Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Kvitteringer for tidsregistreringer

Med denne funksjonen aktivert, mottar dine ansatte en kvittering for deres digitale tidsregistreringer før de blir godkjent.

 

Oppsett

FĂžrste trinn er Ă„ aktivere funksjonen i din Xena-regnskap. Dette gjĂžres via menyen Oppsett > Firma > Firmaoppsett.

Merk av i boksen: 'Kvittering for tidsregistreringer'.

OpsĂŠtning af kvittering for tidsregistreringer i Xena

 

 

NÄr denne innstillingen er valgt, kan du nÄ ogsÄ aktivere den for brukerne som skal motta kkvitteringer.

Du ser en oversikt over alle dine brukere i menyen Oppsett > Firma > Brukere. Klikk pÄ brukeren for Ä Äpne den tilhÞrende partneren. I boksen 'Oppsett' velger du fanen 'Medarbeider'.

Merk av i boksen: 'Kvittering for tidsregistreringer'.

Aktiver kvittering for tidsregistreringer pÄ en bruger i Xena

 

 

Regler for kvitteringer

I fĂžlgende oversikt over arbeidsflyter brukes fĂžlgende roller som eksempel:

  • Ansatt = Bruker som oppretter sin egen tidsregistrering (kan vĂŠre via EG Go)
  • Godkjenner = Bruker som godkjenner ansattes tidsregistreringer

 

NĂ„r funksjonen er aktivert, gjelder fĂžlgende regler:

Eksisterende tidsregistreringer pÄ den ansatte (i det Þyeblikket oppsettet gjÞres) kvitteres ikke.

Hvis den ansatte selv endrer ett av fÞlgende felt pÄ en eksisterende tidsregistrering, endres statusen pÄ registreringen automatisk til ikke kvittert:

  • Dato
  • Aktivitetstype
  • Antall

KUN kvitterte registreringer kan endres og/eller godkjennes av godkjenneren. Hvis godkjenneren endrer en registrering, sendes det IKKE ny kvittering til den ansatte, da det kun er den ansattes rapporterte timer som skal sendes i en kvittering (ikke de godkjente timene).

Nye registreringer som den ansatte selv oppretter, settes helt automatisk som ikke kvitterte.

Nye registreringer for den ansatte, opprettet av godkjenneren, kvitteres aldri.

 

Send kvittering

PĂ„ alle skjermbilder der tidsregistreringer kan redigeres/godkjennes, vil du se en ny knapp som heter: 'Send kvittering til viste'. Dette gjelder:

  • I kladden 'Kostnadsregistrering
  • I Tid > Tidstemplinger
  • PĂ„ ordre, pĂ„ fanen 'Kostnadsregistrering'

En registrering kan som nevnt tidligere ikke redigeres eller godkjennes hvis den ikke er kvittert. Hvis du kun Þnsker Ä sende kvittering for en del av ikke-kvitterte tidsregistreringer, mÄ du opprette et filter slik at du kun ser registreringene som skal kvitteres her og nÄ.

NÄr du trykker pÄ knappen 'Send kvittering til viste', blir det automatisk sendt en kvittering til de aktuelle ansatte. Kvitteringen sendes til e-postadressen som brukeren er opprettet med i Xena.

Hvis knappen 'Send kvittering til viste' er inaktiv, betyr det at de tidsregistreringene som for Þyeblikket vises pÄ skjermen allerede er kvittert.

Funktion i projektkladde til at sende kvittering pÄ tidsregistreringer i Xena

 

 

Forklaring til kvitteringen

NÄr en kvittering er sendt til en ansatt, lagres den samtidig automatisk pÄ den ansattes tilknyttede partner. Du finner dem pÄ fanen Dokumenter. Kvitteringene nummereres per ansatt, slik at det er lett for den ansatte Ä se at alle kvitteringer er mottatt.

Oversigt over kvitteringer pÄ medarbejder i Xena

 

 

PÄ kvitteringen vises en linje-ID. Dette IDet er en unik lÞpenummer som alle registreringer fÄr tildelt. Hvis det samme linje-IDet finnes pÄ en tidligere kvittering, betyr det at denne tidsregistreringen faktisk er en tidligere registrering som den ansatte senere har endret.

Her vises et utdrag av en kvittering:

Kvittering pÄ digitale tidsregistreringer i Xena

Oppdatert