virkeligheten kan du importere data fra ethvert annet system hvor du kan eksportere data som en tekstfil.

Følgende kan importeres til Xenas Arkiv:

1. Kontoplan
2. Posteringer
3. Varer
4. Varegrupper
5. Kunder
6. Leverandører

Slik virker arkivet

Arkivet er kort fortalt et sted hvor alle de historiske dataene dine oppbevares. De leses ikke direkte inn i Xena-regnskapet ditt. Når du har importert de gamle dataene dine til arkivet, har du følgende muligheter:

• Fra arkivet kan du "dytte" data over til Xena-regnskapet ditt – altså oprette kontoer, varer, kunder og leverandører basert på data fra arkivet. 
• Du kan også bare la dataene dine ligge i arkivet. De vil så bli opprettet i Xena-regnskapet etter hvert som du får bruk for dem. Hvis du f.eks. taster et kontonummer, et varenummer, et navn, telefonnummer e.l., vil Xena også gi deg forslag fra data i arkivet. Så opprettes det du har bruk for i regnskapet ditt. 
• Arkivet gir deg mulighet til å ha de gamle dataene dine for hånden, uansett hvor du er. Du kan se hvordan du tidligere har bokført et bilag, og du vil kunne sammenligne driften i Xena med foregående år.
• Arkivet kan også brukes av dem som allerede er godt i gang med Xena. Importer de historiske dataene dine, så ha du alle regnskapsdataene samlet på ett sted.

Kan man få hjelp med overgangen til Xena?

Ja, selvfølgelig. Bare skriv til support her på siden. Vi svarer på alle henvendelser – også fra deg som har noen spørsmål før du velger om du vil gå igang med Xena. 

Vi hjelper deg også gjerne med det praktiske med å komme godt i gang med Xena.

Et par tips til deg som planlegger å skifte til Xena:

• Oprett et ekstra regnskap i Xena som du kan "leke" med
  Prøv funksjonene og lær dem å kjenne.
• Bestem deg for en startdato
  Fra denne datoen skal faktureringen skje i Xena. Du behøver ikke ha ALT klart til den datoen; åpningstall og andre regnskapsting kan komme inn senere. Det betyr ikke så mye om datoen er midt i en måned eller et regnskapsår.
• Forvent at du skal lære noe nytt
  Les veiledningene på våre supportsider.
• Få en regnskapskyndig til å hjelpe til med regnskapet og åpningsbalansen
  Koble på en revisor, som du gratis inviterer inn i Xena.
• Utnytt bokføring med online bilag i Xena, slik at "bilagsmappen" din kommer online
  Videresend e-postfakturaer til din personlige innboks i Xena. Ta et bilde av kvitteringene dine med telefonen din og send dem inn.

Vi har arbeidet hardt for å gjøre overgangen til Xena så smertefri som mulig. Med arkivet i Xena kan du ta alle gamle data med inn i dette nye, online regnskapssystem og komme i gang med det samme.